계약 만료일, 지금 몇 개나 파악하고 계신가요? 담당하는 계약이 10건일 때는 엑셀 한 줄씩 확인하는 것도 가능합니다. 그런데 계약이 50건, 100건을 넘어가기 시작하면 만료일을 빠짐없이 챙기는 것은 사람이 할 수 있는 일의 한계를 넘어섭니다. 그리고 딱 한 번 놓쳤을 때 문제가 생깁니다.
이 글에서는 계약 만료일을 놓쳤을 때 실무에서 어떤 일이 벌어지는지, 그리고 알림 설정으로 구조적으로 예방하는 방법을 정리합니다.
만료일을 놓치면 어떤 일이 생기나요?
원치 않는 자동 갱신
계약서에 자동 갱신 조항이 있는 경우, 만료일 이전에 해지 의사를 통보하지 않으면 계약이 자동으로 연장됩니다. 해지 통보 기간이 30일, 60일인 계약이라면 만료일보다 훨씬 앞서 움직여야 합니다. 이를 놓치면 원하지 않는 계약이 1년 더 유지되고, 이미 발생한 갱신을 취소하기 어렵습니다.
특히 SaaS 구독 계약, 임대차 계약, 유지보수 계약처럼 자동 갱신이 기본값인 계약 유형에서 이 문제가 자주 발생합니다.
협상 타이밍을 놓칩니다
계약 갱신 협상은 만료일 이전에 충분한 시간을 두고 시작해야 합니다. 만료일을 뒤늦게 확인하면 협상 준비 시간이 부족해지고, 상대방에게 끌려가는 구조가 됩니다. 계약 조건을 개선할 기회를 놓치는 것은 곧 비용 손실로 이어집니다.
공백 기간이 발생합니다
반대로 갱신이 필요한 계약인데 만료일을 놓치면 계약 공백 기간이 생깁니다. 서비스 이용 계약, 파트너십 계약 등에서 공백이 발생하면 업무 연속성이 끊기는 상황이 생길 수 있습니다.
감사·컴플라이언스 문제
규모가 있는 조직에서는 계약 만료일 관리가 내부 감사 항목에 포함되는 경우가 있습니다. 만료 계약 현황을 즉시 보고하지 못하거나, 만료된 계약으로 거래가 지속되고 있다면 컴플라이언스 리스크로 이어질 수 있습니다.
왜 만료일 관리는 계속 실패할까요?
만료일 관리 실패는 담당자의 부주의 때문이 아닙니다. 구조의 문제입니다.
엑셀로 만료일을 관리하면 담당자가 주기적으로 직접 파일을 열어서 확인해야 합니다. 이 확인 작업이 다른 업무에 밀리거나, 담당자가 바뀌면서 인수인계가 불완전하게 되면 누락이 발생합니다. 계약 건수가 많아질수록 수동 확인에 의존하는 구조는 더 취약해집니다.
알림을 설정해두더라도 캘린더 앱에 수동으로 입력한 일정은 계약서 원본과 연결되지 않습니다. 계약 조건이 변경되거나 담당자가 바뀌면 캘린더 일정도 따로 업데이트해야 하는데, 이 동기화가 제대로 이루어지지 않는 경우가 많습니다.
만료일 관리, 이렇게 바꿔야 합니다
핵심은 하나입니다. 만료일이 계약서와 연결된 데이터로 관리되어야 합니다.
담당자가 캘린더에 수동 입력하거나, 주기적으로 엑셀을 확인하는 구조는 사람에 의존합니다. 계약서에서 만료일이 자동으로 추출되어 데이터화되고, 그 데이터를 기준으로 담당자가 알림을 설정하면 이후에는 시스템이 지정된 시점에 자동으로 통보하는 구조가 되어야 합니다.
좋은 만료일 관리 시스템이 갖춰야 할 조건은 세 가지입니다.
- 계약서 등록 시 만료일이 자동으로 인식되고 데이터화되어야 합니다. 담당자가 별도로 입력하지 않아도 계약서 내 날짜 정보가 추출되어야 이상적입니다.
- 알림 시점과 수신자를 유연하게 설정할 수 있어야 합니다. 계약 유형에 따라 만료 90일 전, 30일 전, 7일 전 등 다단계 알림이 필요한 경우도 있습니다. 수신자도 계약 담당자, 팀장, 법무 담당자 등 계약별로 다르게 설정할 수 있어야 합니다.
- 만료 임박 계약 현황을 한눈에 볼 수 있어야 합니다. 이번 달, 다음 달 만료 예정 계약 목록을 대시보드에서 즉시 확인할 수 있어야 놓치는 계약 없이 선제적으로 대응할 수 있습니다.
만료일 관리 실태 자가 점검
아래 중 하나라도 해당된다면 지금의 만료일 관리 방식을 점검해야 합니다.
- 이번 달 만료 예정 계약이 몇 건인지 지금 당장 말할 수 없다면?
- 만료일 알림을 캘린더에 수동으로 입력하고 있다면?
- 담당자가 바뀌면서 만료일 관리가 공백이 된 경험이 있다면 ?
모두싸인 캐비닛으로 만료일 관리 시작하기
모두싸인 캐비닛은 계약서 등록 시 만료일을 포함한 주요 정보를 자동으로 인식하고 데이터화합니다. 추출된 만료일을 기준으로 담당자가 직접 알림 시점과 수신자를 설정하면, 이후 알림은 지정된 시점에 자동으로 발송됩니다. 담당자가 바뀌어도 알림 수신자를 재설정하는 것만으로 관리 공백 없이 이어집니다.
아직 전자계약을 사용하지 않더라도 기존 계약서를 업로드하는 것만으로 바로 만료일 관리를 시작할 수 있습니다. 모두싸인 캐비닛으로 계약 만료일 놓치지 않고 제대로 관리해 보세요.
