” 예전엔 영업팀이 계약 상태까지 챙기느라 정작 세일즈에 100% 집중하기 힘들었어요.
패스트파이브 CRM팀 I 민장현 매니저님
그런데 모두싸인 도입 후에는 영업팀은 ‘영업’에 몰두하고,
운영팀은 ‘계약 추적과 관리’에 집중할 수 있게 되었습니다.
계약 날인 전문 부서까지 신설되면서
각자 진짜 본업에만 집중할 수 있는 환경을 완성했습니다.
모두싸인 도입으로 시작된 변화죠. “
기업 내부 시스템에 전자계약을 연동하고 싶지만 어디서부터 시작해야 할지 막막하신가요? 패스트파이브는 전자계약 API로 세일즈포스와 모두싸인을 직접 연동한 대표 선례 중 하나입니다. 5년간 직접 운영하며 쌓은 모두싸인 API 연동 노하우, CRM팀 민장현 매니저님께 직접 들어봤습니다.
세일즈포스와 모두싸인 API 연동으로,
리소스 낭비와 휴먼 에러를 동시에 잡은 패스트파이브의 노하우를 확인해 보세요.
Q. 간단히 자기소개 부탁드립니다.
안녕하세요, 저는 패스트파이브 CRM팀 민장현 매니저입니다. 패스트파이브는 세일즈포스를 통 리드부터 계약까지 세일즈 전체 과정을 운영하고 있는데, 저는 그 과정에서 솔루션 유지보수 및 고도화를 담당하고 있습니다. 모두싸인을 세일즈포스에 붙여 고도화하는 역할이죠.
사실 입사 초기에는 지점 관리자였어요. 당시엔 전자계약 자동화 시스템이 없어서 고객 계약 특이사항을 구글 드라이브에서 하나씩 찾아다녔거든요. 공유오피스 특성상 단기 재계약 이력이 쌓이면 한눈에 파악이 안 되고, 찾다가 시간이 다 가는 날도 있었어요. 지금은 영업 매니저들이 그런 불편함을 최대한 줄일 수 있도록 시스템 어드민을 담당하고 있습니다.
Q. 패스트파이브에 대해 소개해주세요.
출처: 패스트파이브 공식 홈페이지
패스트파이브는 2015년에 설립된 국내 최초 공유오피스 기업으로, 서울 및 수도권에 60여 개 지점을 운영하고 있습니다. 대기업부터 1인 스타트업까지 다양한 규모의 기업을 위한 맞춤형 업무 공간과 빌딩 운영 솔루션, 사옥 구축 서비스를 제공하며 오피스 재계약률을 94% 달성했습니다. 패스트파이브는 2025년 중반까지 내실 다지기에 중점을 두고 운영을 해왔습니다. 그 결과 영업이익 흑자 전환의 쾌거를 이어가고 있는데요, 2026년부터는 탄탄한 내실을 기반으로 사업 확장에 힘을 쏟고 있습니다.
Q. 세일즈포스 전자계약 솔루션, 왜 모두싸인을 선택하셨나요?
세일즈포스에 전자서명을 연동할 때 선택지는 크게 도큐싸인과 모두싸인 두 가지였는데 모두싸인으로 최종 결정하게 된 데에는 한국 기업이고, 스타트업이라는 점이 결정할 수 있던 큰 요소였습니다.
문제가 발생했을 때 소통하는 환경, 대응하는 속도 등이 한국 기업이 월등히 빠르기 때문에 한국 기업이 점이 메리트였어요. 한국 기업들의 빨리빨리 정서는 무시하기 힘든 요소라고 생각합니다.
그리고 너무 큰 기업은 고객보다 내부 정책과 규칙에 더 집중하는 환경인 점을 고려했습니다. 스타트업이기 때문에 고객의 니즈에 더 빠르고 확실하게 대응해줄 것이라고 기대했어요. 실제로 모듀 커스텀 요청을 듣고 반영하는 부분에도 차이가 있다고 느꼈고 모두싸인으로 결정하기 충분한 이유가 됐습니다.
