채용 과정에서 수취한 서류를 언제까지 보관해야 할지 고민한 적 있으신가요? 인사 업무에 절대 빠질 수 없는 채용 서류의 보존기간을 알려드립니다. 합격자, 불합격자, 당일 퇴사, 파견근로자 등 유형별 채용서류 보관기간을 확인해 보세요.
실무자는 어떤 채용 서류를 언제까지 보관해야할지 고민입니다
근로기준법은 인사서류 의무 보관기간을 명시하고 있지만, 이력서나 주민등록초본 등 구체적인 문서마다 보관 기간을 안내하진 않습니다. 또한 미채용자, 입사 당일 퇴사자, 파견근로자와 같이 실무에서 마주치는 상황은 법률에 명시된 사항보다 복잡합니다. 어떤 상황에서 어떤 서류를 얼마나 오랫동안 보관해야 하는걸까요?
1. 합격자 vs 불합격자 채용 서류 보관 기간
- 합격자 : 재직 중 서류 보관하고 있다가 퇴직 이후 3년동안 자료 보존
- 불합격자 : 채용여부가 확정된 이후 14일~180일 간 채용서류 보관
합격자의 채용서류(이력서, 자기소개서, 졸업증명서 등)에 대한 보관의무는 없습니다. 다만 실무에서는 등초본 과 같은 개인정보는 불합격자와 동일하게 최대 180일까지 보관한 후 파기하고, 이력서는 퇴사일로부터 3년까지 보관하는 경우도 있습니다.
불합격자의 채용서류는 채용 확정일 기준 14일~180일 간 서류를 보존합니다. 탈락자가 채용서류 반환 청구를 요청하면 회사는 14일 내로 의무를 이행해야하기 때문인데요. 180일이 지나면 지체없이 5일 이내로 파기해야 합니다. 단, 온라인으로 전형을 진행했다면 반환 의무는 없습니다.
2. 입사 당일 퇴사자의 서류 보관 기간
입사 당일 근로계약을 체결하고 그날 곧바로 퇴사하는 경우도 있습니다. 이런 경우 문서를 보존해야할지 고민 될 수 있지만, 정확한 정보는 찾기 어려운데요.
문서 보존의무는 근로계약 체결에 따라 발생하므로 입사자가 당일 근무를 마치고 퇴사를 했더라도 문서를 보존해야 합니다. 기산일 기준 3년동안 아래 자료를 보관하면 됩니다.
| 서류 구분 | 보존기간 시작일(3년) |
|---|---|
| 근로계약서 | 근로관계가 끝난 날 |
| 근로자명부 | 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날 |
| 임금대장, 급여명세서 | 마지막으로 작성한 날 |
| 임금지급, 계산 관련 협약서 등 | 해고·퇴직·사망한 날 |
| 근로시간제, 휴일 등 근로시간 관련 서류 | 서면 합의한 날 |
| 직장 내 성희롱 예방 교육 실시 자료 | 예방교육일 |
| 연소자의 증명에 관한 서류 | 근로자가 18세가 되는 날(18세 이전 퇴직 시 퇴직일) |
| 안전보건관리책임자·안전책임자·보건관리자 선임 서류 | 선임일 |
3. 파견근로자 채용관련 서류 사용사업주 보관
파견직을 채용한다면 사용자는 서류를 얼마나 오래 보관해야 할까요? 파견근로자의 채용은 파견사업주의 소관이며, 사용사업주는 파견계약서, 파견허가서, 사용사업관리대장, 파견통지서를 근로자 파견이 끝난 날을 기점으로 3년동안 보존해야 합니다. 이때 근로시간 및 의무교육은 사용사업주 책임이므로 근태기록이나 의무교육관련 증빙도 3년동안 보관하세요.
꼭 서면으로 보관하지 않아도 됩니다
채용 서류들은 꼭 서면으로 보관하지 않아도 됩니다. 인쇄만 할 수 있는 상황이라면 전자문서 형식으로도 보존할 수 있습니다. 다만 보다 해킹이나 바이러스로 인해 문서를 확인하지 못하는 상황에 대비하여 클라우드형 서비스에 올려 보관할 것을 권장드립니다.
실제 상황에서 인사서류 보관기간이 구체적으로 어떻게 될지 고민해보신 분들께 이번 글이 도움이 되었으면 좋겠습니다. 인사 외에도 영업, 세무 문서까지 관리한다면 다른 영역의 문서 보관 의무도 확인해 보세요.
