우리 회사의 임금명세서 교부 방법, 근로기준법을 잘 준수하는지 고민이신가요? 직원의 임금명세서 교부 확인을 증빙할 수 있는 방법을 공유 드립니다. 임금명세서 교부 의무를 100% 충족하는 4가지 방식을 알아 보세요.
근로기준법이 정의하는 임금명세서 교부 의무
현재 우리 회사의 임금명세서 교부 방식이 법적의무를 준수하는지 걱정되는 이유는 근로자가 임금명세서를 확인했다는 사실을 증명하기 어렵다는데 있습니다.
근로기준법에 따르면 서면이나 전자문서(ERP, 이메일, 카카오톡, 문자)를 이용하되 근로자가 확인할 수 있는 방법으로 임금명세서를 교부해야 합니다. 가령 업무 중 PC를 이용하지 않는 현장직 직원에게 ERP로 임금명세서를 교부하고 일정 기간에만 조회를 허용한다면 직원이 확인 가능한 교부 방식이라고 보기 어렵습니다.
이처럼 업무 환경에 따라 ‘근로자가 확인 가능한 방법’에 대한 기준이 모호하여 직원의 임금명세서 확인 사실을 증거로 남겨두는 것이 안전합니다.
임금명세서 교부 의무를 준수하는 방법 4가지
그렇다면 어떤 방법을 택해야 근로자의 임금명세서 확인 사실을 증명할 수 있을까요? 실무에서 주로 쓰이는 4가지 방식을 알려드리겠습니다.
1. 서면
현장직이나 고령 근로자가 많은 기업에서 종종 이용하는 방식입니다. 서면으로 임금명세서를 교부하고 확인 사실을 증거로 남기기 위해 임금명세서 교부 확인서나 수령증에 서명을 받아두면 됩니다. 증거는 확실하게 남길 수 있지만 서명 누락이나 확인증 분실 가능성이 있습니다.
2. ERP
내부 전산망을 이용하는 기업이라면 급여담당자가 ERP로 임금명세서를 입력하고 직원은 업무용 ID로 접속하여 확인할 수 있습니다. 다만 직원이 ERP를 충분히 활용한다는 점이 전제되어야 하며 ERP로 임금명세서를 교부한다는 사실을 직원에게 충분히 알려야 합니다.
3. 이메일이나 카카오톡
가장 보편적으로 이용하는 방식으로 발송 내역이나 수신자가 확인한 시간을 수집하여 임금명세서 확인 사실을 증빙할 수 있습니다. 이메일, 카카오톡으로 임금명세서를 교부하기에 앞서 ‘개인정보 수집·이용 동의서’에 꼭 전 임직원의 서명을 받아두어야 합니다. 익숙한 방식이지만 카카오톡이나 메일 확인만으로 급여명세서 파일까지 확인 했는지는 알 수 없고, 카카오톡은 일일이 확인 시간을 체크해야해 번거롭습니다.
4. 전자계약
전자계약으로 열람용 문서 전송 모두싸인과 같은 전자계약 서비스를 이용하면 계약서 뿐만 아니라 단순 열람용 문서도 전송할 수 있는데요. 직원이 문서를 확인한 즉시 확인 이력이 남고, 나아가 직원이 직접 ‘열람 완료’를 눌러 임금 명세서를 확인 사실을 확실하게 남길 수 있습니다. 직원 개개인의 확인 여부까지 엑셀로 다운받아 한눈에 파악할 수 있어 추천하는 방식입니다.
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