‘계약’은 생각보다 복잡한 협업 단계를 거칩니다. 기업에서는 고객과 직접 커뮤니케이션하는 담당자와 계약 체결 또는 갱신을 전담으로 진행하는 담당자가 있기도 하죠. 이와 같이 한 건의 계약에 수반되는 협업 프로세스는 종이계약 진행 시 ‘상당한 비효율과 과도한 시간 소요’의 문제를 갖고 있습니다.
또한 계약은 일반적인 계약 사항 외에도 법적 검토가 반드시 필요하기 때문에 내부 법무 부서의 검토와 최종 협의가 모두 완료되기까지 긴 절차로 진행됩니다.
전자계약은 이러한 문제를 해결하여 협업 프로세스를 효율적으로 가속화하고 계약 진행 상황을 실시간으로 파악할 수 있습니다. 오늘은 모두싸인 전자계약으로 협업 프로세스를 혁신하는 실질적인 방법에 대해 알려드립니다!
전자계약 도입으로 개선되는 협업 프로세스
모두싸인 전자계약은 기업 내부 팀 협업 과정을 혁신하는 것과 동시에 고객의 만족도를 높여주기도 합니다. 전자계약 도입으로 어떻게 협업 프로세스를 개선할 수 있는지 자세히 알려드릴게요.
법인(공용) 워크스페이스
- 우리 회사 상황에 맞게 그룹을 구성하고 각 담당자(멤버)를 추가할 수 있습니다. 회사, 각 부서의 조직도를 반영하여 계약 업무 협업 공간을 모두싸인에서 설정할 수 있는 것이죠. 법인(공용) 워크스페이스의 최고 관리자는 각 담당자를 멤버로 초대하고 권한을 세부적으로 설정(서명 요청, 문서 공유, 문서 다운로드 및 전달, 문서 삭제, 모든 문서 열람 등)하여 실제 업무 범위와 동일한 수준으로 계약 업무 권한을 관리할 수 있습니다.
문서 공유 및 통합 관리
- 법인(공용) 워크스페이스로 구성원의 권한을 통제할 수 있는 것은 물론, 진행한 계약 문서를 공유하고 통합하여 관리할 수 있습니다. 워크스페이스에 소속된 담당자들이 진행한 문서는 자동으로 공유 또는 개별 설정을 통해 공유할 수 있고, 최고 관리자는 모두싸인 한 곳에서 계약 실무자의 문서를 즉시 확인할 수 있습니다. 각 실무자 또한 문서를 함께 확인해야하는 동료에게 문서를 공유하고 같이 확인하여 업무 효율이 높아집니다.
사인/도장 공유
- 법인 간 계약 시 회사의 법인인감 날인은 필수적입니다. 법무팀 등에 법인인감 사용을 승인 받거나 법인인감을 찾아 여기저기 바쁘게 다녔던 것은 일반적인 모습일텐데요. 법인인감 이미지를 모두싸인 내에서 도장으로 업로드해두면 더 이상 법인인감 날인을 위해 의미없는 시간을 낭비하지 않게 됩니다. 법인인감이 아니더라도 대표, 부서 장 등의 도장이나 사인을 업로드 해두면 현업에서 즉시 계약서 날인에 이용할 수 있습니다.
템플릿 생성 및 활용
- 우리 부서, 회사에서 자주 이용하는 문서를 템플릿으로 등록하고 필요시 템플릿으로 저장된 문서를 불러와 계약을 진행할 수 있습니다. 문서를 템플릿으로 등록해두는 것 뿐만 아니라 문서 내 사인/도장, 텍스트 등 각 입력란의 위치를 미리 설정해둘 수 있습니다. 서비스 이용 계약, 공급계약 이외에도 내부 임직원 대상 HR 문서들도 템플릿으로 등록하면 업무를 진행할 때 마다 로컬 폴더나 다른 클라우드에서 찾아야 하는 번거로움도 사라집니다. 그리고 모두싸인에 등록한 템플릿도 동료에게 공유하여 함께 이용할 수 있습니다.
내부결재 프로세스
- 계약 문서를 회사 메신저나 업무용 이메일로 확인 받는 절차는 이제 그만, 모두싸인 내에서 내부결재 절차를 바로 진행할 수 있습니다. 기안을 만들어 결재를 요청하고, 승인 및 반려를 진행할 수 있습니다. 결재 요청 사유도 기재할 수 있어, 부가적인 커뮤니케이션 비용도 함께 줄여줍니다.
실시간 계약 진행현황 확인
- 특정 계약 건이 어떻게 진행되고 있는지 진행상황 확인은 잦은 주기로 필요합니다. 모두싸인은 계약 진행 상황을 한 눈에 파악할 수 있도록 진행하여, 계약 상대방(거래처 등)의 서명 완료 여부를 원할 때 마다 즉시 확인할 수 있습니다. 각 계약 건 별 진행상황을 일일이 물어보거나 보고하지 않아도, 모두싸인 로그인 후 바로 확인하여 팔로업이 필요한 사항에 대해 신속한 파악이 가능해집니다.
신속하고 스마트한 계약 프로세스로 내부 담당자의 업무 효율이 높아지고, 이를 통해 각 부서를 비롯한 회사 전체의 협업 과정을 개선할 수 있습니다. 간과하기 쉬운 커뮤니케이션 비용, 불필요한 내부 확인 절차 등을 모두싸인 전자계약으로 쉽게 개선할 수 있습니다. 26만 기업 회원이 선택한 모두싸인으로 지금 우리 부서의 업무, 우리 회사에서 협업 프로세스의 혁신을 경험해 보세요.
