재직증명서란?
재직증명서는 근로자가 현재 해당 회사에 재직 중임을 증명하기 위해 발급받는 공식 문서입니다. 금융기관, 관공서, 병원, 학교, 보험사 등에 제출하거나 대출, 가족수당, 이직, 연말정산, 비자 발급 등 다양한 행정적 목적으로 사용됩니다. 사용자는 퇴사자에게도 경력확인용 ‘퇴직증명서’ 또는 ‘경력증명서’ 발급 의무가 있습니다. (근로기준법 제 39조)
재직증명서 작성법
재직증명서는 외부 기관 제출용으로 사실에 기반한 정보만 기재되어야 하며 회사 대표 직인이 포함되어야 효력이 있습니다.
① 기본 정보의 정확성
- 성명, 주민등록번호, 입사일, 소속 부서, 직위 등은 공식 인사 기록과 일치해야 합니다.
- 인사 DB를 기반으로 자동 입력될 수 있도록 전자화하면 실수를 줄일 수 있습니다.
② 재직 상태 및 업무 내용 명시
- 단순히 ‘재직 중’이라는 표현 외에 담당 직무, 고용형태(정규직/계약직 등)를 함께 명시하는 것이 좋습니다.
③ 발급일 및 유효기간 고려
- 당일 기준 날짜 작성 필수 (일부 기관은 발급일 기준 유효기간 적용)
- 유효기간이 필요한 경우 이를 명시하는 별도 항목을 추가할 수도 있습니다.
④ 직인 및 공식 문서 포맷 준수
- 회사 대표이사 직인 또는 인사 담당 부서의 관인이 포함되어야 효력이 있음
- 문서 하단에 회사 주소, 연락처, 팩스번호 등을 명시하는 것도 신뢰도를 높이는 방법
모두싸인으로 재직증명서 간편하게 발급하기
재직증명서는 종이로 처리할 경우 발급 요청부터 서명, 교부까지 번거롭고 시간이 소요될 수 있습니다. 또한 수작업 작성으로 인한 오탈자, 이력 누락 등의 리스크도 발생할 수 있죠.
하지만 전자계약을 활용하면 증명서 작성부터 서명, 보관까지 한 번에 처리할 수 있습니다.
① 문서 준비
재직증명서 양식을 템플릿으로 등록해두면 매번 문서를 새로 작성하지 않아도 됩니다.
사원 정보만 입력하면 정형화된 포맷으로 빠르게 문서 작성이 가능합니다. 문서를 업로드한 후 서명을 받을 담당자 정보(인사팀, 대표자 등)와 전송 방식(카카오톡/이메일)을 설정해 주세요.
② 서명 요청
업로드한 문서에 날짜, 직인, 담당자 서명란 등을 지정한 뒤 서명 요청 버튼 한 번이면 전송 완료! 담당자가 링크를 통해 바로 서명할 수 있습니다.
③ 문서 발급
담당자가 서명을 완료하면 전자 서명된 증명서가 자동 생성됩니다.
근로자는 모바일 또는 PC에서 문서를 열람하고 다운로드(PDF) 받을 수 있어 빠르고 편리합니다.
④ 발급 이력 관리
완료된 증명서는 모두싸인 문서함에 자동 저장되며 검색 기능을 통해 증명서 검색, 다운까지 간편하게 처리할 수 있습니다.
발급자와 서명자의 정보, 발급 일시가 모두 기록되어 법적 증빙 자료로도 활용할 수 있습니다.
