여러 사람과 계약을 체결할 때, 그룹웨어로 일일이 계약서와 첨부파일을 보내 보셨나요? 유지보수가 더딘 그룹웨어 탓에 자칫 버튼을 잘못 누르면 처음부터 시작해야 한다거나, 20명 각자에게 일일이 계약서를 전송해야 하는 프로세스 때문에 계약 업무가 더디게 진행된다면 클라우드 전자계약 서비스가 좋은 대안입니다.
실무자는 당장 내일이라도 전자계약서비스를 이용하고 싶더라도 내부 구성원들의 의견을 하나로 모으는 과정이 우선인데요. 걱정하지 않으셔도 좋습니다. 오늘 알려드릴 전자계약 시스템 도입 전략을 하나씩 따라 해보시면 내부 구성원들의 마음을 설득하는 일도 어렵지 않습니다. 지금부터 전자계약 도입을 원활하게 진행하는 방법을 알려드리고자 합니다.
STEP1. 목적 설정과 실무자의 이야기 들어보기
전자계약 업무툴 도입은 계약 업무에서 발생하는 비효율을 파악하여 도입 목적을 설정하고, 실무자의 목소리를 듣는 것으로부터 시작됩니다.
🎯 전자계약으로 개선될 계약 업무의 비효율 살펴보기
전자계약 서비스 도입의 첫 단계는 계약서 작성, 전송, 체결, 보관 및 관리 단계에서 발생하는 비효율을 파악하여 목적을 정의하는 것입니다. 계약 업무 프로세스에서 지연이 잦거나 손이 많이 가는 단계에 집중하면 비용 및 시간 절감, 신속한 계약 체결 및 관리와 같이 전자계약 도입으로 변화를 모색할 부분을 목적으로 정의하기 쉬워집니다.
🗣️ 실무자의 목소리로 전자계약 도입의 설득력 높이기
전자계약 도입을 목표로 하는 부서의 계약 업무 실무자야말로 계약 프로세스의 불편함을 잘 알고 있는데요. 지류 계약을 하신다면 등기 접수를 위해 우체국을 다녀오는 과정이, 그룹웨어로 계약을 체결하시면 매년 동일한 계약서를 개인에게 전송하는 과정이 불편할 수 있습니다. 실무자의 생생한 경험에서 얻은 인사이트로 현 계약 프로세스의 불편함을 강조해 보세요.
STEP2. 전자계약 이용량 확인 & 기대효과 설정
전자계약 도입 부서의 연간 계약서 전송량과 담당자 수를 대략 계산하여 더 자세하게 기대효과를 정의합니다.
📋 전자계약으로 전환할 계약 업무량은?
전자계약 서비스 요금제는 주로 계약을 진행하는 계정 수와 연간 서명 요청량을 기준으로 나뉩니다. 그러므로 현재 종이계약에서 전자계약으로 전환할 문서 유형과 문서별 연간 이용 건수를 파악해야 하는데요. 전자계약 서비스를 이용할 담당자 수까지 확인하면 대략적인 이용 금액을 산정할 수 있습니다.
이용량이 많거나 전사적인 도입을 고려하고 있는 경우 문의를 통해 전자계약 전문가로부터 견적과 컨설팅을 받을 수도 있습니다.
✨ 이용량+레퍼런스 참고하여 기대효과 설득력↑
전자계약으로 전환할 계약서 양이 많을수록 전자계약 이용의 잠재적 비용·시간 절약 효과도 커지는데요. 종이, 인쇄, 등기 비용이 대폭 줄어들고 언제 어디서든 계약서를 전송하고 즉시 서명할 수 있어 업무 시간의 효율이 높아집니다. 그 이외에도 정보보안 강화, 디지털 전환, 고객과의 커뮤니케이션 신뢰도 재고 등 정성적인 가치까지 더하면 큰 기대효과를 기대할 수 있습니다.
B2B솔루션 도입에 빠질 수 없는 동종 업계 레퍼런스 검토가 빠질 수 없는데요. 전자계약 서비스가 제공하는 고객사례 중 유사 부서, 유사 산업군의 성공 사례를 근거로 설득력을 강화할 수 있습니다.
STEP3. 전자계약 도입 협의체 구성하여 서비스 선택하기
전자계약 솔루션 선택 전, 전자계약 도입으로 영향을 받을 유관부서와 논의하여 우선순위를 설정하면 솔루션의 정착을 촉진할 수 있습니다.
👬 내부 협의로 모두가 만족하는 서비스 선택
근로계약 등 내부 계약에 전자계약을 활용할 예정이라면 내부 임직원과, 외부 계약을 주로 체결하면 고객지원부서 담당자와 논의해야 합니다. 그룹웨어 혹은 이용 중인 업무툴과 연동을 고려 중이라면 사내 개발 부서와 협의가 필요한데요. 전자계약 이용으로 영향을 받을 내부 이해관계자와의 협의로 원만한 서비스 도입을 끌어낼 수 있습니다.
🧐 기업마다 다른 환경, 기업마다 다른 우선순위
서명 요청량, 도입 부서 수, 기업 규모에 따라 서비스 선택 기준이 다양합니다. 주요 우선순위로는 가격이 빠질 수 없지만, 기능, 보안수준, 고객 레퍼런스 등 계약 업무 형태나 규모 혹은 선호도 별로 우선수위는 얼마든지 달라질 수 있습니다.
계약 상대방이 전자계약을 경험해보지 못했을 가능성이 높다면 편의성이, 관리할 개인정보량이 많다면 보안 수준이 중요합니다. 다수 고객 레퍼런스를 확보한 높은 신뢰성이 기준이 될 수도 있겠죠.
🔎 전자계약 솔루션 비교
이제 거의 다 왔습니다! 우선순위를 바탕으로 전자계약 솔루션을 비교할 차례입니다. 편의성을 고려한다면 직관적인 서명 절차를, 보안을 중시한다면 국내·외 인증이나 보안관련 기능 제공 여부를 우선하여 살펴볼 수 있습니다.
전자계약 서비스가 제공하는 무료 체험을 신청하여 편리한 서명 절차와 문서 보관·관리 기능을 경혐해보면 실무자와 기업의 우선순위 모두를 만족하는 적합한 서비스를 추릴 수 있습니다.
STEP4. 품의 요청
서비스 체험 및 비교, 내부 협의체와 논의 끝에 우리 회사 상황에 맞는 전자계약 솔루션을 선택했다면 상급자에게 보고자료를 작성할 차례인데요. 앞서 정의한 문제 현황과 기대효과, 우선순위와 전자계약 서비스별 강점을 정리하여 도입 필요성과 솔루션의 장점을 다시 한번 어필할 수 있습니다. 마지막으로 상급자에게 품의를 요청하여 전자계약 서비스를 선택하면 내부 의사결정 절차가 마무리됩니다.
위 전자계약 도입 절차로 실무진, 중간관리자, 의사결정자 모두가 만족하는 전자계약 서비스를 도입할 수 있습니다. 비효율적인 현재의 계약 프로세스로 발생하는 업무 지연을 해결하고 고정비용을 줄이고 싶으시다면 이제는 전자계약을 도입할 차례입니다.
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