레퍼런스 체크를 진행할 때마다 동의서는 받지만, 이 정도면 충분한지 확신이 서지 않는 경우가 많지 않으신가요? 조회 범위, 보관 기간, 제3자 제공까지 어디까지 명시해야 법적·실무적으로 안전한지가 늘 고민거리입니다.
동의서 문구 하나의 누락이 개인정보 이슈나 채용 분쟁으로 이어질 수 있기 때문입니다. 이 글에서는 개인정보보호법과 채용 실무 기준을 바탕으로, 레퍼런스 체크 동의서에 반드시 포함해야 할 핵심 항목을 정리합니다.
✅레퍼런스 체크, 왜 동의서가 필수인가요?
레퍼런스 체크는 후보자의 전 직장 동료나 상사에게 연락하여 업무 능력, 성과, 협업 태도 등을 확인하는 절차입니다. 이 과정에서 후보자의 개인정보(이름, 연락처, 경력 정보 등)가 제3자에게 제공되므로, 개인정보보호법 제17조(개인정보의 제공)에 따라 반드시 후보자의 사전 동의를 받아야 합니다.
| 개인정보보호법 제 17조(개인정보의 제공) |
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| ① 개인정보처리자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당되는 경우에는 정보주체의 개인정보를 제3자에게 제공(공유를 포함한다. 이하 같다)할 수 있다. <개정 2020. 2. 4., 2023. 3. 14.> 1. 정보주체의 동의를 받은 경우 2. 제15조 제1항- 제2호/제3호 및 제5호부터 제7호까지에 따라 개인정보를 수집한 목적 범위에서 개인정보를 제공하는 경우 ② 개인정보처리자는 제1항제1호에 따른 동의를 받을 때에는 다음 각 호의 사항을 정보주체에게 알려야 한다. 다음 각 호의 어느 하나의 사항을 변경하는 경우에도 이를 알리고 동의를 받아야 한다. 1. 개인정보를 제공받는 자 2. 개인정보를 제공받는 자의 개인정보 이용 목적 3. 제공하는 개인정보의 항목 4. 개인정보를 제공받는 자의 개인정보 보유 및 이용 기간 5. 동의를 거부할 권리가 있다는 사실 및 동의 거부에 따른 불이익이 있는 경우에는 그 불이익의 내용 ③ 삭제 <2023. 3. 14.> ④ 개인정보처리자는 당초 수집 목적과 합리적으로 관련된 범위에서 정보주체에게 불이익이 발생하는지 여부, 암호화 등 안전성 확보에 필요한 조치를 하였는지 여부 등을 고려하여 대통령령으로 정하는 바에 따라 정보주체의 동의 없이 개인정보를 제공할 수 있다. <신설 2020. 2. 4.> |
동의서 없이 레퍼런스 체크를 진행하면 개인정보보호법 위반으로 과징금이 부과될 수 있으며, 후보자가 채용 과정의 공정성을 문제 삼아 법적 분쟁을 제기할 수도 있습니다.
레퍼런스 체크 동의서 필수 기재 항목 5가지
평판조회 시 개인정보 제3자 제공 동의의 범위와 항목이 불명확하거나 징구 절차가 허술할 경우, 향후 개인정보보호법 위반 및 채용 공정성 시비 등 심각한 컴플라이언스 리스크에 직면합니다. 반드시 포함해야 할 항목을 정리합니다.
