호텔 사업을 운영하다 보면 필요한 서류가 많아서 정신없던 경험이 있으실 겁니다. 대규모 직원 채용을 위한 근로 계약부터 각종 시설 관리를 위한 외주 계약, 고객사와의 서비스 이용 계약까지 이 모든 과정을 효율적으로 처리할 방법은 없을까요? 운영은 효율화하고 고객 경험은 개선하기 위한 전자서명 활용 업무 혁신 방안을 소개합니다.
호텔 그랜드 오프닝, 수많은 계약 체결의 시작
호텔 그랜드 오픈은 대규모 채용으로 시작됩니다. 수십, 수백 명에 달하는 직원들의 근로계약서를 작성하고 날인하는 과정은 상당한 시간과 자원을 필요로 합니다. 또한 호텔 운영에 필수적인 시설, 보안, 미화 등을 위한 용역 및 위탁 계약과 각종 비품 구매를 위한 거래 계약서 체결도 동시에 이루어져야 하는 중요한 업무입니다.
부서별로 다양한 계약
호텔 운영이 시작되면 영업팀에서는 기업 고객, 여행사 등과의 서비스 이용 계약이나 제휴 협약서를 체결하고 구매팀에서는 식자재나 비품 공급 업체와의 거래 계약을 수시로 진행합니다. 인사팀 역시 수시 채용과 퇴사 절차에 따라 계약 업무를 처리해야 하므로 부서별 계약 문서를 체계적으로 관리하고 공유하는 시스템이 중요합니다.
호텔 계약 체결 시 주의사항
1. 고객 (예약 등)
- 취소/환불 규정: 분쟁 예방을 위해 취소 시점별 위약금 비율을 명확하고 구체적으로 고지해야 합니다.
- 책임 소재: 고객 과실로 인한 시설 파손, 귀중품 미보관 시 분실 등에 대한 책임 소재를 약관에 명시하는 것이 중요합니다.
2. 업체 (구매, 용역 등)
- 서비스 범위 명확화: 청소, 보안 등 외주 용역의 업무 범위를 최대한 구체적으로 정해야 추후 분쟁을 막을 수 있습니다.
- 품질 기준 설정: 식자재, 비품 등 공급받는 모든 물품의 품질 기준과 검수 절차를 명시해야 합니다.
- 오버부킹(초과 예약) 책임: 여행사(OTA)와의 계약 시 초과 예약 발생의 책임과 해결 주체를 명확히 규정해야 합니다.
3. 직원 (인사, 노무)
- 근무 형태 구체화: 24시간 운영 특성상 교대근무, 휴게시간 등 근로 조건을 명확히 기재해야 합니다.
- 비밀유지 의무: 고객 정보나 호텔 영업 관련 정보에 대한 비밀유지 의무를 반드시 포함해야 합니다.
4. 시설 (공사, 유지보수)
- 안전관리 의무: 공사 시 투숙객과 직원의 안전 확보 방안을 구체적으로 요구하고 엘리베이터 등 시설의 정기 점검 의무를 계약서에 명시해야 합니다.
- 하자보수 책임: 공사 완료 후 문제 발생 시를 대비해 하자보수 기간과 책임 범위를 명확히 해야 합니다.
모두싸인 전자계약, 호텔 업무를 어떻게 바꿀까요?
대량전송으로 채용·위탁 계약 한번에 처리
호텔 오픈을 앞두고 수백 명의 직원과 근로계약서를 체결해야 할 때 모두싸인의 ‘대량전송’ 기능을 활용할 수 있습니다. 자주 쓰는 계약서 양식을 템플릿으로 만들어두고 직원들의 정보를 엑셀 파일로 정리해 업로드하면 각기 다른 정보가 입력된 계약서 수백 건을 한 번에 대량전송할 수 있습니다. 이는 외주·위탁 계약 시에도 동일하게 적용되어 반복적인 업무를 줄여줍니다.
내부 결재 기능으로 신속한 의사결정
기존에 여러 부서의 확인을 거쳐 법인 인감을 날인하던 복잡한 품위 절차는 모두싸인의 ‘내부 결재’ 기능으로 대체할 수 있습니다. 계약서 발송 전 지정된 결재 라인에 따라 내부 승인을 디지털로 진행하여 의사결정 속도를 높이고 계약 체결까지 소요되는 시간을 단축합니다.
워크스페이스로 부서별 계약 통합 관리
인사, 영업, 구매 등 부서별로 ‘워크스페이스’라는 협업 공간을 만들어 계약서를 관리할 수 있습니다. 각 부서의 계약 현황을 한눈에 파악하고 멤버별로 문서 접근 권한을 다르게 설정하여 체계적이고 안전한 문서 관리가 가능합니다.
성공적인 호텔 비즈니스의 시작, 모두싸인으로 준비하세요
호텔 비즈니스의 품격은 고객에게 최상의 서비스를 제공하는 디테일에서 나옵니다. 모두싸인 도입으로 그랜드 오프닝의 대규모 근로 계약부터 영업, 구매, 재경팀의 모든 계약까지 스마트하게 관리하세요. 번거로운 계약 절차를 간소화하는 것이 성공적인 호텔 운영의 첫걸음이 될 것입니다.