도입 당시 세일즈포스와 모두싸인 API를 연동한 선례가 많지 않았을 때라, 소위 말하는 삽질을 정말 많이 했어요. 그래서 저희가 세일즈포스와 모두싸인을 전자계약 API로 연동한 선례가 되지 않았나 싶기도 합니다.
Q. 삽질을 피할 수 있는 전자계약 API 연동 노하우가 있다면요?
경험했던 것들을 기반으로 크게 세 가지 말씀드릴 수 있을 것 같습니다.
첫째, 데이터 싱크와 자동화 범위를 명확하게 설정하세요. 처음에 신나서 이것저것 다 연결하면 필요 없는 데이터까지 주고받게 돼요. 각 솔루션이 잘하는 걸 내부에서 처리하고, 결과 데이터만 교환하는 게 맞아요. ‘이게 진짜 자동화돼야 하나?’를 꼭 한 번 더 따져봐야 해요.
둘째, 계약 날인 상태 공유 방식을 신중하게 설계하세요. 계약 요청을 두 번 보내게 되는 케이스가 생기는데, 고객이 첫 번째에 날인했어도 시스템은 두 번째가 최신이라 혼선이 생길 수 있어요. 이런 엣지 케이스를 처음부터 설계해두지 않으면 현장에서 혼란이 생겨요.
셋째, 사내 시스템 권한과 전자계약 솔루션 권한을 일치시키세요. 두 권한 체계가 다르면 현장에서 혼란이 생기는 케이스가 반드시 발생해요.
Q. 다양한 도입 방식 중에 전자계약 API를 선택한 이유가 있나요?
데이터 추적의 병목을 없애고 자동화 편의성을 강화하려면 전자계약 API로 연동하는 것이 맞다고 판단했습니다. 세일즈포스 자동 연동이 안 되면 결국 사람이 손으로 처리해야 하거든요. 영업하다 보면 계약 내용이 바뀌는 경우가 있는데, 그게 계약 템플릿에 자동 반영이 안 되면 오류가 생깁니다. 그 경우 서명 완료된 계약서도 수동으로 올리면 누락이 생기고 이력도 엉키게 되더라구요. 수기로 인한 오류 발생 가능성을 최소화하고 업무 편의를 높이기 위해 API가 가장 적합한 방식이었어요.
모두싸인을 API로 도입하고 나서 세일즈포스 한 화면에서 계약 전 과정을 다 볼 수 있게 된 점이 정말 좋아요. 영업 파이프라인 관리 측면에서 계약 프로세스별 진척 사항을 확인하고 병목 현상을 확인하려면, 최대한 세일즈포스 화면에서 추적할 수 있어야 데이터 관리가 쉬워집니다. 계약 생성, 송부, 날인까지 예전엔 일일이 확인해야 했는데 지금은 단계별로 어디서 막히는지 바로 보이거든요. 데이터도 자동으로 쌓이니 정확성도 올라갔습니다.
Q. 전자계약 API를 통해 내부 연동할 때, 보안이 걱정되지 않으셨나요?
이전에는 구글 드라이브에 파일을 올리고 수동으로 데이터를 관리하다 보니 관리 채널이 파편화되어 있어 오히려 보안에 대한 우려가 컸습니다. 모두싸인 연동 후에는 문서 인증 키 발급, 본인인증을 통한 확실한 날인 증빙 등 정보 보안에 대한 체계를 갖추게 되어서 보안이 훨씬 강화되었습니다. 사전 검토 단계에서 보안 이슈들을 완벽하게 해결할 수 있음을 충분히 확인했기 때문에, 실제 연동 이후 보안에 대한 걱정은 크게 하지 않고 이용하고 있습니다.
Q. 전자계약의 법적 효력 측면에서 우려되는 부분은 없었나요?
스타트업 초기에는 법률 문서를 관리하고 보안을 유지하는 데 정말 많은 인적 리소스가 투입될 수밖에 없습니다. 그런데 모두싸인을 도입한 뒤로는 이런 부분에 대한 리소스 부담이 크게 줄었어요! 이전에는 법무팀에서 계약서 혹은 계약 과정에 대한 가이드를 정말 많이 줬는데, 오히려 모두싸인 도입 이후 그런 가이드가 많이 줄어들었습니다. 전자계약에 대한 효력이나 과정 상에 증빙 요소가 시스템적으로 갖춰지니 내부 구성원들의 부담이 덜어진 셈이죠.
