청소, 미화, 경비, 주차관리까지. 건물관리업체의 원활한 운영은 현장에서 땀 흘리는 수많은 일용직 근로자 덕분에 가능합니다. 하지만 인력의 입퇴사가 잦고 근무 형태가 다양하다 보니, 근로계약서를 일일이 챙기는 것이 굉장히 번거롭죠.
‘단기’라는 이유로, 혹은 너무 바쁘다는 이유로 계약서 작성을 놓쳤다가는 최근 강화된 단속에 따라 자칫 ‘과태료 폭탄’으로 이어질 수 있습니다. 이 글에서는 건물관리업체가 겪는 현실적인 어려움과, 법적 리스크를 완벽하게 해결하는 가장 스마트한 방법을 알려드립니다.
건물관리업체 계약 업무, 무엇이 문제일까요?
건물관리업은 다수의 일용직 근로자를 수시로 채용해야 하는 구조적 특징 때문에, 계약 단계에서 여러 어려움에 부딪힙니다.
1) 매일 반복되는 ‘종이 계약서’의 늪
청소, 경비, 주차안내 등 현장별로 투입되는 수많은 일용직 근로자들. 매번 종이 근로계약서를 출력하고, 현장에서 서명을 받고, 다시 사무실로 가져와 보관하는 과정은 엄청난 행정력 낭비입니다.
2) 개인 메신저로 받는 ‘민감 정보’
급여 지급을 위해 신분증 사본이나 통장 사본을 담당자의 개인 카카오톡이나 문자로 주고받는 경우가 많습니다. 이는 개인정보보호법 위반의 소지가 있을 뿐만 아니라, 누락되거나 다른 사람의 정보와 섞일 위험이 매우 큽니다.
3) ‘단기 계약’이라고 안심하다가 맞는 과태료
가장 큰 문제는 법적 리스크입니다. 근로기준법에 따라 단 하루, 단 몇 시간을 일하는 근로자라도 반드시 서면 근로계약서를 교부해야 합니다. 이를 위반할 경우, 근로자 1인당 최대 500만 원의 과태료가 부과될 수 있습니다. 만약 10명의 근로계약서를 누락했다면, 그 책임은 고스란히 사업주에게 돌아옵니다.
다른 건물관리업체들은 이 문제를 어떻게 해결했을까요?
그렇다면 수십, 수백 명에 달하는 비정규직 근로자들의 계약을 어떻게 효율적으로 관리할 수 있을까요? 선도적인 건물관리업체들은 모두싸인에서 그 해답을 찾았습니다.
사례 1: 청소 미화 전문 W사의 계약서 관리법
건물 청소 및 미화 서비스를 전문으로 하는 W사는, 현장에 투입되는 다수 미화 근로자들의 근로계약서를 모두싸인으로 처리합니다. 계약 기간이 만료되는 근로자에게는 ‘계약기간 만료 통보서’를 전자서명으로 발송하고 사직서를 제출받는 등, 채용부터 퇴사까지 모든 과정을 투명하게 기록하고 있습니다.
사례 2: 인력 관리 전문 E사의 비정규직 관리 시스템
백화점 주차, 호텔 객실 정비 등 다양한 분야의 인력을 관리하는 E사는 모두싸인을 적극적으로 활용합니다. 이들은 ‘OO주차 발렛(110,000원/일)’, ‘OO호텔 룸메이드(90,000원/일)’ 등 근무지와 일급이 각기 다른 수많은 일용직 근로계약서를 모두싸인으로 체결합니다.
또한, ‘야간 및 휴일 근로동의서’, ‘보안서약서’까지 전자서명으로 받아 법적 리스크를 완벽하게 관리하고 있습니다.
반복되는 서류 업무, 3가지 기능으로 끝내는 법
1) 수십 명의 계약서, ‘대량 전송’으로 한번에
더 이상 한 명 한 명 계약서를 출력할 필요가 없습니다. 엑셀 파일에 채용된 근로자들의 이름과 연락처를 정리하여, ‘대량전송’ 기능으로 수십, 수백 명에게 근로계약서를 한 번에 발송할 수 있습니다.
2) 출근 전, 현장에서도 OK! ‘카카오톡’으로 5분 만에 서명
근로자는 자신의 스마트폰으로 발송된 카카오톡 알림을 통해, 별도의 앱 설치 없이 5분 만에 계약서 내용을 확인하고 서명까지 완료할 수 있습니다. 출근 첫날 현장에서 서류 작업으로 시간을 허비할 필요가 없습니다. 또한 현장에서 일하고 있는 중에도 핸드폰으로 쉽게 서명할 수 있어 업체도, 근로자도 굉장히 편리합니다.
3) 민감 정보도 계약서와 함께, ‘파일 첨부’로 안전하게
일용직 근로자의 임금 지급을 위해 신분증과 통장사본을 따로 받아 관리하는 것도 번거로운 일입니다. 계약서 내에 ‘서명자 첨부파일’ 기능을 설정해두면, 근로자가 서명 과정에서 직접 자신의 신분증과 통장 사본을 안전하게 첨부할 수 있습니다. 모든 필요 서류가 계약서와 함께 한 번에, 누락 없이 취합됩니다.
안전한 사업장, 계약서 관리부터 시작됩니다
건물관리업체의 안정적인 운영은 체계적인 인력 관리에서 시작됩니다. 그리고 그 첫걸음은 바로 모든 근로자와의 근로계약서를 빠짐없이 작성하고 보관하는 것입니다.
전자서명은 반복적인 계약 업무의 부담을 덜어줄 뿐만 아니라, 가장 중요한 법적 리스크로부터 우리 회사를 보호하는 가장 확실한 방법입니다. 지금 바로 스마트한 계약 관리 시스템을 도입하고, 비즈니스의 안정성을 높여보세요.
