정기총회를 앞두고 참석이 어려운 주주나 사원들에게 위임장을 받아야 할 때가 있죠. 한두 명이라면 문제가 없겠지만 주주 수가 많아질수록 위임장 우편 발송, 회수, 서명 확인 등 복잡한 절차 때문에 많은 시간이 소요됩니다.
정기총회에서 위임장은 단순 문서가 아니라 총회 성립과 의결권 확보를 위한 핵심 요소입니다. 따라서 정확한 양식으로 받고 제출 시점을 확인하며 정족수 충족 여부까지 빠르게 관리하는 것이 중요합니다. 모두싸인을 활용하면 이 과정을 전자서명 기반으로 간소화할 수 있으며 시간과 인력을 절약할 수 있습니다.
종이 위임장, 왜 불편할까요?
기존에는 전국에 있는 주주나 회원을 대상으로 위임장을 수집하기 위해 직원들이 직접 출장을 다니며 문서를 수집하고 확인하는 일이 많았습니다. 이 과정은 시간과 인력이 많이 소모될 뿐 아니라 누락이나 오류가 발생해 총회 진행에 차질이 생기기도 했습니다.
- 시간과 비용 낭비: 위임장 양식 인쇄, 우편 발송, 서명, 회수 등 불필요한 과정이 반복됩니다.
- 서류 분실 및 훼손 위험: 수많은 위임장을 관리하다 보면 분실되거나 훼손될 수 있습니다.
- 수기 작성 오류: 수기로 작성된 위임장은 내용 확인이 어렵거나 오류가 발생할 수 있습니다.
실제 사례를 보면 대한행정사회는 기존에 1개월 동안 200여 건의 위임장을 수집해야 했지만 모두싸인 도입 후 1주일 만에 약 900여 건을 전자서명으로 받을 수 있었습니다.
“회원총회를 개최하기 위해 전국의 행정사로부터 개인정보활용동의서, 위임장, 탄원서를 수집해야 했습니다. 기존에는 모든 부서장이 출장을 다니며 문서를 수집해야 했지만, 전자계약 도입으로 업무 부담이 크게 줄었습니다.”
고객 사례: 1주일 만에 900여 건의 위임장 수집 완료
탄원서, 위임장 수집에 모두싸인을 활용한 실제 사례를 보겠습니다. 대한행정사회는 대한민국 행정사로 이루어진 비영리사단법인으로 주로 개인정보활용동의서와 회원총회를 위한 위임장과 탄원서에 서명을 받고 있었습니다.
특히 회원총회 개최를 위해 전국의 행정사로부터 개인정보활용동의서, 위임장, 탄원서를 수집해야 했는데요. 이를 위해 전국에 출장을 다니며 문서를 수집하는데 많은 직원들의 시간과 노력이 필요해 전자계약 도입을 검토하게 되었습니다.
Q. 모두싸인을 도입하고 가장 크게 달라진 점, 좋아진 점은 무엇인가요?
“전국에 있는 회원을 대상으로 위임장과 탄원서 서명을 받을 때 모두싸인을 사용했습니다. 기존에는 길게는 한 달을 위임장, 탄원서 서명 업무을 위해 모든 부서장이 출장을 다니며 수집한 위임장과 탄원서가 1개월에 200여 건이었는데요, 모두싸인 도입 후 1주일 만에 약 900여 건의 위임장을 받을 수 있었습니다.”
Q. 많은 전자계약 서비스 중 모두싸인을 최종적으로 선택하신 이유는 무엇이었나요?
“모두싸인의 인지도와 브랜드 이미지가 가장 큰 이유였습니다. 대중들이 흔히 알고 믿음이 가는 이미지가 필요했기에 모두싸인을 선택했습니다. 내부에서도 이미 팀장님과 다른 직원분들도 알고 계셨고 특히 카카오 맞춤 브랜딩 기능이 마음에 들어서 모두싸인 도입을 결정했습니다.”
📌 대한행정사회, 전국 출장 없이 일주일만에 위임장 서명 900건 완료한 방법
모두싸인으로 위임장 간편하게 받는 법
모두싸인을 활용하면 위임장 업무를 간편하게 처리하고 중요한 총회 준비에만 집중할 수 있습니다.
- 한 번에 보내기: 위임장 양식을 업로드하고 수백 명의 주주 정보를 입력하면 이메일이나 카카오톡으로 위임장을 수 백명에게 한 번에 발송할 수 있습니다.
- 간편한 서명 절차: 위임인은 모두싸인에 가입할 필요 없이 받은 링크를 통해 PC나 스마트폰으로 서명하고 바로 제출하면 됩니다.
- 실시간 진행 상황 확인: 누가 서명을 완료했는지 아직 서명하지 않았는지 실시간으로 확인할 수 있어 총회 전 위임장 회수율을 쉽게 파악할 수 있습니다.
