기업의 성공을 위해 가장 중요한 자산은 ‘임직원’입니다. 치열한 채용 경쟁과 높은 이직률이라는 현실에서 직원 유지율 향상은 인사팀의 가장 큰 과제입니다.
채용이나 근로 계약, 근로 조건 변경은 반복적이고 많은 시간이 소요됩니다. 만약 이로 인해 임직원과의 커뮤니케이션이 지연된다면 직원 경험에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 전자서명은 반복적인 업무를 자동화하여 HR과 임직원의 커뮤니케이션 만족도와 직원 유지율을 개선하고 있습니다.
전자서명으로 HR 업무를 혁신하는 3가지 방법
1. 원활해지는 임직원과의 커뮤니케이션
임직원과의 투명하고 신속한 소통은 HR 업무의 토대입니다. 전자서명을 활용하면 각종 계약서, 동의서 등의 작성부터 서명 완료까지 모든 과정을 디지털화 하여 커뮤니케이션 속도를 개선할 수 있습니다.
- 입사확약서, 근로/연봉계약서, 근로조건 변경 시 발생하는 서류를 클릭 몇 번으로 전달
- 실시간으로 서명 진행 현황을 확인하여 업무 지연을 사전에 방지
- 원격 근무 환경에서도 즉각적으로 서명 및 계약 체결, 문서 교부 가능
2. 획기적인 시간과 비용 절감
종이 문서 기반의 기존 HR 계약 프로세스는 문서 출력, 서명, 스캔, 교부, 보관 업무가 수반되어 복잡합니다. 전자서명은 모든 과정을 디지털 방식으로 대체하여 HR 부서의 업무 효율을 크게 높여줍니다.
- 불필요한 문서 작업 감소로 계약업무 속도 85% 이상 단축
- 인건비 및 인쇄, 보관 비용 대폭 절감
- 더욱 중요한 업무에 임직원의 리소스 투입
3. 임직원 정보 관리와 보안성 강화
HR 업무는 임직원의 민감한 개인정보를 다루기 때문에 강력한 보안과 체계적인 문서 관리가 중요합니다. 전자서명 및 전자계약 도입으로 보안을 강화하고 전자문서 관리 체계를 갖출 수 있습니다.
- HR문서 통합 관리로 체계적인 관리 및 추적 가능
- 전자문서의 암호화 기술로 임직원 개인정보 보호
- 법적 효력을 갖춘 전자서명, 전자문서로 분쟁 가능성 감소
실제 전자서명 도입 효과
1. 야놀자 피플파트너실
2019년 전자계약을 첫 도입한 후 600명 임직원과 원활하게 근로·연봉계약을 체결함은 물론 아래와 같은 효과를 경험했습니다.
- 더이상 직원 한 명과 30분 넘게 근로계약서 작성을 하지 않게 되었습니다.
- 외근이 잦은 영업 담당자가 본사에 방문하지 않고 연봉계약서에 서명하게 되었습니다.
- 계약서를 파일과 캐비넷이 아닌 온라인에서 통합하여 관리하게 되었습니다.
2. 올투딜리셔스 인사총무팀
2020년부터 전자계약으로 전국 40개 지점의 근로자, 본사, 공장의 단기·정규직 근로계약서를 지연없이 작성하고 있습니다. 또한 다음과 같은 효과를 경험했습니다.
- 계약 업무로 우체국에 방문하지 않게 되었고, 우편 등기와 문서 출력에 드는 비용이 사라졌습니다.
- 캐비넷에 서류를 보관하고 일일이 찾는 대신 검색 한 번으로 필요한 계약서를 찾게 되었습니다.
- 디지털 친숙도가 상대적으로 낮은 현장직이나 고령의 직원도 인사팀에 사용법을 문의하는 일 없이 곧바로 서명을 입력할 수 있었다고 합니다.
업무 효율 개선과 임직원 관계 강화를 통해 직원 유지율을 높일 수 있습니다. 전자서명으로 임직원 서명 및 계약 과정의 불편함을 해결하고 직원 경험과 만족도를 개선할 수 있습니다.
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