| 1. 개인정보 제공 목적 | ㅇ 명시 사항 “귀하의 개인정보는 채용 전형 중 레퍼런스 체크(평판조회)를 위해 전 직장 관계자에게 제공됩니다.” ㅇ 주의사항 목적을 명확히 기재해야 하며, “기타 채용 관련 업무”처럼 포괄적으로 작성하면 안 됩니다. |
| 2. 제공되는 개인정보 항목 | ㅇ 명시 사항 – 성명, 생년월일 – 전화번호, 이메일 – 경력 정보 (재직 기간, 직책, 담당 업무) – 레퍼런스 제공자 정보 (이름, 직책, 연락처) ㅇ 주의사항 실제로 제공하는 항목만 정확히 기재해야 합니다. 과도한 정보 수집은 개인정보보호법 위반입니다. |
| 3. 개인정보를 제공받는 자 | ㅇ 명시 사항 “레퍼런스 제공자로 지정된 전 직장 동료 또는 상사 (후보자가 지정한 자에 한함)” ㅇ 주의사항 후보자가 직접 지정한 레퍼런스 제공자에게만 연락해야 합니다. 후보자 동의 없이 임의로 전 직장에 연락하면 위법입니다. |
| 4. 개인정보 보유 및 이용 기간 | ㅇ 명시 사항 “채용 종료 후 1년간 보관하며, 기간 경과 시 즉시 파기합니다. (채용된 경우 인사기록으로 전환)” ㅇ 법적 근거 채용심사자료는 채용 종료 후 즉시 파기가 원칙이나, 분쟁 대비를 위해 1년간 보관할 수 있습니다 (개인정보보호 가이드라인 참조). |
| 5. 동의 거부 권리 및 불이익 안내 | ㅇ 명시 사항 “귀하는 개인정보 제공 동의를 거부할 권리가 있으나, 동의하지 않을 경우 레퍼런스 체크를 진행할 수 없어 채용 전형에서 불이익이 발생할 수 있습니다.” ㅇ 법적 근거 개인정보보호법 제22조(동의를 받는 방법)에 따라 동의 거부 권리와 그에 따른 불이익을 명확히 고지해야 합니다. |
평판조회 시 실무 주의사항 3가지
주의사항 1: 후보자가 지정한 레퍼런스에만 연락
후보자 동의 없이 전 직장 인사팀이나 다른 동료에게 임의로 연락하면 개인정보보호법 위반입니다. 반드시 후보자가 동의서에 명시한 레퍼런스 제공자에게만 연락해야 합니다.
주의사항 2: 조회 내용 기록 및 보관
레퍼런스 체크 결과는 문서로 기록하고, 후보자 동의서와 함께 안전하게 보관해야 합니다. 구두로만 확인하고 기록을 남기지 않으면 채용 분쟁 시 증빙이 불가능합니다.
주의사항 3: 민감정보 질문 금지
레퍼런스 체크에서 종교, 정치 성향, 건강 상태, 가족 관계 등 민감정보를 질문하면 차별금지법 및 개인정보보호법 위반입니다. 업무 능력, 성과, 협업 태도 등 업무 관련 사항만 질문해야 합니다.
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레퍼런스 체크 동의서, 법적 요건을 충족하면서도 업무 효율까지 높일 수 있습니다. 모두싸인은 안전한 관리 환경과 함께 채용 시즌 업무 부담을 대폭 줄여줍니다.
📍검증된 평판조회 동의서 양식 제공
모두싸인이 제공하는 평판조회 동의서 양식은 개인정보보호법 필수 항목을 모두 포함하고 있어, 별도 검토 없이 바로 사용할 수 있습니다. 법무 검토 시간을 절약하고 즉시 채용 절차를 시작할 수 있습니다.
📍사내 양식도 한 번만 등록하면 끝
이미 사용 중인 평판조회 동의서 양식이 있다면, 모두싸인에 한 번만 등록하면 이후 채용 시즌마다 반복 사용할 수 있습니다. 매번 워드 파일을 수정하거나 PDF를 편집할 필요가 없습니다.
📍이메일·카카오톡으로 즉시 발송 및 자동 회수
후보자에게 이메일이나 카카오톡으로 동의서를 발송하고, 모바일에서 즉시 서명받을 수 있습니다. 서명 완료 시 자동으로 회수되어, 별도로 독촉하거나 수작업으로 정리할 필요가 없습니다.
📍모든 과정이 안전하게 관리되는 시스템
본인인증, 암호화 저장, 접근 통제, 감사추적까지 모든 과정이 자동으로 기록되고 관리됩니다. 개인정보보호법 요구사항을 완벽히 충족하면서도, HR 담당자는 채용 업무에만 집중할 수 있습니다.
🚨 채용 시즌, 절차상 분쟁 없이 안전하게 진행하세요
회사의 가장 중요한 인적자원을 채용할 때, 특히 경력직 채용에서는 레퍼런스 체크를 많이 진행합니다. 이 과정에서 동의서를 받지 않고 레퍼런스 체크를 진행할 경우 개인정보보호법 위반은 물론, 후보자와의 분쟁 소지가 생길 수 있습니다. 이를 방지하기 위해 동의를 구하는 과정부터 명확하게 진행해야 합니다.
하지만 채용 시즌은 인사팀 업무가 몰리는 시기입니다. 여러 포지션에 대한 동시 채용이 진행되고, 수십 명의 후보자를 관리하다 보면 동의서를 하나하나 체크하고 잘 보관하기 어려울 수 있습니다.
💡 모두싸인으로 해소하는 채용 시즌 부담
- 동의서 양식 검토 및 작성 시간 제로
- 후보자별 동의서 발송·회수 자동화
- 보관 및 파기 일정 자동 관리
- 분쟁 시 증빙 자료 즉시 확보
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