계약서는 체결하는 순간보다 분쟁이 생겼을 때 더 중요해집니다. 거래 조건, 책임 범위, 손해배상 한도, 계약 기간 등 이 모든 것이 계약서 한 장에 담겨 있습니다. 그런데 정작 필요한 순간에 그 계약서를 찾지 못한다면 어떻게 될까요?
계약서 분실은 단순한 업무 실수가 아닙니다. 분쟁 상황에서 계약 내용을 확인하지 못하면 불리한 위치에 서게 됩니다. 이 글에서는 계약서 분실이 실무에서 어떤 문제로 이어지는지, 그리고 구조적으로 예방하는 방법을 정리합니다.
계약서 분실, 생각보다 자주 일어납니다
계약서 분실은 특별한 사고가 아닌 일상적인 업무 환경에서 반복적으로 발생합니다. 담당자가 퇴사하면서 개인 이메일이나 로컬 폴더에 저장된 계약서에 접근이 불가능해지는 경우, 팀 공유 드라이브 폴더 구조가 바뀌면서 기존 파일 경로가 끊기는 경우, 오래된 계약서를 정리한다며 실수로 삭제하는 경우가 대표적입니다.
종이계약서라면 사무실 이전, 화재·침수 같은 물리적 사고로 원본이 사라지기도 합니다. 전자계약서도 플랫폼 계정 관리가 안되면 접근이 끊길 수 있습니다. 어떤 방식으로 계약을 체결했든, 체계적으로 보관하지 않으면 분실 리스크는 항상 존재합니다.
계약서를 잃으면 생기는 실제 문제
계약 내용 확인이 불가능해집니다
계약 분쟁에서 계약서는 가장 직접적인 근거 자료입니다. 계약서가 없으면 계약 조건을 확인하는 것 자체가 어려워집니다. 상대방이 다른 내용을 주장할 경우 이를 반박할 근거가 없어지고, 협상이나 법적 대응 과정에서 불리한 위치에 서게 될 수 있습니다.
자동 갱신·해지 조항 분쟁
계약서 원본이 없으면 자동 갱신 조항이 있었는지, 해지 통보 기간이 얼마였는지조차 확인할 수 없습니다. 상대방이 다른 내용을 주장해도 반박하기 어렵습니다. 이런 상황에서 발생하는 분쟁 비용은 예상보다 커지는 경우가 많습니다.
세무·회계 처리에 문제가 생길 수 있습니다
계약서는 거래 증빙 자료로서 세무·회계 처리 시 중요한 근거가 됩니다. 특히 용역계약·외주계약의 경우 계약서가 없으면 비용 처리 과정에서 불필요한 문제가 생길 수 있습니다. 구체적인 보관 의무 기간과 기준은 거래 유형과 업종에 따라 다를 수 있으므로, 세부 사항은 전문가 확인을 권장합니다.
인수인계 공백
담당자 교체 시 계약 현황 파악이 처음부터 다시입니다. 어떤 거래처와 어떤 조건으로 계약이 유지되고 있는지 파악하지 못한 상태에서 계약 기간이 만료되거나, 잘못된 조건으로 거래가 지속되는 상황이 발생합니다.
계약서 분실을 구조적으로 막는 3가지 방법
방법 1. 계약서 보관 장소를 단일화하세요
이메일 첨부파일, 개인 드라이브, 팀 폴더, 플랫폼 보관함 등 여러 곳에 분산 보관하는 것이 분실의 근본 원인입니다. 계약서가 어디에 있는지 누구나 알 수 있는 단일 보관 장소를 정하고, 모든 계약서가 그곳에 저장되는 구조를 만들어야 합니다.
방법 2. 담당자가 바뀌어도 접근 가능한 구조를 만드세요
계약서 보관이 특정 담당자의 계정이나 기기에 종속되어 있으면 담당자 교체 시 즉시 리스크가 발생합니다. 팀 단위로 접근 가능한 중앙화된 공간에 보관하고, 역할 기반 권한 관리로 담당자가 바뀌어도 계약 접근이 끊기지 않도록 해야 합니다.
방법 3. 보관과 동시에 계약 정보를 함께 기록하세요
파일만 저장하면 나중에 찾기 어렵습니다. 계약 당사자, 계약 기간, 만료일, 계약 금액, 주요 조항 같은 핵심 정보를 파일과 함께 기록해두어야 합니다. 이렇게 해야 계약서를 열어보지 않아도 현황을 파악할 수 있고, 키워드 검색으로 즉시 찾을 수 있습니다.
계약서 분실 리스크, 지금 점검해보세요
아래 중 하나라도 해당된다면 지금의 보관 방식을 점검해야 합니다.
- 3년 전 계약서를 지금 당장 5분 안에 찾을 수 없다면?
- 담당자 연락 없이 특정 거래처의 계약 조건을 바로 확인할 수 없다면?
- 퇴사한 직원의 이메일에 계약서 원본이 있을 가능성이 있다면?
모두싸인 캐비닛으로 계약서 분실 리스크 차단하기
모두싸인 캐비닛은 계약서를 파일이 아닌 데이터로 관리합니다. 모두싸인으로 체결된 계약서는 캐비닛에 자동 저장되고(캐비닛 서비스 이용 시), 기존 보유 계약서도 PDF 업로드로 통합 관리할 수 있습니다. 계약 당사자·기간·조항 정보 데이터가 파일과 함께 저장되어 언제든 즉시 검색·열람이 가능합니다.
팀 단위 접근 권한 설정으로 담당자가 바뀌어도 계약 접근이 끊기지 않으며, 만료 임박 계약은 자동으로 알림이 발송됩니다. 계약서 분실로 인한 업무·세무·분쟁 리스크를 구조적으로 차단할 수 있습니다.
아직 전자계약을 사용하지 않더라도 기존 계약서를 업로드하는 것만으로 바로 시작할 수 있습니다.
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