법무팀이 없다고 계약 관리를 포기할 수는 없습니다. 스타트업이나 중소기업에서 계약 관리는 대표가 직접 하거나, 경영지원팀 담당자 한 명이 다른 업무와 함께 처리하는 경우가 대부분입니다. 전담 법무팀이 있는 대기업처럼 정교한 계약 관리 체계를 갖추기 어렵지만, 그렇다고 계약 관리를 대충 해도 된다는 뜻은 아닙니다.
오히려 법무 전담 인력이 없는 조직일수록 계약 리스크에 더 취약합니다. 계약서 분실, 만료일 누락, 조항 해석 오류 — 이런 문제가 발생했을 때 빠르게 대응할 수 있는 내부 역량이 부족하기 때문입니다.
이 글에서는 법무팀 없이도 계약을 체계적으로 관리할 수 있는 3가지 핵심 방법을 정리합니다.
법무팀 없는 조직의 계약 관리, 어디서 무너지나요?
본격적인 방법을 소개하기 전에, 법무 전담 인력이 없는 조직에서 계약 관리가 무너지는 전형적인 패턴을 먼저 짚어보겠습니다.
담당자에게 너무 많이 의존합니다. 계약 관련 정보가 특정 담당자의 머릿속과 개인 폴더에만 있는 경우가 많습니다. 그 사람이 자리를 비우거나 퇴사하면 계약 현황 파악이 처음부터 다시입니다.
사후 관리가 없습니다. 계약서 체결에는 공을 들이지만 체결 이후에는 파일을 어딘가에 저장해두고 잊어버리는 경우가 많습니다. 만료일이 지나서야 계약 존재를 다시 떠올리는 패턴이 반복됩니다.
계약이 쌓일수록 파악이 안 됩니다. 초기에는 계약 건수가 적어서 머릿속으로도 관리가 되지만, 거래처가 늘고 계약 유형이 다양해지면 전체 계약 현황을 한눈에 파악하는 것 자체가 불가능해집니다.
방법 1. 계약서 보관 장소를 하나로 통일하세요
가장 먼저 해야 할 것은 단순합니다. 계약서가 저장되는 장소를 하나로 정하는 것입니다.
이메일 첨부파일, 개인 드라이브, 팀 공유 폴더, 전자계약 플랫폼 보관함 등 지금 계약서가 여러 곳에 분산되어 있다면 어디에 무엇이 있는지 파악하는 것 자체가 일이 됩니다. 팀 전체가 접근할 수 있는 단일 공간을 정하고, 모든 계약서가 그곳에 저장되는 규칙을 만들어야 합니다.
이때 중요한 것은 파일만 저장하는 것이 아니라 계약 정보도 함께 기록하는 것입니다. 계약 당사자, 계약 기간, 만료일, 계약 금액 — 이 정보들이 파일과 연결되어 있어야 계약서를 열어보지 않아도 현황을 파악할 수 있습니다.
방법 2. 만료일 관리를 시스템에 맡기세요
법무팀이 없는 조직에서 가장 자주 발생하는 문제가 만료일 누락입니다. 담당자 혼자 여러 업무를 처리하다 보면 계약 만료일을 주기적으로 확인하는 것이 우선순위에서 밀리기 쉽습니다.
해결책은 사람이 아닌 시스템이 만료일을 관리하게 하는 것입니다. 계약서에서 만료일이 데이터로 추출되고, 담당자가 알림 시점과 수신자를 설정해두면 이후에는 시스템이 지정된 시점에 이메일로 알려줍니다. 담당자가 바뀌어도 알림 수신자를 재설정하는 것만으로 관리 공백이 생기지 않습니다.
만료일 관리가 시스템화되면 담당자는 만료 임박 계약에 대한 대응(갱신 협상, 해지 통보, 재계약 준비 등)에만 집중할 수 있습니다.
방법 3. 계약 유형별로 분류 체계를 만드세요
계약 건수가 늘어날수록 분류 체계가 없으면 관리가 점점 어려워집니다. 처음부터 계약 유형별로 분류 기준을 정해두면 나중에 훨씬 수월합니다.
기본적인 분류 기준은 계약 유형(용역·NDA·파트너십·고용 등), 거래처, 계약 상태(유효·만료·종료)입니다. 여기에 계약 금액 규모나 담당 부서 같은 기준을 추가하면 더 정교한 관리가 가능합니다.
분류 체계가 잡혀 있으면 “현재 유효한 외주 계약이 몇 건인지”, “이번 분기 만료 예정인 파트너십 계약이 무엇인지” 같은 질문에 즉시 답할 수 있습니다. 이 정도 파악이 가능하면 법무팀이 없어도 계약 리스크를 충분히 관리할 수 있습니다.
법무팀 없이도 체계적인 계약 관리가 가능한 이유
과거에는 체계적인 계약 관리가 전담 법무팀이 있는 대기업의 전유물이었습니다. 계약 관리 시스템을 구축하려면 높은 비용과 IT 인프라가 필요했기 때문입니다.
지금은 다릅니다. 클라우드 기반의 계약 관리 플랫폼을 활용하면 별도의 IT 구축 없이 바로 체계적인 관리를 시작할 수 있습니다. 법무팀이 없는 조직도 계약 보관·만료일 관리·분류 체계를 하루 안에 갖출 수 있습니다.
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