Q. 5년째 사용 중이신데, 기억나는 에피소드 있으신가요?
사업 확장으로 사업부별 전자계약 관리를 견고히 하기 위해 법무팀에서 요구사항이 생겼을 때 모두싸인 매니저분들이 수차례 미팅에 가이드 매뉴얼까지 직접 만들어주셨어요.
신사업부가 많이 생겨나고 특성이 다른 부서별 계약 관리가 필요해지자 사내 그룹웨어에서만 관리하기 어려워졌습니다. 계약 개수가 지점별로도 많다는 점을 법무팀에서 짚어주셔서 신사업은 팀별, 공유오피스는 지점별 계정을 별도로 운영하는 쪽으로 변경하게 되었어요.
당시 법무팀 분들의 요구사항에 맞춰 계정을 추가하고, 서명/날인 요구 사항을 잘 맞출 수 있도록 모두싸인 기능과 Salesforce 적용을 위해 use case 공유, 가이드 매뉴얼 수기 제작 등 진짜 적극적으로 많이 도와주셨습니다. 수 차례 미팅에도 항상 참여해주시며 적극적으로 도와주셨어요. 결과적으로 의도한 바와 동일하게 운영할 수 있게 되어 모두가 만족하고 있습니다. 이 자리를 빌어 다시 한 번 감사하다 꼭 전하고 싶어요.
Q. 전자계약 자동화로 실제로 체감하는 변화가 있으셨나요
말이 계약 날인이지 수반되는 과정이 정말 많아요. 계약을 하는 과정에는 미팅을 잡고, 계약서류 설명을 하고, 날인을 한 후 후속 행정 처리까지 꽤 많은 시간이 할애됩니다. 특히 공유오피스는 1인 단위, 단기 계약이 상당히 많기 때문에, 한 달에 계약을 작성해야 하는 수량마저 상당히 많은 편입니다.
이 과정을 모두싸인으로 간소화한 뒤 절약된 시간이 하루 2시간 정도예요. 이제는 그 시간을 세일즈, 고객 만족 활동 등에 집중이 필요한 업무에 투자할 수 있게 되었습니다. 진짜 집중해야 하는 곳에 집중할 수 있는 환경이 생긴 거죠.
업무가 아닌 회사의 관점으로 보자면, 계약 날인을 전문으로 전담하는 부서가 생겼어요. 날인을 담당해주는 부서가 생기니 영업 사원들은 후속 과정이 아닌 진짜 ‘영업’에 더 집중할 수 있게 회사 조직이 변경된 셈입니다. 과거에는 영업사원이 계약 서류 준비부터 날인까지 직접 했거든요. 대면 날인 시절엔 상상도 못 했던 변화예요.
💡 지금 당장 모두싸인을 이용할 수 없게 된다면 어떨까요?
와.. 이용할 수 없게 된다면이라..아찔한데요? 영업 매니저님들 많이 힘들어지시겠죠. 전문 부서가 역할을 소화하지 못하고, 지점 매니저분들 리소스가 다시 과도하게 늘어날 거예요.
모두싸인 도입으로 높아진 업무 효율을 기준으로 목표가 잡혀있는데 예전 방식으로 돌아간다면 많은 구성원들과 유관 부서간의 병목이 많아질 듯 합니다. 이 이미 그 방식으로 돌아가기엔 너무 멀리 왔다는 생각이 드네요!
Q. 비슷한 고민을 하고 있을 실무자분들께 한마디 부탁드립니다.
결국 사용하게 될 가능성이 크다면, 도입 고민보다 사내 시스템에 어떻게 연동할지, 사람을 어떻게 적응시킬지를 먼저 고민하세요. 단점이라고 떠오를 게 없더라고요. 서비스 품질이 올라갔고, 조직 구조까지 바뀌었어요. 아 처음부터 알았으면 더 딱 맞게 쓸 수 있었겠다 싶기도 해요. 그러니 앞서 말씀드린 세 가지, 꼭 미리 챙겨두세요!
