HR 문서는 계약서나 동의서 등 임직원 개인정보가 많습니다. 인사 담당자는 수십 가지 문서의 교부 및 보존과 같은 문서 관리 부담을 안고 있습니다. 안전하고 확실한 문서관리를 통한 HR 리스크 예방 방안을 소개드립니다.
전자서명, 전자문서 방식으로 전환하는 인사문서 관리
임직원 라이프사이클 전반에 따라 채용, 급여, 보상, 평가, 교육, 노무 등 다양한 이슈를 다루는 인사팀은 문서 보관 및 관리 부담과 리스크 예방, 신뢰도 향상을 위해 ‘전자문서’ 형태로 인사문서를 관리하고 있습니다.
특히 단순 전자문서로의 전환이 아닌 전자서명, 전자문서 기반의 전자계약 솔루션을 도입하여 복잡한 인사업무의 개선하고 HR 리스크를 사전 차단하고 있습니다.
인사문서 보안과 HR 리스크 예방을 동시에 가능케하는 전자계약
- 디지털 보관 기능 : 전자계약 시스템으로 인사문서를 디지털화하고 종이문서 관리 부담을 즉시 줄일 수 있습니다. 이를 통해 인사문서 관리 체계를 고도화할 수 있고 HR 문서의 분실 또는 훼손의 위험을 개선합니다.
- 자동 백업 및 암호화 : 전자계약으로 문서를 자동 백업하고 암호화하여 지류문서보다 보안이 강화됩니다.
- 쉽고 빠른 문서 열람 : 전자계약 시스템에서 다룬 모든 인사 문서를 쉽게 검색할 수 있어 필요할 때 빠르게 열람하여 업무에 신속 대응할 수 있습니다.
전자계약으로 인사업무 법적 리스크를 줄인 HR문서 관리 성공사례
- 디캠프(은행권청년창업재단) : 임직원의 업무공간이 이원화되었지만, 떨어진 상황에서도 어디서나 쉽게 서명날인 할 수 있는 전자계약으로 근로계약 포함 내부 임직원의 서명을 받고 있습니다. 종이문서 보관이 필요 없고 문서의 이력관리가 자동화 되어 보안과 업무 효율이 향상되었습니다.
- 올투딜리셔스 : 본사, 전국 40개 이상의 직영점, 공장 등 아르바이트생을 포함한 전체 근로자의 근로조건이 각기 다른 상황에서 전자계약으로 즉각적인 근로계약을 체결하고 있습니다. 이를 통해 종이계약으로 발생할 수 있는 민감정보 유출, 문서 분실 또는 누락 등의 문제를 사전에 방지했습니다.
이외에도 삼성물산, BGF리테일, 한국국제협력단(KOICA), 대한항공, 토스, 카카오페이 증권에서도 전자계약 시스템을 도입하여 인사문서 관리 효율과 안전을 강화하고 있습니다.
안전한 인사문서 관리를 통해 HR 법적 리스크를 줄일 수 있어 이미 많은 기업이 전자계약을 도입하였고 이제는 인사팀 필수 솔루션으로 인정받고 있습니다.
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