ChatGPT로 계약서 관리해도 될까요? 실무에서 생기는 한계

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ChatGPT, 계약서 파악에는 쓸 수 있습니다. 그런데 관리는 다른 이야기입니다. 계약서를 ChatGPT에 붙여넣고 핵심 내용을 요약하거나 특정 조항을 찾아달라고 하는 실무자들이 빠르게 늘고 있습니다. 그 자체로는 충분히 유용한 활용법입니다. 문제는 여기서 한 발 더 나아가 ChatGPT를 계약 관리 도구로 쓰려고 할 때 생깁니다.

계약서 내용을 파악하는 것과 계약을 관리하는 것은 완전히 다른 일입니다. 이 글에서는 계약 관리 측면에서 ChatGPT가 구조적으로 해결하지 못하는 한계를 짚고, 현실적인 대안을 정리합니다.

계약 관리란 무엇인가요?

본론에 앞서 계약 관리가 어떤 일인지 먼저 정의하겠습니다.

계약 관리는 계약서 한 장을 이해하는 것이 아닙니다. 회사가 맺은 수십, 수백 건의 계약 전체를 체계적으로 보관하고, 만료일과 갱신 시점을 놓치지 않고, 필요할 때 원하는 계약서를 즉시 찾고, 계약 이력과 조항 데이터를 다음 협상과 의사결정에 활용하는 일입니다.

이 관점에서 ChatGPT를 계약 관리 도구로 사용하면 어떤 문제가 생기는지 살펴보겠습니다.

ChatGPT로 계약을 관리하면 생기는 5가지 한계

한계 1. 정보가 쌓이지 않습니다

ChatGPT와의 대화는 세션이 끝나면 사라집니다. 계약서를 분석하고 핵심 정보를 추출했더라도 그 결과가 어디에도 저장되지 않습니다. 다음에 같은 계약서를 다시 확인해야 할 때 처음부터 다시 붙여넣어야 합니다. 계약 관리의 핵심은 정보의 축적인데, ChatGPT는 구조적으로 이것이 불가능합니다.

한계 2. 전체 계약 현황을 파악할 수 없습니다

“현재 유효한 계약이 몇 건인가요?”, “이번 달 만료 예정인 계약은 무엇인가요?” 이런 질문에 ChatGPT는 답할 수 없습니다. 계약 전체를 한 번에 넣을 수도 없고, 넣더라도 그 상태를 지속적으로 관리하는 구조가 아니기 때문입니다. 계약 포트폴리오 전체를 관리하는 것은 처음부터 설계 목적이 다릅니다.

한계 3. 만료일 알림을 줄 수 없습니다

계약 관리에서 가장 중요한 기능 중 하나가 만료 임박 알림입니다. ChatGPT는 수동으로 질문할 때만 답합니다. 만료일이 다가오고 있다는 것을 먼저 알려주는 기능은 없습니다. 담당자가 주기적으로 직접 확인하지 않으면 만료일 누락은 반드시 발생합니다.

한계 4. 계약서 데이터가 외부로 나갑니다

계약서에는 거래 조건, 금액, 당사자 정보 같은 민감한 비즈니스 정보가 담겨 있습니다. ChatGPT에 계약서 전문을 붙여넣는 것은 이 정보를 외부 서버로 전송하는 것입니다. NDA가 체결된 계약이라면 비밀유지 의무 위반 소지가 있을 수 있어 각별한 주의가 필요합니다.

한계 5. 팀이 함께 쓸 수 없습니다

계약 관리는 혼자 하는 일이 아닙니다. 법무·구매·총무·영업이 함께 계약 정보에 접근하고, 권한에 따라 열람·편집이 가능해야 합니다. ChatGPT는 개인 도구입니다. 팀 단위 접근 권한, 공유, 협업이 구조적으로 불가능합니다.

그렇다면 ChatGPT는 어디에 써야 할까요?

ChatGPT를 계약 업무에서 완전히 배제할 필요는 없습니다. 다만 쓰임새를 명확히 해야 합니다.

계약서 초안을 빠르게 만들어야 할 때, 특정 조항의 의미를 빠르게 파악하고 싶을 때, 계약 관련 개념을 검색하듯 물어볼 때는 충분히 유용합니다. 이런 용도로는 쓰되, 계약 보관·만료 관리·이력 축적·팀 협업은 전문 도구에 맡기는 역할 분리가 현실적입니다.

계약 관리 전문 도구와 범용 AI의 결정적 차이

범용 AI와 계약 관리 전문 도구의 가장 큰 차이는 맥락의 축적입니다.

전문 계약 관리 도구는 우리 회사의 계약 이력, 거래처별 계약 조건, 만료일 데이터가 모두 한 곳에 쌓입니다. AI가 계약서를 분석할 때 이 맥락을 함께 활용할 수 있고, 분석 결과가 계약 데이터로 연결되어 다음번에도 활용됩니다. 계약서를 한 번 분석하고 끝나는 것이 아니라, 분석 내용이 계약 관리의 자산이 되는 구조입니다.