주식회사를 운영하신다면 매년 꼭 거쳐야 하는 절차 바로 정기총회와 임시총회입니다. 혹시 우리 회사는 정기총회만 하면 되는지 임시총회는 언제 소집해야 하는지 궁금하셨다면 명확한 차이점을 알려드릴게요.
정기총회 vs 임시총회, 무엇이 다를까?
1️⃣ 정기총회: 매 회계연도 종료 후 정례적으로 열리는 공식 의결기구. 전년도 성과와 결산을 승인하고, 새해 사업계획·예산, 임원 선임·보수 등 반드시 다뤄야 하는 정기 안건을 처리합니다.
2️⃣ 임시총회: 정기총회 외에 특정·긴급 사안이 생겼을 때 수시로 소집. 정관 변경, 합병·분할, 대규모 투자, 규정 개정 등 사안 중심으로 신속한 의사결정을 내립니다.
목적과 시기
- 정기총회: 매년 정해진 시기에 재무제표 승인, 임원 선임, 사업계획 확정 등 연례 필수 안건을 다룹니다.
- 임시총회: 필요할 때 수시로 소집해 정관 변경, 투자·합병 등 긴급하거나 특정 안건을 처리합니다.
절차와 안건 구성
- 정기총회: 개최 시기와 절차가 법·정관에 따라 명확히 정해져 있고 보고사항과 의결사항을 구분해 체계적으로 진행합니다.
- 임시총회: 소집 사유와 안건을 구체적으로 특정해야 하며 총회 당일 새로운 의안을 추가하기 어렵습니다.
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모두싸인으로 총회 준비의 모든 과정을 간소화하고 중요한 의사결정에만 집중하세요.
1) 위임장 관리
총회 준비의 첫 단계는 정족수 확보를 위해 위임장을 받아야 합니다.
- 대량전송으로 한 번에 발송: 수백 명의 주주들에게 위임장을 한 번에 이메일이나 카카오톡으로 발송할 수 있어 우편 발송에 드는 시간과 비용을 절약합니다.
- 실시간 서명 현황 확인: 누가 서명을 완료했고 누가 아직 서명하지 않았는지 실시간으로 확인할 수 있어 정족수 충족 여부를 즉시 파악하고 미서명자에게 서명 알림을 보낼 수 있습니다.
2) 의안 설명자료 공유
총회 의안이나 감사보고서 등 민감한 정보가 담긴 자료집은 안전하게 공유하는 것이 중요합니다.
- 본인 인증 후 열람: 주주들은 문서를 열람하기 전에 본인 인증 절차를 거치게 되므로 정보 유출을 막을 수 있습니다.
- 열람 추적 기능: 누가 자료를 열람했는지 기록으로 남아 법적 리스크를 최소화합니다.
3) 의사록 서명
회의가 끝나면 의사록을 작성하고 서명을 받아야 합니다.
- 현장에서 대면서명: 회의 현장에서 바로 대면서명으로 서명을 받아 의사록에 대한 동의를 즉시 확보할 수 있습니다.
- 보관 자동화: 서명이 완료된 의사록은 모두싸인 클라우드에 자동으로 보관되어 별도의 물리적 보관 공간이 필요 없어지고 분실 위험도 사라집니다.
