최근 HR의 디지털 전환은 효율과 정확도를 높이는 방향으로 변화하고 있습니다. 직원 온보딩은 신규 직원과 기업이 첫 관계를 맺는 중요한 단계이지만 문서 처리와 절차가 복잡합니다. 전자서명으로 번거로운 과정을 줄이고 계약 체결의 정확성을 높여 신규 입사자에게 좋은 첫인상을 남길 수 있습니다.
HR 온보딩 프로세스 전자서명 도입 효과
1) 프로세스 간소화 및 시간 절약
기존의 종이계약은 출력, 서명, 스캔, 보관 등 절차가 많았습니다. 반면 전자서명은 온라인으로 계약을 체결할 수 있어 절차가 단축되고 서류 처리 시간이 대폭 줄어듭니다. 이로써 신규 입사자와 인사 담당자 모두의 업무 부담이 줄어듭니다.
2)시간과 장소 제약이 없는 편의성
전자서명으로 시간과 장소에 구애받지 않고 온보딩을 진행할 수 있습니다. 재택근무, 원거리 업무 환경에서도 신규 입사자가 필요한 서류를 빠르게 제출할 수 있어 업무 시작까지 리드 타임이 단축됩니다.
3)확실한 법적 효력과 보안 강화
전자계약은 전자서명법, 전자문서법에 따라 종이계약과 동일한 법적 효력을 인정받습니다. 또한 전자서명은 데이터 암호화 및 접근 제한 등 민감한 개인 정보를 안전하게 보호합니다. 개인정보를 다루는 온보딩 절차에 필수적입니다.
직원 온보딩에서 전자계약 활용 방법
1)채용 계약서 및 개인정보/비밀유지/사내 규칙 등 동의서 서명
신규 직원은 입사 전 근로 또는 연봉계약서, 개인정보 수집 및 이용 동의서를 작성하고 취업규칙동의서, 비밀유지동의서 등 사내 규정 및 보안 정책에 동의해야 합니다. 전자서명 및 전자계약으로 더 빠르고 쉽게 서명을 작성할 수 있습니다.
2)업무용 장비 및 물품 관련 문서 관리
신규 직원이 회사로부터 노트북, 스마트폰 등 각종 장비나 물품을 지급받을 경우 인수 확인서를 작성하고 보관해야 합니다. 인수 확인서나 지급 확인서 등을 전자서명으로 진행하면 문서 관리와 지급 시점 등 히스토리 추적이 용이합니다.
3)교육 및 훈련 이수 관련 서류
법정의무교육, 수료증, 보안 교육 확인서 등 다양한 서류를 전자서명으로 간소화하여 온보딩 시 서류 작업을 대폭 줄일 수 있습니다. 인천국제공항보안은 신규 입사자 교육에 전자서명을 활용하여 서류 업무를 개선했습니다.
전자서명 도입 시 필수 검토사항
HR 업무 효율을 높여주는 전자서명, 도입 전 아래 사항을 반드시 검토해야 합니다.
1)사용자 친화적인 인터페이스: 인사 담당자와 신규 입사자가 쉽게이용할 수 있는 시스템인가?
2)법적 효력 및 보안체계 : 법적 요건을 충족하고 임직원의 개인정보를 안전하게 보호 및 처리하는 시스템인가?
3) 기존 시스템과의 연동 : 업무 효율 극대화를 위해 이용 중인 HR 시스템과 전자서명을 연동할 수 있어야 합니다.
디지털 HR 온보딩은 신규 직원이 업무에 빠르게 적응할 수 있도록 도와 긍정적인 경험을 남깁니다. 또한 인사 담당자의 업무 효율도 높일 수 있습니다.
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