대학일자리플러스센터의 가장 중요한 업무는 학생들의 성공적인 취업 지원입니다. 하지만 현실은 수백 명의 프로그램 참여자에게 개인정보 동의서와 참여 확인서를 받고, 취합하고, 정리하는 일에 더 많은 시간을 쏟고 있지는 않으신가요?
반복되는 서류 업무에 묶여 정작 더 집중해야 할 학생 상담이나 양질의 프로그램 기획 시간을 놓치고 있다면 너무나 아쉬운 일입니다. 이 글에서는 복잡한 서류 업무를 5분 만에 끝내고 센터의 핵심 가치인 학생들의 성공적인 취업 지원에 더 집중할 수 있는 구체적인 방법을 알려드립니다.
대학일자리플러스센터란?
대학일자리플러스센터는 재학생과 졸업생의 원활한 사회 진출을 돕기 위해 정부와 대학이 함께 운영하는 취업 지원 서비스 기관입니다. 전문 컨설턴트의 맞춤형 상담부터 다양한 취업 지원 프로그램 운영까지, 청년들의 성공적인 커리어 설계를 돕는 곳입니다.
대학일자리플러스센터 서류 업무의 한계
성공적인 프로그램 운영 뒤에는 담당자들의 숨은 노력이 있습니다. 특히 기존의 종이와 수기 방식은 세 가지 명확한 한계를 가집니다.
- 문제 1: 대규모 서류 취합의 어려움
- 한 학기에 수백 명 이상이 참여하는 프로그램을 운영할 때, 모든 학생에게 참여 확인서와 개인정보 동의서를 종이로 나눠주고 다시 회수하는 것은 엄청난 행정력 낭비입니다.
- 문제 2: 회수 지연 및 누락 발생
- 학생들이 종이 서류를 잃어버리거나 제출을 잊는 경우가 많아, 담당자는 누가 서류를 냈는지 일일이 확인하고 독촉해야 합니다.
- 이는 결국 전체적인 프로그램 운영의 비효율로 이어집니다.
- 문제 3: 비효율적인 수기 관리
- 어렵게 회수한 서류도 끝이 아닙니다. 담당자는 제출된 신청서를 일일이 확인하고 스캔하여 보관한 뒤, 엑셀 파일에 참여자 정보를 다시 수기로 입력해야 합니다.
- 이 과정에서 많은 시간이 소요되고 오류가 발생할 가능성도 큽니다.
해결책: 상황에 맞는 스마트한 서류 자동화
이러한 문제를 해결하기 위해 모두싸인은 두 가지 기능을 제공합니다.
1) ‘링크서명’과 ‘대량전송’으로 대규모 서류 취합 개선
불특정 다수→ 링크 서명
취업 특강, 설명회 등 일반 프로그램을 공지할 때 링크서명 기능을 이용하면 아주 편리합니다.
이 링크를 프로그램 공지 게시글이나 홍보 포스터에 넣어두면 학생들이 스스로 접속하여 서명을 제출할 수 있어 담당자가 일일이 신청서를 취합할 필요가 없습니다.
특정 그룹 → 대량전송
졸업생 특화 프로그램처럼 정해진 학생들에게만 서류를 받아야 할 때는 대량전송 기능을 이용하면 좋습니다.
엑셀로 정리된 학생 명단을 업로드하여, 각기 다른 정보가 포함된 맞춤형 문서를 한번에 발송할 수 있습니다. 학생들은 카카오톡이나 이메일로 서류를 받고 스마트폰으로 즉시 서명할 수 있어, 빠르고 정확한 서류 취합이 가능합니다.
2) ‘실시간 현황 확인’으로 회수 지연 및 누락 방지
누가 서류를 확인했고 누가 아직 서명하지 않았는지 대시보드에서 실시간으로 확인할 수 있습니다.
아직 서명하지 않은 학생에게는 다시 서명 요청을 보내 담당자가 일일이 연락하고 독촉하는 번거로움 없이 회수율을 높이고 누락을 방지합니다.
대학일자리플러스센터의 본질은 서류 작업이 아닌, 학생과의 ‘소통’과 ‘연결’입니다. 전자서명 도입은 단순한 업무 효율 개선을 넘어, 담당자가 서류 업무에서 해방되어 학생들의 성공적인 취업이라는 핵심 가치에 더 집중할 수 있도록 돕는 가장 확실한 방법입니다.
