전자계약 체결 후 계약서, 어디에 보관하고 계신가요?

전자계약을 도입하면 계약서 관리 문제가 자연스럽게 해결될 것 같지만, 실제로는 그렇지 않습니다. 서명은 디지털로 하면서 보관은 여전히 이메일 첨부파일이나 개인 드라이브 폴더에 의존하는 경우가 많습니다. 전자계약의 편리함은 ‘체결’까지이고, ‘체결 이후’는 여전히 제각각입니다.

이 글에서는 전자계약 체결 후 계약서를 어디에, 어떻게 보관해야 하는지, 그리고 보관 방식이 왜 계약 리스크와 직결되는지를 정리합니다.

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전자계약 후 계약서, 지금 어디에 있나요?

실무에서 가장 흔한 보관 방식은 세 가지입니다.

• 첫째, 전자계약 플랫폼 내 보관함을 그대로 계약 관리 공간으로 활용하는 경우입니다. 계약서 파일 자체는 안전하게 보관되지만, 만료일·계약 금액·당사자 정보 같은 핵심 데이터를 함께 관리하려면 별도의 체계가 추가로 필요합니다.
• 둘째, 이메일 첨부파일로 보관하는 경우입니다. 계약 완료 알림 메일에 첨부된 PDF를 그대로 두는 방식입니다. 담당자가 바뀌거나 메일함을 정리하면 사실상 분실입니다.

• 셋째, 팀 공유 드라이브 폴더에 저장하는 경우입니다. 폴더 구조가 사람마다 달라 나중에 찾기 어렵고, 동일 계약의 수정본이 여러 버전으로 혼재하는 문제가 생깁니다.

세 가지 방식 모두 공통적인 문제가 있습니다. 계약서 파일은 있지만 계약 정보(만료일, 당사자, 금액, 핵심 조항)와 연결되어 있지 않다는 점입니다.

계약서 보관이 잘못되면 생기는 실제 문제

계약 분쟁 시 원본 제출이 어렵습니다

분쟁이 발생했을 때 계약서 원본을 즉시 찾아 제출할 수 있어야 합니다. 이메일 첨부나 폴더 저장 방식은 담당자 기억에 의존하는 구조라 정작 필요한 순간에 원본을 찾지 못하는 경우가 생깁니다.

만료·갱신 시점을 놓칩니다

파일만 보관하면 만료일을 별도로 관리해야 합니다. 계약서 보관과 일정 관리가 분리된 구조에서는 만료 임박 계약을 놓치는 것이 구조적으로 반복됩니다.

담당자 교체 시 계약 현황 파악이 처음부터 다시입니다

인수인계 문서에 계약 목록이 빠져 있거나, 폴더 구조를 모르면 전임자가 맺은 계약 현황을 파악하는 데만 며칠이 걸립니다.

전자계약 후 계약서, 이렇게 보관해야 합니다

계약서 보관의 핵심은 파일과 정보가 하나로 연결된 구조입니다. 이를 위해 필요한 조건은 3가지입니다.

조건 1. 중앙화된 저장 공간: 팀 전체가 접근할 수 있는 단일 저장소에 보관해야 합니다. 개인 드라이브나 이메일함이 아닌, 권한 기반으로 접근을 통제할 수 있는 공간이어야 합니다.

조건 2. 계약 정보와 파일의 연결: 계약서 파일을 열지 않아도 계약 당사자, 계약 기간, 만료일, 계약 금액 같은 핵심 정보를 바로 확인할 수 있어야 합니다.

조건 3. 만료일 자동 알림: 보관 시스템이 만료 임박 계약을 자동으로 알려줘야 합니다. 담당자가 주기적으로 확인하는 구조는 반드시 구멍이 생깁니다.

전자계약과 계약서 보관을 하나로 연결하는 방법

모두싸인으로 전자계약을 사용하고 있다면 체결된 계약서는 모두싸인 캐비닛으로 자동 연동할 수 있습니다. (캐비닛 서비스 이용 시.) 별도로 파일을 다운로드하거나 업로드할 필요 없이, 계약 체결 완료 후 클릭 한 번으로 문서함 내 파일이 캐비닛에 저장되고 계약 정보와 함께 관리됩니다.

기존에 보유한 종이계약서나 타 플랫폼에서 체결한 계약서도 PDF 업로드로 통합 관리할 수 있습니다. 계약서 보관함이 전자계약 플랫폼과 분리되지 않고 하나로 이어지는 구조입니다.

전자계약은 서명 과정을 디지털화했지만, 계약서 관리는 여전히 아날로그 방식에 머물러 있는 경우가 많습니다. 계약서 보관은 단순히 파일을 어딘가에 저장하는 것이 아닙니다. 계약 정보와 연결되고, 만료일이 자동으로 관리되고, 팀 누구나 즉시 찾을 수 있는 구조를 갖추는 것이 진짜 계약서 보관입니다.

전자계약을 도입했다면, 다음 단계는 계약서 보관 체계를 함께 갖추는 것입니다.

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