집합건물 관리를 위해 매년 열어야 하는 관리단 집회, 막상 준비하려면 어디서부터 시작해야 할지 막막하지는 않으신가요?
수백 명의 소유주에게 소집통지서를 보내고, 참석이 어려운 분들의 위임장을 받아 정족수를 계산하고, 회의가 끝난 뒤에는 모든 안건의 결과를 담은 회의록에 서명을 받는 일까지… 챙겨야 할 일이 한두 가지가 아닙니다.
어렵고 복잡하게만 느껴졌던 관리단 집회, 이번 글에서는 ‘소집’부터 ‘회의록’ 완성까지 전 과정을 A to Z로 알기 쉽게 정리해 드립니다.
1. 관리단 집회 결의를 무효로 만드는 3대 절차적 하자
성공적인 집회를 위해 절차 과정 중 반드시 피해야 할 것들이 있습니다. 사소해 보이지만 결의 전체를 무효로 만들 수 있는 대표적인 문제점 3가지를 짚어봅니다.
문제점 1: 증거 없는 ‘소집 통지
법적 기한(통상 5일 전)을 어기거나 일부 소유주에게 통지가 누락될 경우 결의 전체가 무효가 될 수 있습니다. 하지만 등기우편은 비용이 부담스럽고, 이메일/문자는 상대방이 받았다는 것을 증명하기 어렵습니다.
문제점 2: 가장 큰 골칫거리, 신뢰하기 어려운 ‘종이 위임장’
관리단 집회의 성패는 사실상 위임장 확보에 달려있다고 해도 과언이 아닙니다. 하지만 기존의 종이 위임장 방식은 다음과 같은 문제들을 안고 있습니다.
- 취합/보관의 어려움: 수백 명의 소유주에게 우편, 방문 등으로 위임장을 받아 수기로 취합하고 보관하는 과정은 굉장히 번거롭고 시간도 오래 걸립니다.
- 진위 확인의 문제: 제출된 위임장 속 서명이 대리 서명이 아닌지 확인할 방법이 마땅치 않습니다. 이는 결의의 정당성을 뒤흔드는 가장 큰 원인이 됩니다.
- 정족수 계산의 오류: 수기로 위임장을 집계하다 보면, 계산 착오나 누락으로 정족수를 잘못 산정할 위험이 매우 큽니다. 이는 추후 소송에서 결의 무효 사유로 직결될 수 있습니다.
문제점 3: 서명 없는 ‘회의록’
결의 내용이 아무리 훌륭해도, 제대로 된 서명이 없는 회의록은 단순 메모에 불과합니다. 회의 종료 후 참석자들의 서명을 모두 받기 위해 다시 연락하고 찾아다니는 것은 현실적으로 매우 어렵습니다.
2. 전자서명시스템으로 리스크 완벽하게 방어하기
가장 큰 골칫거리인 위임장 문제를 비롯해 모든 절차적 어려움을 전자서명으로 완벽하게 해결할 수 있습니다.
본인인증 기반 ‘전자 위임장’으로 신뢰도와 편리함을 한번에
1) 본인인증으로 대리서명 방지
서명자는 본인인증을 거친 후 위임장을 받기 때문에 대리 서명이 불가능합니다.
2) 간편한 제출 및 자동 취합
어디서든 스마트폰으로 1분 안에 위임장을 제출할 수 있어 참여율이 높아집니다. 제출된 위임장은 자동으로 취합되고, 정족수가 실시간으로 계산되어 계산 오류가 날 위험이 없습니다.
그 외 절차도 간편하고 쉽게
1) 전자 소집통지서
대량 전송 기능으로 모든 소유주에게 한 번에 통지서를 보내고, 누가 언제 열람했는지 법적 효력을 갖춘 증거(감사추적인증서)로 남길 수 있습니다.
2) 전자 회의록
회의 종료 즉시 참석자들에게 회의록을 전송하여, 어디서든 간편하게 서명을 받아 법적 효력을 갖춘 회의록을 신속하게 완성할 수 있습니다.
