얼마 전 진행한 설문조사에서 아래와 같은 고민을 남겨주신 고객님이 계셨습니다.
“모두싸인을 외부 계약과 내부 인사계약에 모두 이용하면 계정 관리자가 인사 관련 기밀을 알게 되는 문제가 있는데요. 두 개의 유료 계정을 이용하지 않으면서 이 문제를 해결할 수 있는 방법은 무엇일까요?”
외부 계약 뿐만아니라 기업 내부 계약에도 모두싸인을 이용해보고 싶은데 인사팀 외에 다른 구성원이 연봉 등의 민감 정보를 열람할까 걱정이 된다는 문의인데요. 모두싸인은 이렇게 특정 부서에서 처음 도입 후 사용하다 다른 부서로 확장하는 경우가 정말 많습니다.
사용하는 인원과 부서가 많아질수록 다루는 양식과 문서도 함께 증가하기 때문에 효율적인 이용자 관리가 필요합니다. 오늘은 이러한 고민을 한 번에 해결해줄 ‘조직관리’ 기능을 소개해드리는 콘텐츠를 준비했습니다.
우리 기업에도 조직관리 기능이 필요한지 궁금하신가요? 아래의 체크리스트를 확인해보세요. 하나라도 해당된다면, 조직관리 기능을 추천해드립니다!
*조직관리 기능은 맞춤형 요금제에만 제공됩니다.
Point 1 구성원의 권한을 통제할 수 있습니다
조직 관리 기능으로 모두싸인 서비스 내에 트리(tree) 형태로 팀과 구성원을 등록/관리할 수 있습니다. 실제 조직도와 유사한 구조로 구성해두면 구성원과 문서 모두 한결 관리하기 수월하겠죠?
예시)
- 최고 관리자(최상위팀)
- 중간 관리자 A(피플팀)
- 실무자 a(피플팀/인사)
- 실무자 b(피플팀/조직문화)
- 중간 관리자 B(영업팀)
- 실무자 c(영업팀)
- 실무자 d(영업팀)
- 중간 관리자 A(피플팀)
조직 관리 기능의 핵심은 구성원들의 권한을 세분화하고 이용 범위를 제한하는 것인데요. 구성원마다 일일이 설정할 필요 없이 ‘역할’ 설정을 통해 한 번에 모든 권한을 부여할 수 있습니다.
일반/중간 관리자/최고 관리자로 역할이 기본 설정되어 있으며, 원하는 권한들만 모아 새로운 역할을 생성할 수도 있습니다. 사고 방지를 위해 엄격하게 관리되어야 하는 수정/삭제 등의 권한은 선택적으로 부여하여 관리해 보세요.
✅ 최고 관리자를 제외하고는 대부분의 기능이 소속팀/하위팀에만 적용되기 때문에 기밀 유출 등의 걱정 없이 문서를 관리할 수 있습니다.
Point 2 팀별로 문서를 관리할 수 있습니다
어떤 업무 툴이든 이용자가 많아질수록 통제가 어렵죠. 계약/서명도 마찬가지입니다. 담당하는 직무별로 이용하는 양식도 건수도 늘어나기 때문에 적절한 폴더링을 통해 관리해야 효율적인 업무가 가능해지는데요.
조직관리 기능을 이용하면 기본적으로 소속되어 있는 팀과 하위팀의 폴더(문서)에만 접근이 가능합니다. 가령 위의 예시의 경우 실무자 b는 피플팀 내에서도 조직문화 파트의 폴더에만 접근이 가능한 것이죠. 상위팀의 소속인 중간관리자 A는 인사 파트와 조직문화 파트 모두 접근이 가능합니다.
팀 내에서도 선택적으로 공유되어야 하는 문서는 비공개 폴더를 통해 분류 및 관리할 수 있습니다. 비공개 폴더의 문서들은 접근 권한이 부여된 일부 구성원 또는 ‘모든 폴더 보기’ 권한을 가진 구성원만 확인할 수 있습니다.
Point 3 템플릿과 사인/도장을 공유할 수 있습니다
반복되는 문서의 경우 템플릿 기능을 자주 활용하실텐데요. 소속된 팀의 템플릿을 하위 팀에게 공유할 수 있습니다. 팀이 세분화 되는 경우나 상위팀에 소속된 이용자가 생성한 템플릿 등을 공유할 때 이용하실 수 있습니다. (🚨 공유 중인 템플릿(원본)을 수정하거나 삭제하면 공유된 팀의 템플릿(공유본)도 수정/삭제되며 공유본은 [템플릿 추가 및 수정] 권한이 있어도 수정이 불가합니다.)
기업명으로 나가는 문서에서는 동일한 사인/도장이 이용되어야 하기 때문에 쉽게 공유할 수 있어야겠죠? 조직 도장 기능을 통해 일반/법인 인감 등을 공유할 수 있습니다. 또한 도장/사인별 개별 권한 설정 또한 가능합니다.
Point 4 서명 요청 전 내부 결재를 모두싸인에서 진행할 수 있습니다
계약 업무는 모두싸인으로 스마트하게 하는데 계약서 내용 등을 확인하기 위해 문서 다운로드나 인쇄를 해야한다면 비효율적이겠죠. 또한 민감한 내용이 많이 포함되어 있는 계약서의 경우, 서명 요청 진행 전 내부결재를 통해 혹여나 발생 가능성이 있는 리스크를 줄이는 것이 정말 중요합니다.
조직관리 기능을 이용하시면 모두싸인에서 직접 내부 결재를 진행 후 서명 요청할 수 있습니다. 결재 승인 후 바로 서명이 요청되기 때문에 상신자의 업무가 더욱 줄어듭니다.
저는 인사 업무를 하고 있다 보니까 교육, 채용, 급여 등 각 담당자가 나눠서 관리해야 하는 서류들이 있더라고요. 동시에 저는 중간 관리자다 보니까 그 서류들을 통합적으로 관리해야 돼요. 이렇게 권한을 나눠서 관리할 수 있는 기능이 특히 좋았던 것 같습니다.
엔카닷컴 인터뷰 중에서
강남언니팀은 현재 HR팀, 영업팀, 마케팅팀에서 모두싸인을 이용하고 있습니다. 특히 저희는 모두싸인의 ‘조직관리’ 기능을 이용하고 있어요. 조직관리 기능으로 강남언니팀의 계정이 한 조직 으로 구성되어 있어서 최고 관리자, 중간 관리자, 실무자 계정으로 구분하여 이용 중입니다. 조직관리 기능으로 모두싸인에서 강남언니팀의 모든 계약을 일원화해서 관리할 수 있어서 정말 편리합니다.
강남언니 인터뷰 중에서
이미 많은 기업에서 조직관리 기능을 잘 이용하고 계신데요. 특히 문서와 이용자 모두를 관리해야 하는 관리자 분들의 반응이 뜨겁습니다. 똑똑한 모두싸인을 더욱 잘 쓰는 법, 바로 모두싸인의 다양한 기능을 적극 활용하는 것인데요. 오늘 소개해드린 조직관리 기능을 통해 불필요한 반복 작업은 줄이고 더욱 중요한 일에 집중해 보세요!
