매번 계약서 출력하고 우편 발송하는 업무가 번거롭다면 전자계약 도입을 고려해볼 시점입니다. 하지만 “어떻게 시작해야 할까?” 고민에 빠지는 실무자가 많습니다. 전자계약 도입은 단순히 시스템을 선택하는 것이 아니라 내부 승인부터 정착까지 임직원과의 협업이 필요합니다. 이 글에서는 성공적으로 도입 진행하는 3단계 실무 가이드를 제공해드리겠습니다!
1단계) 전자계약 도입 전 준비사항
현재 계약 프로세스 진단하기
전자계약 도입의 첫 단계는 현재 계약 업무의 비효율을 파악하는 것입니다. 대면계약 시 인건비, 교통비 등 1건 당 최소 10만원 이상의 지출을 전자계약 이용시 우편/퀵, 교통비, 보관 및 관리 비용 등 90% 이상 비용 절감할 수 있습니다. 또한 등기 우편을 이용한 비대면계약 시, 1건당 최대 10일이 걸리던 시간을 1일 이내로 끝낼 수 있습니다. 이를 기반으로 도입 목표 및 기대효과를 설정한다면 내부 설득력이 높아질 것입니다.
실무자 니즈 파악 및 요구사항 정리
계약 업무를 직접 담당하는 실무자들의 불편사항을 인터뷰합니다. 매번 우체국을 방문해야 하는 번거로움, 계약서 분실 위험, 진행 상황 확인의 어려움 등 실무자의 생생한 경험을 바탕으로 전자계약 도입의 필요성을 구체화할 수 있습니다. 이러한 실무진의 목소리는 경영진 설득에 강력한 근거가 됩니다.
2단계) 내부 승인을 위한 전략
전자계약 도입은 법무팀, IT팀, 재무팀 등 여러 부서에 영향을 미칩니다.
법무팀에게는 종이계약과 동일한 법적효력과 자동 계약서 교부 및 저장을, IT팀에게는 강력한 보안과 기존 시스템과의 연동을 중점적으로 어필하세요. 재무팀에게는 비용 절감에 대한 어필이 가장 효과적입니다. 각 부서의 관심사에 맞춘 설득 자료를 준비하면 내부 협의 과정을 원활하게 진행할 수 있습니다.
💡Tip. 특히, 경영진에게는?
ROI(투자 대비 수익률)를 명확히 제시해야 합니다. 전자계약 도입 비용 대비 연간 절감 효과, 업무 효율성 향상, 고객 만족도 개선 등을 구체적인 수치로 제시하세요. 또한 동종 업계의 성공 사례를 레퍼런스로 활용하면 설득력을 더욱 높일 수 있습니다.
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도입 제안서 작성 체크리스트
- 현재 문제점
- 전자계약 도입 목표
- 기대 효과
- 예상 비용
- 도입 일정
위 조건들을 체계적으로 정리합니다. 특히 정량적 효과(비용 절감, 시간 단축)와 정성적 효과(보안 강화, 이미지 개선)를 균형있게 제시하여 다각도로 도입 필요성을 어필하세요.
3단계) 시스템 선택 및 도입 관리
단계별 도입 전략
전사 도입 전 특정 부서나 업무에 한정하여 테스트를 진행하세요. 초기 도입 과정에서 발생하는 문제점을 파악하고 개선하여 단계적으로 확산하면 정착 가능성이 높아집니다. 직원 교육과 매뉴얼 배포도 함께 진행하여 도입 초기 혼란을 최소화해야 합니다.
도입 성과 측정 및 개선 방안
전자계약 도입 후 3개월, 6개월 주기로 성과를 측정합니다. 계약 체결 시간 단축, 비용 절감, 업무 만족도 등을 지표로 활용하여 실제 효과를 검증하세요. 사용자 피드백을 수집하여 지속적으로 프로세스를 개선하고, 추가 기능 도입이나 활용 범위 확대를 검토할 수 있습니다.
