안녕하세요, 좋은 일의 시작 모두싸인입니다.
코로나 19로 인하여 사회 전체가 위축되고, 채용도 적극적으로 진행되지 못하는 현상이 계속되고 있습니다. 신규 근로자 채용이 감소했다 하더라도, 기업 내 인사팀은 여전히 분주합니다. 재직 중인 근로자가 기업에서 만족하며 일할 수 있도록 돕기위해 많은 노력을 하시는 인사팀 담당자님들이 계시죠.
인사/노무 분야에서 근로자를 고용하고 있는 기업이라면 반드시 작성해야하는 문서가 있습니다. ‘안하면 큰일나는’ 문서가 있죠. 모두싸인에서 필요한 계약서, 문서 파일과 관련 법령 정보를 꼼꼼히 알려드리니 지금 준비하시고 작성하시면 됩니다. 그럼 지금부터 모두싸인과 함께 인사/노무 필수 문서를 함께 알아보실까요?
📌 정규직 근로계약서
근로자를 고용했다면 근로계약서 작성과 교부는 필수입니다. 정규직 근로자에 대해 근로계약서를 작성하지 않으면 근로기준법 제 17조, 제 114조에 의거해 500만원 이하의 벌금이 부과될 수 있습니다. 근로계약서에는 임금의 구성항목, 근로시간, 휴일, 연차/유급휴가 등을 명시해야하고, 작성 후 교부하지 않아도 벌금이 부과될 수 있습니다.
📌 계약직 / 단시간 근로계약서
정규직 근로계약서와 마찬가지로 계약직 근로자, 단시간 근로자(아르바이트생)을 고용한 경우에도 근로계약서는 반드시 작성해야합니다. 계약직/단시간 근로자에 대해 근로계약서를 작성하지 않으면 기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률 제 17조, 제 24조에 의거해 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다. 아르바이트생은 근로계약서를 작성하지 않아도 되겠지, 하는 생각은 절대 금물입니다. 근로계약서에는 근로계약기간, 근로/휴게시간, 임금의 구성항목, 취업장소, 종사업무 등을 명시해야하며 작성 후 교부하지 않아도 과태료가 부과될 수 있습니다.
📌 개인정보 제공 및 수집・이용 동의서 (개인정보활용동의서)
근로자에 대해 급여지급, 4대보험 신고 등 인사관리의 목적으로 개인정보를 활용하기 위해서는 개인정보활용동의서가 필요합니다. 개인정보활용동의서는 개인정보제공및수집이용동의서 라고 해도 무방합니다. 근로감독 시 근로자별 근로계약서와 개인정보활용동의서 구비 여부는 함께 준비해야할 사항이므로 반드시 근로계약 체결을 할 때 개인정보활용동의서도 같이 서명날인 받으시기 바랍니다. 개인정보활용동의서를 작성, 교부하지 않을 경우 개인정보보호법 제 15 – 18조, 제 23 – 24조에 의거해 3,000 – 5,000만원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.
📌 보안유지서약서
기업의 생존은 핵심 기술, 영업 노하우에 달려있습니다. 핵심 기술, 영업 노하우를 비밀로 규정하고 업무를 수행하는 사람들에게 근로 중 알게되는 비밀을 지키도록 의무를 부과해야합니다. 비밀을 지키는 의무를 부과하고, 확인 받은가장 확실한 방법이 보안유지서약서입니다. 의례적으로 생각해 미작성하는 경우도 많지만, 추후 분쟁이 발생했을 때 실제 소송에서 보안유지서약서는 영업비밀보호법 제 3호에 의거해 매우 유리한 증거가 될 수 있습니다.
여기서 잠깐! 보안유지서약서를 작성하기 전 영업비밀에 해당하는 내용을 명확하게 규정하여 이를 서약서에 기재하고, 서약서 작성 후에도 영업비밀로서 철저히 관리해야합니다. 단순히 보안유지서약서 작성 뿐만이 아닌 회사 내 기밀사항을 명확하게 구분하고 관리했는지 여부도 정말 중요합니다.
📌 취업규칙 작성(변경)동의서
2020년 상반기 모바일 운전면허증이 도입됩니다. 운전면허증을 스마트폰으로 보관하고, 운전 자격과 신원을 확인할 기업의 상시 근로자가 10인 이상인 경우, 근로기준법 개정안이 변경되어 취업규칙을 변경하고 신고해야합니다. 기업의 취업규칙 중 변경된 사항이 있어서 신고해야하죠. 취업규칙을 작성 또는 변경했을 때 취업규칙 작성(변경)에 대해 근로자로부터 동의를 받지 않을 경우 근로기준법 제 93조에 의거해 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.
📌 연차휴가 사용촉진서
연차휴가 사용촉진제도는 연차 사용기간 종료 6개월, 2개월 전 등 휴가 사용을 권장한 경우 근로기준법 제 61조에 의거해 휴가에 대한 금전적 보상을 면제해주는 제도입니다.
여기서 잠깐! 입사 1년 미만자에 대해 위와 같은 연차휴가 사용촉진 조치를 했음에도 불구하고, 근로자가 사용하지 않아 연차휴가가 소멸된 경우, 사용하지 아니한 휴가에 대해 보상할 의무가 없습니다.
연차사용촉진 제도 아래 연차사용촉진서를 작성하기 전, 취업규칙이나 단체협약 등의 규정을 확인하는 것이 중요합니다. 또한 연차휴가 사용촉진제도가 연차 수당을 주지 않기 위함이 아닌, 근로자의 휴가사용을 장려하기 위한 제도임을 꼭 기억해야합니다.
📌 입사확약서
입사확약서는 안하면 큰일나는 필수문서는 아닙니다. 그러나 채용 과정에서 입사 번복 등의 문제가 정말 많아서 입사확약서 작성을 알려드려요! 채용과정에서 입사가 확정된 경우, 입사확약서를 작성하면 채용을 위해 들였던 시간과 노력이 낭비되지 않고, 정식 입사까지 불필요한 시간과 노력 낭비를 줄일 수 있습니다. 회사와 근로자가 확실하게 입사를 하고 채용을 하겠다는 ‘약속’ 으로 입사확약서를 작성함으로써 서로의 시간과 노력을 지킬 수 있습니다.
지금까지 모두싸인에서 인사/노무 필수 작성 문서를 알려드렸습니다. 놓치고 있던 문서들, 해야하는데 업무 우선순위 상 일정이 지연되는 문서가 꽤 있으실 것 같아요. 그런 인사 담당자님을 위해 문서를 보내고, 서명날인 받고, 교부하고, 관리하는 것까지 한번에 할 수 있는 모두싸인이 여기 있습니다. 모두싸인은 문서 업로드, 전송, 서명날인, 교부, 관리를 모두 할 수 있어 서명날인이 필요하고 꼭 교부의 의무를 지켜야하는 인사/노무 문서 관련 업무에 큰 도움이 됩니다. 회사와 근로자 모두를 위해, 서명이 필요한 문서는 모두싸인으로 진행하세요!
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