연차촉진은 ‘서면 통지’가 원칙이지만 전자문서로 통보할 수 있습니다. 하지만 막상 이메일로 연차휴가 사용 촉진을 통보 하려면 불안한 마음이 드실텐데요. 오늘은 이메일을 통한 연차촉진의 시행 가능 여부와 장단점을 알아보겠습니다.
연차촉진은 왜 서면으로 진행해야 할까요?
근로기준법 제61조에 따르면 연차 사용은 ‘서면’으로 촉구하거나 통보하도록 되어 있습니다. 이는 불명확하게 연차촉진이 진행되었을 때의 노사 간 분쟁을 줄이기 위함입니다.
그렇다면, ‘서면’에 해당하는 이메일로도 연차촉진을 진행할 수 있을까요?
직원이 이메일을 수신하여 내용을 알고 있는 경우만 연차촉진 가능
최근 대법원 판결과 고용노동부 지침에서는 이메일에 의한 통보의 경우에도 근로자가 이를 수신하여 내용을 알고 있다면, 유효한 통보로 볼 수 있다는 입장입니다. (대법원 2015. 9. 10. 선고, 2015두41401판결, 근로개선정책과-6488, 2013. 11. 1. 회시)
따라서, 이메일을 통한 연차촉진은 다음과 같이 진행할 수 있습니다.
1️⃣ 직원 개인별로 수신여부를 확인할 수 있도록 메일을 전송
2️⃣ 직원별로 미사용한 휴가일수를 안내하고, 2차 촉진 때 휴가 사용시기 지정일을 확인할 수 있어야 함
3️⃣ 미사용 휴가에 대한 휴가 사용 계획을 회신하거나 메일을 열람하여 확인했다는 회신을 받을 수 있어야 함.
즉, 종이로 하는 연차촉진만 인정하고 이메일을 통한 연차촉진을 무조건 인정하지 않는 것이 아니라, 직원이 수신하여 내용을 알고 있는 경우만 유효하므로, 회사가 이를 입증할 수 있다면 문제는 없습니다.
이메일을 통한 연차촉진의 장점 vs 단점
| 장점 | – 인사 담당자와 근로자 모두에게 익숙하여 간편하게 확인 가능 – 별도 비용이 들지 않으므로 비용 절감 효과 |
| 단점 | – 수신확인이 되지 않는 경우가 있고, 답장을 강제할 수 없어 근로자의 수신확인 처리가 어려움 – 근로자마다 연차 발생일수, 사용일수, 미사용일수가 달라 일일이 기재해야 하는 번거로움 |
이메일로 연차촉진을 진행해도 문제는 없지만, 손이 많이 가 효율이 떨어집니다. 직원 개인별로 다른 연차휴가 정보를 안내하고, 직원의 메일 확인 및 회신 여부를 하나씩 체크하다 보면 시간이 훌쩍 지나가기 마련입니다.
무엇보다 일부 직원의 연차촉진이 누락되어 법적 요건을 충족하지 못할 가능성이 있습니다. 직원의 수신 확인 증거를 남기거나, 법적 요건을 안전하게 충족할 방법은 없을까요?
전자서명을 활용한 연차촉진의 장점 vs 단점
| 장점 | – 직원마다 다른 연차 발생일수, 사용일수, 미사용 일수를 반영하여 한 번에 개별 전송 – 직원의 수신 시점, 확인 시점, 서명 시점이 기록되어 유효함 – 직원의 사용 계획 회신이 없을 시 버튼 한 번으로 알림 전송 가능 |
| 단점 | – 새로운 업무 툴 사용을 위한 학습 필요 – 툴 추가 도입으로 인한 비용 지출 발생 |
전자서명으로 연차촉진을 진행하면 1) 개별로 수신 여부 확인 2) 개별 직원마다 다른 연차휴가 정보 안내 3) 휴가 계획 회신까지 보다 효율적으로 진행할 수 있습니다. 연차촉진 업무에 드는 리소스가 크게 개선되는 것도 장점입니다.
이메일로는 근로자마다 일일이 연차촉진을 진행해야 해 번거로움을 겪고 계신가요? 올해 연차촉진 업무를 개선하고 싶으시다면 전자서명을 활용해 보세요. ~6/30 까지 50% 페이백 혜택을 제공해 드리오니, 혜택을 확인해 보세요.
