과태료 폭탄을 피하려면 이 문서들을 꼭 보관해야 해요 – 2편

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기업에서 활용되는 특정 문서들은 관련 법에 따라 일정 기간 이상 필수로 보존해야 한다는 점을 이전 콘텐츠인 <인사> 편에서 알려드렸었는데요. 오늘은 인사 관련 문서 못지않게 각종 산업군에서 가장 많이 쓰이는 서류들을 골라 소개해 보려고 합니다.

+) 아직 인사 관련 서류 편을 보지 못하셨다면, 아래 링크에서 꼭 챙겨보세요🤗
과태료 폭탄을 피하려면 이 문서들을 꼭 보관해야 해요 – [인사]편

1️⃣ 상업장부, 영업에 관한 서류, 세무/회계 관련 서류

기업의 산업, 규모에 상관 없이 늘 발생하고 필요한 서류들이 있습니다. 바로 상업장부, 영업 및 세무/회계 관련 서류인데요. 해당 서류들은 가짓수도, 절대량도 많다보니 문서 관리 및 보존이 쉽지 않은 것도 사실입니다. 하지만 서류의 중요도만큼 보존 기간도 긴 경우가 대부분이라 정확한 의무 파악 및 관리가 필요합니다.

상법상 규정

제33조 (상업장부등의 보존) ① 상인은 10년 간 상업장부와 영업에 관한 중요서류를 보존하여야 한다. 다만, 전표 또는 이와 유사한 서류는 5년간 이를 보존하여야 한다.

국세기본법상 규정

제85조의3(장부 등의 비치와 보존) ② 제1항에 따른 장부 및 증거서류는 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간(역외거래의 경우 7년간) 보존하여야 한다. 다만, 제26조의2제3항에 해당하는 경우에는 같은 항에서 규정한 날까지 보존하여야 한다.

법인세법상 규정

제116조(지출증명서류의 수취 및 보관) ① 법인은 각 사업연도에 그 사업과 관련된 모든 거래에 관한 증명서류를 작성하거나 받아서 제60조에 따른 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관하여야 한다.

2️⃣ 대리점거래/하도급거래 관련 서류

대리점거래, 하도급거래의 경우에는 계약서에 필수 포함되어야 하는 사항들이 법에 명시되어 있을 만큼 올바른 계약서 작성과 함께 교부 및 보존이 중요합니다. 중요성을 반증하듯 과태료/과징금 등을 처벌도 제법 무거운 편이라 조금 복잡하더라도 내용을 꼭 참고하시어 준수하시기 바랍니다.

대리점거래 공정화에 관한 법률

제5조(대리점거래 계약서의 작성의무) ① 공급업자는 대리점과 계약을 체결한 즉시 다음 각 호의 사항이 명시된 계약서(이하 “대리점거래 계약서”라 한다)를 대리점에게 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다. 이하 같다)으로 제공하여야 한다. (중략) ③ 공급업자는 대리점거래 계약서를 대리점과의 대리점거래가 종료된 날부터 3년간 보관하여야 한다.

하도급거래 공정화에 관한 법률

제3조(서면의 발급 및 서류의 보존) ① 원사업자가 수급사업자에게 제조등의 위탁을 하는 경우 및 제조등의 위탁을 한 이후에 해당 계약내역에 없는 제조등의 위탁 또는 계약내역을 변경하는 위탁(이하 이 항에서 “추가ㆍ변경위탁”이라 한다)을 하는 경우에는 제2항의 사항을 적은 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다. 이하 이 조에서 같다)을 다음 각 호의 구분에 따른 기한까지 수급사업자에게 발급하여야 한다. (중략) ⑨ 원사업자와 수급사업자는 대통령령으로 정하는 바에 따라 하도급거래에 관한 서류를 보존하여야 한다. 관련 시행령 >

3️⃣ 산업안전보건법 관련 서류

산업안전보건법은 제1조에서 밝힌 것처럼 산업 안전 및 보건에 관한 기준을 확립하고 그 책임의 소재를 명확하게 하여 산업 재해를 예방하고 쾌적한 작업환경을 조성함으로써 노무를 제공하는 사람의 안전 및 보건을 유지ㆍ증진함을 목적으로 합니다. 국가에서는 기업들이 해당 조건을 잘 갖추고 있는지 관리/감독하는 의무가 있기 때문에 기업에서는 관련 내용을 문서로 잘 보존하는 것이 중요합니다. 특히 산업별로 조사/검사 등이 필요하기 때문에 기준을 잘 충족하도록 실시하고 문서로 그 기록을 남겨두세요.

산업안전보건법상 규정

제164조(서류의 보존) ① 사업주는 다음 각 호의 서류를 3년(제2호의 경우 2년을 말한다) 동안 보존하여야 한다. 다만, 고용노동부령으로 정하는 바에 따라 보존기간을 연장할 수 있다. (후략)
자세히 보기 >

4️⃣ 그외

위 내용들을 보시면서 혹시 눈치 채셨을까요? 대부분의 서류들*이 전자문서로의 보관을 법적으로 인정받고 있습니다. 더불어 계약서의 경우 체결부터 모두싸인으로 진행한다면 작성부터 체결, 사후 보관 및 관리까지 일련의 모든 업무 과정이 매끄럽고 원활하게 진행할 수 있습니다.

*예외사항이 있을 수 있음

모두싸인으로 체결된 전자계약서만 보관이 가능하다고 생각하시는 분들을 위한 또 하나의 팁! 종이계약서부터 타 전자계약 서비스로 체결된 PDF 파일, 기타 문서까지 모두 보관이 가능한 <외부 문서 관리> 기능을 이용해보세요. 필요할 때마다 창고에서 일일이 찾아보느라 고생하고 원본 분실을 걱정할 필요가 없습니다. 단순히 내장디스크에 스캔본을 보관해두는 것보다도 편하고 안전하니까 일석이조겠죠?