재고 부담을 최소화하기 위해, 고객과 최종 계약을 마친 뒤 차량을 발주하는 방식으로 운영하는 장기 렌터카 업체가 늘고 있습니다. 이는 매우 효율적인 사업 모델이지만 이 방식의 가장 큰 병목은 바로 ‘최종 계약서 날인’입니다. 꼭 필요한 과정이지만, 견적 협의 후 고객과의 대면 미팅은 비효율적으로 보입니다.
이 글에서는 불필요한 재방문과 대면 과정을 없애고, 계약 즉시 출고 준비를 시작할 수 있는 구체적인 방법을 알려드립니다.
장기 렌터카 시장의 새로운 표준: ‘선계약 후발주’ 시스템
최근 많은 장기 렌터카 업체는 수억 원에 달하는 차량 재고를 직접 보유하는 대신, 고객과 최종 계약을 마친 뒤 차량을 발주하는 ‘선계약 후 주’ 방식으로 운영하고 있습니다.
고객 문의가 접수되면 원하는 차종과 옵션으로 견적을 협의하고, 계약을 먼저 체결합니다. 그 후에야 차량 제조사에 발주를 넣고 고객에게 인도하는 것입니다. 이를 통 렌터카 업체는 재고 유지 비용과 차량 가격 하락의 리스크 없이, 고객이 원하는 신차를 제공할 수 있습니다.
하지만 최종 계약 체결 과정에서 대면서명을 하는 경우 일정이 지연되기 쉽습니다. 계약이 하루 늦어지면 고객이 차량을 받는 날짜도 그만큼 뒤로 밀리게 되어 고객 만족도는 떨어지고, 담당자의 부담은 커집니다.
계약 방식별 업무 혁신: 비대면부터 대면까지
모두싸인 전자계약은 고객의 상황에 맞춰 비대면과 대면 계약 프로세스 모두를 혁신합니다.
1) 비대면 계약: ‘재방문’과 ‘출장’을 없애다
고객이 비대면 계약을 선호하거나, 재방문이 비효율적이라고 판단될 때 가장 효과적인 방법입니다.
[신규 고객 계약]
- 최종 견적이 확정되면, 즉시 계약서를 이메일이나 카카오톡으로 발송
- 고객은 어디서든 5분 안에 서명을 완료
- 재방문 없이 계약 체결하고 곧바로 차량 발주
[기존 고객 계약 변경]
- 간단한 변경 사항(계좌 정보 변경/ 계약 조건 연장)이 생겼을 때, 더 이상 방문 요청할 필요X
- 변경된 계약서를 비대면으로 발송하여 신속하게 계약 갱신
2) 방문 계약: ‘종이’와 ‘스캔’을 없애다
고객이 직접 렌터카 센터에 방문하여 계약을 체결하는 경우에도, 전자계약은 업무를 획기적으로 개선합니다.
[Before]
- 수십 장의 종이 계약서를 출력
- 고객과 함께 일일이 넘겨가며 서명받음
- 계약이 끝나면, 이 종이 서류를 다시 스캔하여 파일로 만듦
- 원본은 창고에 보관
[After]
- 태블릿 PC 하나로 충분
- 고객은 화면 위에서 바로 서명
- 계약이 완료되는 즉시, 서명이 완료된 계약서가 고객에게 자동으로 전송
- 스캔이나 서류 보관 과정 없이 시스템에 안전하게 계약서를 저장
렌터카 플랫폼, API 연동으로 경쟁력을 높이다
계약서를 전송하는 것을 넘어 우리 회사 플랫폼이나 홈페이지에 전자계약 기능을 API로 완전히 통합하여 고객 경험과 업무 자동화 수준을 한 단계 높일 수 있습니다.
- 끊김 없는 고객 경험
고객이 홈페이지에서 견적확인까지 마친 후 페이지를 이탈하지 않고 그 자리에서 즉시 계약서 작성과 서명까지 완료하게 만들 수 있습니다.
- 완벽한 업무 자동화
고객이 입력한 정보가 계약서에 자동으로 채워지도록 설정하여 담당자의 수기 작성 오류를 원천 차단합니다.
더 빠른 계약, 더 빠른 출고, 더 높은 고객 만족도
비대면이든 대면이든, 전자계약 도입은 단순히 담당자의 업무를 줄여주는 것을 넘어 비즈니스 전체의 속도를 높이는 핵심 전략입니다. 계약 체결 시간이 단축되면 차량 발주가 빨라지고, 이는 고객에게 더 빠른 출고를 약속할 수 있다는 의미입니다.
모두싸인으로 불필요한 대면 계약의 시간과 비용을 절약하고 고객 만족도를 높이는 계약 혁신을 경험해보세요.
