근로계약서 갱신은 근로자와 사업주 모두를 보호하는 역할을 합니다. 계약 기간이 만료될 때 조건을 재확인하고 필요한 변경 사항을 반영하지 않으면 분쟁이 발생할 수 있습니다. 이번 글에서는 이러한 분쟁을 예방하기 위해 인사담당자가 알아야 할 근로계약서 갱신 시점, 절차, 주의사항을 정리했습니다.
근로계약 갱신, 꼭 해야할까?
근로계약 갱신은 단순히 같은 조건으로 날짜만 연장하는 간단한 작업이 아닙니다. 담당자는 직원별로 다른 계약 만료일을 일일이 확인하고 새로운 계약서를 준비해 서명을 받아야 합니다. 이 과정에서 발생하는 문제점은 명확합니다.
- 누락 및 지연 발생: 관리해야 할 직원이 많을수록 갱신 시점을 놓치거나 잊어버릴 위험이 커집니다.
- 서면 계약의 번거로움: 계약서를 출력하고 직원을 직접 만나 서명을 받고 다시 회수하여 보관하는 과정은 상당한 시간과 비용을 소모합니다.
- 분쟁의 씨앗: 계약 조건이 변경되었으나 이를 제대로 명시하지 않거나 갱신 절차가 늦어지는 경우 불필요한 분쟁의 원인이 됩니다.
근로계약 갱신, 언제 해야할까?
근로계약 갱신은 기존 계약 기간이 만료되기 전에 해야 합니다. 정해진 주기는 없으며 직원과 최초에 약정한 계약 기간에 따라 달라집니다.
❗기간제 근로자는 2년을 초과하여 근무하면 법적으로 ‘기간의 정함이 없는 근로자’, 즉 정규직으로 전환됩니다. 계약 갱신 과정을 통해 총 근로 기간을 명확히 관리하지 않으면, 회사도 모르는 사이에 정규직으로 전환되어 이후에는 정당한 사유 없이는 해고가 불가능해지는 상황이 발생할 수 있습니다. 따라서 계약 갱신 시 총 근로 기간을 반드시 확인해야 합니다.
근로계약 갱신 방법
- 계약 만료일 확인
- 갱신 대상 근로자의 계약 만료일을 사전에 확인하고, 1~2주 전 미리 점검
- 자동 갱신 여부, 갱신 거부 시 사유 기록 필요
- 계약 조건 검토 및 변경 반영
- 임금, 근무시간, 직무, 복리후생 등 기존 계약과 달라진 사항을 반영
- 조건 변경 시 근로자와 충분히 협의하고 문서화
- 갱신 통보 및 서명
- 서면 또는 전자계약으로 갱신 여부 안내
- 근로자 서명 확인 필수
- 보관 및 관리
- 갱신 계약서를 기존 계약서와 함께 보관
- 전자계약 활용 시 검색 및 관리가 용이
📢 주의사항
- 기간제 근로자 연속 근로 제한 준수
- 변경 사항은 반드시 명확히 기록
- 갱신 거부 시 근로자에게 설명 및 사유 문서화
계약서를 출력하고, 직접 만나 서명을 받고, 다시 보관하는 등 번거로운 근로계약 갱신
이제 모두싸인 전자계약으로 모든 과정을 디지털화해서 5분 만에 처리가능합니다.
모두싸인으로 5분 만에 끝내는 근로계약 갱신
- 템플릿으로 간편하게 갱신 계약 준비: 기존 근로계약서를 템플릿으로 저장해두고 다음 갱신 시에는 기간, 연봉 등 변경되는 부분만 수정하여 바로 사용할 수 있습니다.
- 카카오톡/이메일로 신속한 서명 요청: 직접 만날 필요 없이 카카오톡이나 이메일로 계약서를 발송하면 상대방은 언제 어디서든 자신의 스마트폰으로 내용을 확인하고 서명할 수 있습니다.
- 강력한 법적 효력과 체계적인 관리: 모두싸인 전자계약은 종이 계약과 동일한 법적 효력을 가집니다. 완료된 계약서는 자동으로 클라우드에 보관되며 언제든 쉽게 찾아볼 수 있어 인사 서류 관리가 편리해집니다.
