행사 준비의 마지막 단계, 수십 명의 단기 스탭과 근로계약서를 작성하고 동의서를 받는 일은 늘 번거롭고 실수도 잦습니다. 이 글에서는 행사 당일의 서류 업무를 없애고, 스탭 계약을 5분 만에 끝내는 가장 효율적인 방법을 알려드립니다.
행사 당일, 서류 업무가 ‘병목’이 되는 이유
1) 대규모 인원, 많은 서류
이벤트, 축제, 콘서트 등 단 하루를 위해 고용되는 수많은 스탭들. 행사마다 발생하는 대량의 계약 서류는 그 자체로 큰 부담입니다.
더군다나 스탭 한 명당 ▲단기 근로계약서 ▲개인정보 수집·이용 동의서 ▲급여 지급을 위한 계좌 정보 확인서 등 최소 3가지 이상의 서류를 챙겨야 합니다. 50명의 스탭을 고용했다면, 당일 처리해야 할 서류는 최소 150장에 달합니다.
2) 정신없는 현장
책상도, 의자도 제대로 갖춰지지 않은 어수선한 현장에서 수십 명의 스탭을 줄 세워 서류를 나눠주고, 펜을 빌려주고, 작성을 독려하는 과정은 그 자체로 혼잡합니다. 이 과정에서 누군가의 서명이 누락되거나 서류 자체가 분실되는 일도 비일비재합니다.
3) 분실 위험과 급여 정산 사고
민감한 개인정보가 담긴 종이 서류들이 어수선한 현장에서 분실되거나 훼손될 위험에 그대로 노출됩니다. 또한 수기로 작성하다보니, 알아보기 힘든 글씨로 적힌 계좌번호나 주민등록번호를 잘못 입력하여 급여가 잘못 지급되는 아찔한 상황이 발생하기도 합니다.
전자서명으로 해결하는 행사 스탭 계약
1) 행사 전, 링크 하나로 계약 끝내기
행사 전에, 단기 표준근로계약서와 개인정보 동의서 템플릿으로 ‘링크 서명’을 만드세요. 그리고 확정된 스탭들에게 카카오톡이나 문자로 이 링크 하나만 보내면 모든 계약 절차가 끝납니다.
2) 스텝은 간편하게 담당자는 실수없이
스탭들은 행사장에 오기 전, 각자 편한 시간에 스마트폰으로 링크에 접속해 개인정보를 직접 입력하고 서명까지 완료할 수 있습니다. 담당자는 모든 정보를 누락이나 오기입 걱정 없는 정확한 디지털 데이터로 전달받게 됩니다.
3) 데이터 추출로 간편한 급여 정산
스탭들이 직접 입력한 이름, 연락처, 계좌번호 등 모든 정보는 엑셀 파일로 한 번에 다운로드할 수 있습니다. 더 이상 알아보기 힘든 글씨를 해독하며 급여 명부를 수기로 작성할 필요가 없습니다.
서류 업무는 미리 끝내고, 행사의 본질에만 집중하세요
행사 당일, 스탭들의 계약서와 동의서를 챙기느라 동분서주했던 경험. 많은 행사 담당자들이 겪는 익숙한 어려움입니다. 하지만 이제 링크 서명 기능을 활용하면 행사 시작 전 모든 스탭의 계약을 비대면으로 미리 끝내고, 급여 정산에 필요한 정보까지 정확하게 취합할 수 있습니다.
이는 단순히 업무 하나를 줄이는 것을 넘어 행사 당일의 혼잡과 잠재적인 정산 사고의 위험을 원천적으로 차단하는 가장 현명한 방법입니다.
