외부에 계약서 발송 전 내부 승인은 어떻게 진행하고 계시나요? 종이나 이메일을 활용한 결재보다 신속하고 안전한 전자서명 내부결재를 소개합니다. 계약서 발송 전 내부승인부터 계약서 전송까지 한 큐에 진행하는 전자서명 내부결재 활용법을 알아보세요.
외부 계약서 발송 전 승인 절차의 한계
기존의 지류 또는 내부 시스템을 활용한 결재의 문제점은 다음과 같습니다.
- 느린 결재 속도: 대면, 내부 시스템 활용한 승인 이후 이메일 전송으로 계약서 발송 지연
- 문서 관리 및 보안 : 지류 결재 시 서류 분실 및 훼손 문제와 결재 문서 노출 가능성
- 재택 및 원격근무 시 결재 어려움: 원격 근무 시 지류 결재 불가능
많은 기업들이 ERP로 내부결재 시스템을 디지털화하고 있습니다. 여기에 전자서명을 활용하면 내부 승인 절차부터 외부 문서 발송까지 한 번에 진행할 수 있습니다.
전자서명으로 개선하는 내부결재 프로세스
전자서명 활용 시 계약서, 확인서 등을 외부에 최종 발송하기 전 결재용 기안을 올릴 수 있습니다.
[전자서명을 활용한 내부결재 진행 방법]
- 결재 기안 업로드: 서비스 이용 계약서, 물품구매신청서 등 업로드
- 결재자 지정: 기안을 승인해야 할 담당자를 지정하여 기안 상신
- 내부결재 후 서명 요청: 상위 직책자는 승인, 반려 가능하며 승인 완료 시 문서 자동 발송
📌 Tip! 고정결재선
자주 쓰는 양식에 결재선을 지정하여 결재 요청을 할 수 있습니다. 계약서 전송 전 특정 승인자에게 결재를 무조건 거치게 되어있어 안전합니다.
전자서명 내부결재로 달라지는 인사 업무
인사 업무에 전자서명 내부결재를 적용하여 계약 절차가 안전해지고 체계화 됩니다.
- 서류 작업 시간 단축 : 인쇄 및 지류 결재 또는 내부 ERP 결재 후 이메일로 계약서 전송과 같은 절차 없이
- 결재 절차 간소화 : 검토 완료 시 자동으로 다음 결재자에게 승인 요청
- 결재 프로세스 투명성 강화: 승인 이력과 해당 문서의 서명 진행이력이 자동 기록되어 감사 및 법적 대응 용이
- 직원 만족도 제고: 결재 대기 시간 최소화되어 업무 속도 향상 및 원격 결재로 유연한 업무 환경 조성
전자서명으로 계약 체결뿐만 아니라 계약 준비 과정까지 편리해집니다. 모두싸인은 ‘내부결재’ 기능으로 계약서 발송 전 그룹웨어나 이메일, 대면으로 별도 결재 상신을 할 필요가 없습니다. 내부결재로 검토한 후 안심하고 계약서를 전송해 보세요.
