평판조회 동의서란?
평판조회 동의서는 기업이 채용 과정에서 지원자의 전 직장 이력, 업무 성과, 인성 등에 대한 정보를 수집할 수 있도록 사전 동의를 받는 공식 문서입니다. 이는 채용 담당자가 개인정보 보호법을 준수하며 안전하게 평판조회를 진행하기 위한 절차입니다.
평판조회는 인재 채용 시 역량 검증, 이직 사유 확인, 조직 적합도 판단을 위한 중요한 수단이지만 조회 내용이 모두 개인정보에 해당되기 때문에 반드시 지원자의 서면 동의가 필요합니다.
평판조회 동의서 작성 시 확인해야 할 사항
① 동의 목적 및 항목 명시
‘평판조회’라는 단어만 기재하는 것이 아닌 조회 목적, 항목(근무 기간, 직무 내용, 평가 등)을 구체적으로 서술해야 함
- 예시 항목:
- 재직 기간 및 직책
- 주요 업무 및 직무 역량
- 조직 적응력 및 대인관계
- 퇴직 사유 등
② 동의 기간과 범위 설정
- 동의 유효 기간, 정보 수집 범위(이전 직장 수, 연락 대상 등)도 함께 기재해야 지원자의 권리를 보호할 수 있음
- 조회 대상자(예: 직전 1개 또는 2개 회사 등)를 명확히 기재하는 것이 바람직
③ 정보 제공자 보호 조치 안내
- 조회 대상자(전 직장 상사 등)의 개인정보 보호와 익명 보장 유무에 대한 안내 문구 포함
- 평판조회 내용은 외부에 공유되지 않으며 채용 심사 목적 외 사용하지 않음을 명시
모두싸인으로 평판조회 동의서 안전하게 받는 법
지원자에게 매번 종이로 동의서를 요청하고 수기로 관리하는 것은 보안 리스크 및 행정 부담이 큽니다. 전자서명을 활용하면 지원자 동의부터 서명, 보관까지 한 번에 처리할 수 있습니다.
① 템플릿으로 동의서 양식 등록
- 회사 고유 양식을 템플릿으로 등록해두면 지원자 이름과 면접 일정만 입력하여 바로 전송 가능
② 온라인으로 간편 서명 요청
- 이메일 또는 카카오톡으로 비대면 서명 요청 가능
- PC는 물론 모바일에서도 클릭 몇 번이면 동의서 제출 완료
③ 개인정보 보호 조치 및 기록 보관
- 서명 완료된 동의서는 모두싸인 서버에 안전하게 보관
- 열람 시간, IP까지 자동 기록되어 추후 이력 조회가 간편하고 법적 증빙 자료로도 활용할 수 있음
④ 채용 프로세스와 연동 가능
- 입사지원서, 비밀유지서약서 등과 함께 동의서까지 한번에 패키지화하여 발송 가능
- 채용관리(ATS) 시스템과 연동하면 더욱 효율적인 채용 문서 관리 가능
최재윤 변호사님께서 검토 및 제공한 평판조회 동의서 양식을 활용하여 안전하게 동의를 받으세요.
