민족 대명절 추석이 코앞으로 다가왔습니다.
온라인 쇼핑몰에게 추석은 연중 가장 중요한 대목 중 하나입니다. 성공적인 프로모션을 위해서는 수십, 수백 곳의 입점업체와 빠르고 정확하게 ‘프로모션 동의서’를 체결하는 것이 관건입니다.
하지만 혹시, 정작 중요한 상품 기획과 마케팅에 쏟아야 할 시간을 동의서를 취합하는 데 허비하고 있지는 않으신가요?
오늘은 이 번거로운 과정을 획기적으로 개선하고, 더 중요한 일에 집중할 수 있는 방법을 알려드립니다.
바쁜 추석 시즌, ‘동의서 취합’이 발목을 잡는 이유
성공적인 프로모션을 위해선 입점업체들의 빠른 참여와 동의가 필수적이지만, 전통적인 이메일 방식은 여러 가지 문제를 일으킵니다.
- 파악이 어려운 진행 상황
수백 곳에 이메일을 보낸 뒤, ‘누가 회신했는지’, ‘누가 아직 안 했는지’를 엑셀 시트에 수동으로 체크해야 합니다. 담당자는 회신이 올 때까지 전화나 메시지로 계속 참여를 독려해야 합니다.
- 제각각인 동의서 형식
어렵게 회신을 받아도 문제입니다. 깔끔한 스캔본 대신 스마트폰으로 찍어 보낸 그림자 진 사진, 기울어진 팩스 출력물 등 형식이 제각각이라 정리하는 데 또 시간이 걸립니다. 서명이 누락된 경우엔 처음부터 다시 요청해야 합니다.
- 찾기 힘든 증빙 자료
모든 동의서를 취합한 후에도 이메일과 PC 폴더에 흩어져 있어, 정산이나 이슈 발생 시 특정 업체의 동의서를 찾아내기란 쉽지 않습니다. 이는 중요한 법적 증빙 자료 관리의 허점이 될 수 있습니다.
클릭 한 번으로 끝내는 프로모션 동의서 관리
이 모든 복잡한 과정을 전자서명 ‘대량전송’ 기능으로 한 번에 해결할 수 있습니다. 엑셀 파일 업로드 한 번이면 수백 곳의 입점업체에 동의서를 동시 발송하고, 동의 현황까지 자동으로 추적할 수 있습니다.
Before (기존 이메일 방식)
- 이메일로 입점업체 전체에 동의서 파일 발송
- 회신 여부를 엑셀 시트에 수동으로 체크
- 미회신 업체에 전화, 메시지로 참여 독려
- 제각각인 형식의 회신 파일 정리 및 재요청
After (전자서명 대량전송)
- 엑셀 파일 업로드 한 번으로 수백 곳에 동의서 동시 발송
- 실시간 대시보드로 동의 현황 자동 추적
- 미서명자에게 자동 리마인더 발송
- 모든 동의서가 안정성 인정받은 클라우드에 자동 저장/보관
이 외에도 템플릿 기능으로 매년 프로모션마다 동의서를 쉽게 재사용할 수 있고, 누가 언제 문서를 확인하고 서명했는지 모든 과정이 기록된 ‘감사추적인증서’가 발급되어 분쟁 소지를 없앴니다.
성공적인 명절 프로모션은 디테일에서 결정됩니다. 입점업체와의 원활한 소통과 빠르고 정확한 합의는 그 무엇보다 중요합니다.
반복적인 동의서 취합 업무는 이제 전자서명에 맡기세요. 그리고 아낀 시간과 에너지로 더 창의적인 상품을 기획하고, 더 효과적인 마케팅 전략을 고민하는 데 집중해 보세요.
