산학협력단의 가장 중요한 업무는 혁신적인 연구 과제를 발굴하고 기술 사업화를 통해 대학의 가치를 높이는 일입니다. 하지만 현실은 수천 건에 달하는 연구원 근로계약서에 서명 받고 과제별로 취합하고 정리하는 일에 더 많은 시간을 쏟고 있지는 않으신가요?
이 글에서는 복잡한 연구원 계약 업무를 시스템으로 해결하고 산학협력단의 핵심 가치에 더 집중할 수 있는 구체적인 방법을 알려드립니다.
산학협력단이란?
산학협력단은 대학의 연구 역량을 산업과 연결하여 기술 개발과 사업화를 이끌어내는 조직입니다. 연구 과제 발굴부터 계약, 연구비 집행, 성과 관리까지 모든 과정을 총괄하는 대학 연구의 컨트롤 타워입니다.
산학협력단 서류 업무의 어려움
문제1. 복잡하고 긴 서명 워크플로우
연구원 근로계약은 단순 양자 계약이 아닙니다. 실제 산학협력단의 사례를 보면, 계약서 한 건이 완료되기까지 [연구 책임자 신청 → 연구원 작성 → 연구원 서명 → 연구 책임자 서명 → 산학협력단 담당자 최종 서명] 순서대로 최소 3명이 서명해야 합니다. 이 과정 중 한 명이라도 서명을 지연하면 전체 프로세스가 중단되어 병목이 생깁니다.
문제2. 한 명의 연구원, 여러 개의 과제 계약 (다과제 계약)
한 명의 연구원이 여러 연구 과제(‘다과제’)에 동시에 참여하는 경우는 매우 흔합니다. 이때 각 과제별로 별도의 계약서 세트를 모두 생성하고 서명을 받아야 합니다. 종이로 진행하면 특정 연구원이 어떤 과제 계약에 서명했는지, 모든 연구 책임자가 본인 과제에 맞게 서명했는지 추적하기 매우 어렵습니다. 또한, 각 계약의 근로시간을 합산하여 총 상한선을 넘지 않는지 관리하기는 매우 까다롭습니다.
문제3. 진행 상황 파악 어려움과 특정 시기 업무 폭증
수백, 수천 건의 계약이 동시에 진행될 때 현재 서명이 누구에게 멈춰있는지, 혹시 거절되었는지 확인하려면 끝없는 전화와 이메일로 끝없이 확인해야 합니다. 특히 계약이 몰리는 연말(12월)이 되면 이러한 관리 부담이 가중됩니다.
해결책: 자동화된 워크플로우와 실시간 현황 관리
모두싸인은 산학협력단이 겪는 복잡한 다자간 계약 문제를 명쾌하게 해결합니다.
1) 다자간 서명 순서 자동화로 병목 현상 해결
계약서 발송 시, [연구원 → 연구 책임자 → 산학협력단] 순서로 워크플로우를 미리 지정해두면 앞선 사람이 서명을 완료해야 다음 사람에게 자동으로 서명 요청 알림이 갑니다. 더 이상 실무자가 중간에서 서명을 독촉하거나 순서를 조율할 필요가 없습니다.
2) 투명한 계약 현황 관리로 확인 업무 제로
대시보드에서는 모든 계약의 진행 상태(준비 중, 서명 중, 완료, 거절)를 실시간으로 확인할 수 있습니다. ‘누구 차례에서 멈춰있는지’ 전화로 확인할 필요 없이 시스템에서 즉시 파악하고 필요한 조치를 할 수 있습니다.
3) API 연동으로 기존 시스템을 업그레이드
가장 큰 장점은 이 모든 과정을 기존에 사용하던 연구 관리 시스템(ERP) 내에서 그대로 처리할 수 있다는 점입니다. 모두싸인 API를 연동하면 계약서 발송부터 진행 상태 확인, 서명이 완료된 최종 계약서와 감사추적인증서를 다운로드하여 시스템에 자동으로 저장하고 관리하는 것까지 모두 가능합니다.
