코로나19 이후, 하이브리드 근무가 확산하며 공유오피스 시장이 폭발적으로 성장하고 있습니다. 초기에는 스타트업과 프리랜서의 전유물로 여겨졌지만, 이제는 대기업까지 거점 오피스로 활용하며 그 수요가 계속해서 늘고 있습니다. 하지만 이러한 성장의 이면에는, 운영자가 감당해야 할 보이지 않는 업무 부담이 숨어있습니다. 이 글에서는 공유오피스 사업의 성공을 가로막는 ‘숨은 비용’의 정체를 밝히고, 이를 해결할 가장 스마트한 방법을 제안합니다.
1. 공유오피스 계약, 무엇이 다른가?
공유오피스의 계약 업무는 일반적인 부동산 임대차와는 다른 특징을 가집니다. 바로 ‘여러 입주업체와의 단기, 반복 계약’이 핵심입니다.
- 다양한 상품: 핫데스크, 프라이빗 오피스, 버추얼 오피스 등 다양한 상품에 따라 계약 조건이 다릅니다.
- 잦은 계약 기간: 월 단위, 일 단위의 단기 계약과 잦은 연장 계약이 반복적으로 발생합니다.
- 수많은 계약 주체: 수백, 수천 명의 개인 및 법인 입주사는 물론, 건물 임대차, 미화 등 각종 협력사와의 계약까지 동시에 관리해야 합니다.
2. 공유오피스 운영의 ‘숨은 비용’과 어려움
많은 입주업체와 계약이 수시로 발생하여 공유오피스 운영자는 여러 숨은 비용과 어려움에 직면하게 됩니다.
- 숨은 비용 1: 대면 계약의 ‘시간 비용’
기존 종이 계약 방식으로 입주 계약을 체결할 경우, 고객과 만나 내용을 확인하고 각종 날인(간인, 계인 포함)을 하는 과정에 건당 최소 1시간이 소요됩니다. 한 달에 50건의 계약을 처리한다면, 50시간 이상이 오직 서명을 받는 데에만 쓰이는 셈입니다.
- 숨은 비용 2: 서류 관리의 ‘행정 비용’
계약서와 부속 서류는 평균 10장이 넘습니다. 수백 명의 회원이 있다면, 수천 장의 종이를 인쇄하고, 스캔하고, 보관할 물리적인 공간과 비용이 발생합니다. 작은 오기입이라도 있다면 이 모든 과정을 처음부터 다시 진행해야 합니다.
- 숨은 비용 3: 실수와 누락으로 인한 ‘기회비용’
수많은 계약을 수기로 관리하다 보면, 중요한 연장 계약의 갱신 시점을 놓치기 쉽습니다. 이는 매출에 악영향을 끼칠 뿐 아니라, 고객과의 신뢰 관계를 해칠 수 있는 중대한 리스크입니다.
3. 한국의 대표 공유오피스, 스파크플러스가 선택한 솔루션
이러한 ‘숨은 비용’과 비효율의 문제를 해결하고, 성장의 가속도를 붙인 공유오피스가 있습니다. 바로 국내 대표 공유오피스 기업인 스파크플러스입니다.
📌 스파크플러스ㅣ일일이 처리할 필요가 없는 링크서명으로 마케팅 효과도 거두고 있습니다.
종이계약 방식으로 진행할 경우 고객과 대면하는 상황에서 내용 확인, 서명 날인 과정까지 한 건당 약 1시간 정도 소요된다고 할 수 있습니다.
이에 반해 전자계약은 계약서 준비부터 발송까지 약 1분 정도면 끝나기 때문에 실제적인 업무 시간을 대폭 줄여주었습니다.
스파크플러스는 전자계약 도입 전, 계약 한 건을 위해 평균 10장이 넘는 서류를 출력하고 고객과 대면 일정을 잡아야 했습니다. 양자 날인, 간인, 계인하는 과정이 추가로 필요했으며 이 과정에서 작은 오기입이라도 발생하면 모든 절차를 처음부터 반복해야 했습니다.
결국, 빠르게 늘어나는 입주 계약과 새로운 마케팅 프로그램을 기존의 종이 방식으로는 감당하기 어렵다고 판단하여 업무 효율과 고객 경험 향상을 위해 전자계약 시스템을 도입했습니다. 그렇다면 스파크플러스와 같은 공유오피스 운영자가 전자서명으로 얻을 수 있는 구체적인 장점은 무엇일까요?
4. 전자서명으로 ‘숨은 비용’ 없애는 방법
- 계약 시간 1시간 → 1분으로 단축
전자계약을 활용하면 계약서 준비부터 발송까지 약 1분이면 충분합니다. 고객은 PC나 모바일로 내용을 확인하고 서명할 수 있어, 담당자는 계약 체결에 낭비되던 시간을 회원 관리, 커뮤니티 활성화 등 더 중요한 업무에 사용할 수 있습니다.
- 새로운 마케팅 기회를 만드는 ‘링크 서명’
퇴실 고객 대상 멤버십 혜택 프로그램처럼, 불특정 다수에게 동일한 내용의 가입 동의를 받아야 할 때 ‘링크 서명’ 기능이 효과적입니다. 링크 하나를 만들어 공유하는 것만으로, 수많은 고객의 동의를 손쉽게 받을 수 있어 새로운 마케팅 캠페인을 시도하는데 부담을 덜어줍니다.
- 자동화된 문서 관리와 갱신 알림
모든 계약서는 클라우드에 안전하게 자동 보관되어, 담당자는 실물 서류 관리의 어려움에서 벗어날 수 있습니다. 또한, 계약 만료일 알림 기능을 설정할 수 있어 중요한 갱신 계약을 꼼꼼히 챙길 수 있습니다.
경쟁이 치열해지는 공유오피스 시장에서 운영 효율화는 이제 선택이 아닌 필수입니다. 계약 과정의 ‘숨은 비용’을 없애고 비즈니스의 본질에 더 집중하세요. 한국의 대표 공유오피스 스파크플러스도 선택한 전자서명, 모두싸인으로 시작해보세요.
