기업간 거래에서 ‘납품확인서’ 서명은 매출을 확정하고 정산을 시작하는 마지막 단계입니다. 하지만 현장에서 종이가 분실되거나 전달이 늦어져 대금 지급이 미뤄지는 일이 잦습니다. 이 글에서는 정산 지연의 주된 원인을 해결해서 주기를 앞당기는 방법을 알려드립니다.
납품확인서, 어떤 기업에게 필수일까요?
납품확인서는 B2B(기업 간 거래) 환경에서 물품이나 서비스가 오고 가는 거의 모든 비즈니스에서 사용됩니다.
특히 아래와 같이 제품 공급과 현장 설치가 함께 이루어지는 업종에서 필수적인 문서로 활용됩니다.
- 제조·유통업: 전자제품, 산업용 부품, 의료기기 등을 고객사에 공급하고 설치 후 확인서를 받습니다.
- 건설·엔지니어링: 건설 자재를 납품하거나 엘리베이터 같은 시설물을 설치한 뒤 시공 및 점검 확인서를 받습니다.
- IT 솔루션·장비: 서버, 보안 시스템, 키오스크 등을 고객사에 구축하고 설치 및 검수 확인서를 받습니다.
- 물류·운송업: 화물을 최종 목적지까지 안전하게 운송한 후 인수자에게 화물인수확인서를 받습니다.
납품 현장에서 오고 가는 서류들
이처럼 여러 업종의 기업들은 고객사 현장에 직접 방문하여 제품을 설치하고 정상적으로 작동하는지 검수하는 과정까지 책임지는 경우가 많습니다.
이 과정에는 다음과 같은 여러 종류의 서류가 필수적으로 동반됩니다.
- 납품확인서: 공급업체가 계약서에 명시된 물품이나 서비스를 구매업체에 정확하게 전달했음을 증명하는 공식 문서입니다. 세금계산서 발행과 대금 지급의 핵심 근거 자료로 활용됩니다.
- 설치 및 검수 확인서: 단순 납품을 넘어 제품의 설치가 완료되고 정상 작동하는지까지 고객이 최종 확인했다는 것을 증명하는 문서입니다. 물품의 사양, 수량, 품질까지 종합적으로 검수했다는 의미를 가집니다.
- 일용직 근로계약서: 설치 업무를 위해 채용한 현장 기사와의 계약입니다.
이 모든 서류는 보통 현장에서 설치 기사가 고객사 담당자에게 직접 서명을 받아야 합니다.
문제는 이 ‘종이 서명’ 이후부터 시작됩니다.
납품확인서, 종이 서명의 불편함
현장에서 서명을 받는 것은 전체 업무의 절반에 불과합니다. 서명을 받은 종이 서류를 다시 사무실의 담당자에게 전달하고 이를 시스템에 반영하기까지 여러 단계에서 일이 지연되는 문제가 발생합니다
1. 서류 분실 및 훼손 리스크
현장 기사가 종이로 받은 납품확인서를 사무실로 가져오는 과정에서 분실하거나 훼손될 위험이 존재합니다. 서명이 흐릿하게 번지거나 내용 식별이 어려운 경우 재요청해야 하는 번거로움이 발생하며 이는 정산 지연으로 이어질 수 있습니다.
2. 세금계산서 발행 지연
대부분의 기업은 서명이 완료된 납품확인서를 근거로 세금계산서를 발행합니다. 현장에서 서류를 받아도 사무실의 회계팀이 이를 전달받기까지 며칠씩 걸린다면 그만큼 대금 청구도 늦어질 수밖에 없습니다.
3. 비효율적인 인력 관리
제품 설치를 위해 일용직 기사를 채용할 때마다 근로계산서를 종이로 작성하고 관리하는 것 또한 상당한 행정 낭비입니다. 계약서 취합, 보관, 관리 등 보이지 않는 비용이 계속해서 발생합니다.
납품 확인부터 정산까지 모두싸인으로 10분 만에 끝
이러한 문제들은 모두싸인 전자서명의 다양한 서명 기능을 활용하여 간단하고 명확하게 해결할 수 있습니다. 현장 상황에 맞춰 최적의 프로세스를 만들 수 있습니다.
1. 현장에서 즉시 완료: 대면 서명
설치 기사가 태블릿PC나 스마트폰으로 고객사 담당자에게 직접 서명을 받는 방식입니다.
[Before]
종이 확인서 출력 → 현장에서 서명 → 사진 촬영 후 메신저 전송 → 원본은 사무실 복귀 후 제출
[After]
태블릿PC로 납품확인서 제시 → 고객이 화면에 직접 서명 → 서명 완료 즉시, 고객과 본사 담당자에게 계약서 자동 전송
스캔, 사진 전송, 원본 전달 등 불필요한 모든 과정이 사라집니다. 현장에서 서명이 완료되는 순간, 회계팀은 해당 문서를 시스템에서 바로 확인하고 세금계산서를 발행할 수 있습니다.
2. 담당자가 부재중일 때: 카카오톡/이메일 서명
현장에 최종 서명권자가 없는 경우에도 업무를 중단할 필요가 없습니다.
- 설치 기사가 현장에서 서명 권한을 가진 담당자에게 이메일이나 카카오톡으로 납품확인서 링크를 발송합니다.
- 담당자는 장소에 상관없이 스마트폰으로 5분 안에 서명을 완료할 수 있습니다.
- 더 이상 담당자를 기다리거나 나중에 이메일로 서류를 다시 요청하는 번거로움이 없습니다.
3. 설치 기사 계약도 간편하게: 템플릿 & 대량 전송
매번 반복되는 일용직 근로계약서 작성 문제를 해결합니다.
- 템플릿 활용: 자주 사용하는 근로계약서를 템플릿으로 저장해두고 기사 정보만 입력하여 1분 만에 계약을 요청할 수 있습니다.
- 대량 전송: 여러 명의 기사를 동시에 채용할 경우 엑셀 목록을 업로드하여 각기 다른 정보가 담긴 계약서를 한 번에 발송할 수 있습니다.
