지사 영업팀과 본사 법무팀 간 행낭으로 문서를 주고 받으시나요? 매일 이메일, ERP로 문서를 전송해도 일부 서류 원본은 여전히 행낭으로 발신해야 합니다. 본사와 지사 간 문서 전송에 행낭을 고려하신다면 행낭의 장단점과 또다른 전송 수단까지 알아보세요.
행낭이 무엇인가요?
행낭은 회사 내 지사와 본사 간 중요 문서나 물품을 전달하기 위한 전통적인 운송 수단입니다. ‘사내 우편’이라고도 불리우며, 행낭용 가방이나 큰 봉투 안에 문서를 쌓아두면 행낭 업체에서 정기적으로 배달을 진행합니다.
행낭 서비스는 공장, 물류센터, 본사가 개별 법인으로 등록된 기업에서 자주 이용됩니다. 보통 주 1회 수발신되고, 정해진 일정을 놓치면 다음 주까지 기다리거나 퀵서비스를 이용해야 합니다. 회사의 규모가 크고 지점이나 지사가 많을수록 행낭을 활용합니다.
행낭 사용의 장점
주 1회만 전송 가능하다는 제약에도 불구하고 행낭이 오래 이용된 이유가 무엇일까요?
1. 우수한 보안
행낭에 시건장치를 달 수 있어 일반 퀵서비스나 우편·등기에 비교하여 문서 유출 가능성이 낮습니다.
2. 합리적인 비용
행낭은 월정액 서비스로 문서 전송량을 감안하면 우편·등기보다 저렴합니다. 대량의 우편물이나 문서를 본사와 지사 간 정기적으로 주고 받는다면 행낭이 나은 선택입니다.
3. 오래 이용한 수단
행낭은 전통적인 문서 발신 수단으로 신뢰가 형성되어 있습니다. 기업에서 오랫동안 이용된 수단으로 자연스럽게 이용하는 경우가 많습니다.
행낭 발송 시 주의사항
행낭 이용 전 발송 일정을 확인해 주세요. 대부분의 행낭은 정해진 요일과 시간에 발송되어 일정을 미리 확인하고 그에 맞춰 문서를 준비해야 합니다.
또한 봉투나 폴더에 제대로 밀봉하여 문서 훼손을 방지해야 합니다. 행낭 발송용 봉투나 배송장을 이용하여 이동 중 문서가 구겨지거나 손상되지 않도록 주의해 주세요.
마지막으로 행낭 송장이나 발송대장을 기록하여 문서를 관리해 주세요. 문서 목록, 수발신 담당자 작성, 수발신 현황을 체크하여 문서 분실을 예방하고 현재 위치를 파악할 수 있습니다.
행낭 사용의 단점과 한계
하지만 현재 언제든 먼 거리의 직원에게 곧장 이메일로 문서를 보내고 이력까지 확인할 수 있다는 점을 고려하면 행낭의 한계가 두드러집니다.
1. 시간 지연
행낭이 출발하는 날짜를 기다려야 하며, 도착까지 1-2일 이상이 소요됩니다. 특히 주 1회 행낭이 발송된다면 타이밍을 놓쳤을 때. 최대. 7일까지 기다려야 합니다. 문서가 수신과 담당자가 검토까지 시간이 걸려 디지털 환경보다 업무가 지연됩니다.
2. 긴급상황에 대응 불가능
행낭은 정해진 일정에만 발송되므로 급한 계약이나 결재건에는 적합하지 않습니다. 결국 급한 건을 퀵서비스로 처리한다면 추가 비용이 발생합니다.
3. 문서 누락 및 분실 위험
누락 위험도 간과할 수 없습니다. 결국 사람이 직접 문서를 포장하고 배송해야 하므로 예기치 못하게 문서가 누락되거나 오피스 내에서 분실될 수도 있습니다.
대안 – 법적효력이 확실한 전자서명
이처럼 행낭은 이메일로 전송하지 못하는 원본을 전송하는데 오랫동안 이용 되었지만 한계가 명확합니다. 대신 각종 디지털 서비스가 활성화되어 전자서명으로 법적효력이 보장된 문서를 전송하길 권장 드립니다.
특히 지사-본사 간 결재 건이나 지사에서 수집한 문서를 본사에서 일괄 보관한다면 전자서명을 특히 권장드립니다. 지사 영업점에서 본사 법무팀에 내부결재를 올려 실제 계약서 검토를 빠르게 진행할 수 있습니다. 또한 지사에서 계약을 온라인으로 계약하면 본사에서 곧바로 문서를 확인하고 내역을 관리할 수 있습니다.
특정 물품을 전달할 때는 행낭은 여전히 유효한 수단이겠지만, 문서 원본 전송에는 전자서명이 더 효과적입니다. 확실한 법적효력과 철저한 보안으로 안전하게 계약을 관리하고, 문서 검토 및 관리 업무는 간소화해 보세요.
