아웃소싱 기업의 필수 서류 총정리!

수백, 수천 명의 근로자들을 관리하는 아웃소싱 기업. 근로자들의 잦은 입·퇴사로 인해 계약 업무를 담당하는 실무자는 몸 하나로는 부족한 상황일 것입니다. 그런 고충을 알기 때문에, 오늘은 근로계약서, 용역계약서 말고도 아웃소싱 기업에서 인사·노무 분쟁 예방을 위해 꼭 챙겨야 하는 계약서와 서류들을 하나씩 짚어드리겠습니다.

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고객사 정보 보안, 회사 기밀 정보 보호에 꼭 필요해요!
<보안유지서약서>

보안유지서약서는 기업의 핵심 자산인 ‘영업비밀’을 보호하기 위하여 작성됩니다. 때에 따라 영업비밀보호서약서, 영업비밀보안서약서, 회사비밀보안서약서, 비밀유지서약서 등의 명칭으로도 사용됩니다.

보안유지서약서를 의례적인 문서 또는 단순한 요식행위로 생각하는 기업이 많습니다. 하지만 실제 소송 과정에서 이러한 서약서는 어떤 증거들보다 유리하게 작용하므로 관심을 기울여야 하는데요. 특히 아웃소싱 기업은 근로자의 입·퇴사가 잦은 만큼 고객사의 정보 보안을 위해 보안유지서약서를 꼭 체결하는 것이 좋습니다. 그리고 회사의 영업비밀 침해행위를 방지하기 위해 필요합니다. 마지막으로 향후 관련 사항 발생 시 법적 소송절차를 진행하는 데 이용될 수도 있어요. 여러 용도로 쓰이는 만큼 꼭 체결하는 게 좋겠죠?

근로자의 무단퇴사,
해고수당을 지급하는 억울함이 생기지 않으려면?
<사직서>

사직서는 다니고 있던 직장에 ‘더 이상 회사를 다니지 않겠다’는 의견을 표하는 문서입니다. 아웃소싱 기업에서 사직서가 중요한 이유는 아래와 같은 사례 때문인데요.

근로자가 구두로 무단퇴사 의사를 밝히고, 기업에서 사직서를 받지 않은 채 퇴사 처리를 하게 된다면 어떤 일이 생길까요? 해고수당을 지급해야 할 수도 있습니다. 기업이 근로자 동의 없이 해고하였으므로 한 달 임금에 준하는 해고수당을 지급해야 한다고 고용노동부에서 판단을 내리는데요. 기본 서류인 사직서가 확인되지 않는다는 이유 때문입니다.

아웃소싱 기업, 특히 HR 아웃소싱처럼 수백, 수천 명의 인력을 관리해야 한다면 사직서 같은 서류 확인 미비로 인한 벌금 부과와 불필요한 임금 지불 등에 쉽게 노출됩니다. 따라서 출근 의사가 없다고 하는 경우에는 사직서를 작성하여 제출하도록 하는 것이 부당해고 이슈를 종결시키기에 가장 좋은 방법입니다.

전체 근로자에게 꼭 받아야 하는
<개인정보동의서>

개인정보동의서는 정보주체의 동의를 받아 개인정보를 수집하고 이용하기 위해 받는 문서입니다. 개인정보수집동의서, 개인정보수집 및 이용 동의서 등 다양한 이름을 가지고 있습니다.

개인정보 보호법은 실무와 좀 동떨어져 있거나, 소위 ‘법을 위한 법’이라는 인식이 한때 있기도 했죠. 하지만 점차 개인정보 보호의 필요성과 중요성이 대두되며 관련 법령도 강화되고 있습니다. 이에 근로관계에서도 불필요한 법적 분쟁에 휘말리지 않으려면 동의서를 꼭 받아야 합니다. 특히 입사 및 채용 단계에서 새로운 근로자를 뽑으면서 자연스럽게 지원자의 개인 정보를 수집하게 되는데요. 이때 입사지원서에는 개인정보가 담겨 있어 ‘개인정보 보호법’의 규율을 받는다는 사실도 기억해두세요.

반드시 교부해야 하는
<임금명세서>

임금명세서 교부가 의무화되었다는 것을 알고 계신가요? 2021년 11월 19일부터 모든 사업장의 사용자는 임금을 지급하는 때에 근로자에게 반드시 임금명세서(급여명세서)를 교부하여야 합니다. 하지만 아직도 근로자에게 임금명세서를 지급하지 않는 사업장이 다수인 것으로 적발됐는데요. 교부하지 않을 경우, 근로자 기준 1인당 1차 30만 원, 2차 50만 원, 3차 100만 원의 과태료 처분을 받을 수 있습니다.

미체결, 미교부시 과태료를 받을 수 있는
<근로계약서>

근로감독관이 가장 먼저 요구하는 서류가 바로 근로계약서인데요. 근로계약 체결과 교부는 모든 사업장에서 반드시 준수해야 하는 법적 의무사항입니다. 법적 분쟁 시, 근로계약서가 없다면 근로자 측의 유리한 결론을 내리는 경우가 빈번합니다. 실제로 파견 업체에서 겪은 사례인데요.

근로자 첫 출근시 근로계약서 작성을 놓친 담당 관리자가 수차례 근로계약서 체결을 위해 근로자가 근무하는 현장을 방문하거나 본사 내방을 요청했습니다. 그러나 시간 일정을 핑계로 근로자가 이를 거부하하여 근로계약서 서면 교부를 하지 못했는데요. 근로자는 퇴사 후 근로계약서를 미작성하였다는 이유로 해당 업체를 노동부에 신고했습니다. 업체는 당시 상황을 노동부 관계자에게 설명했지만 돌아오는 대답은 “어쩔 수 없다.” 뿐이었습니다. 결과적으로 근로계약서가 작성되지 않았다는 이유 때문이죠.

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아웃소싱 기업인데 근로계약을 아직 종이로 한다면?

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