근로계약을 앞두고 계신가요? 전국 및 해외 사업장에서 근무하는 직원과 10분 내로 계약하는 방법을 알려드립니다. 전자근로계약서를 활용해 계약서 작성부터 서명, 교부까지 효율적으로 관리해 보세요.
원거리 임직원과 계약 시 발생하는 번거로움
전국 각지의 영업소와 해외 사업장에 근무하는 임직원과 근로계약을 할 때 여러 불편함이 있는데요.
- 임직원은 직접 문서를 출력, 서명, 스캔, 회신해야함
- 기한 내에 회신되지 않으면 인사팀이 추가로 안내해야 함
- 단기간 근로자 채용이 잦다면 인사 담당자는 반복하여 근로계약을 준비해야 함
전자근로계약서를 도입하면 이러한 번거로움을 줄이고, 인사팀과 임직원이 더 간편하게 계약을 체결할 수 있습니다.
10분 만에 500명에게 전송하는 전자근로계약서 작성법
전자근로계약서를 이용하면 임직원 정보(이름, 생년월일, 계약 기간, 임금 등)만 다르게 설정하여 한 번에 계약서를 전송할 수 있습니다.
1. 근로계약서 준비
사내에서 사용하는 근로계약서를 준비해 주세요. 별도의 양식이 없다면 노무법인 예화에서 검수한 계약서 양식을 활용하셔도 좋습니다.
2. 템플릿 등록 및 입력란 설정
근로계약서 양식을 전자근로계약서 서비스에 업로드하여 ‘템플릿’으로 등록합니다. 이어서 임직원별 정보를 입력합니다.
- 문서편집 입력란 배치 : 인사팀이 미리 설정하여 보낼 정보로, 직원 이름, 생년월일, 계약 기간, 임금 등을 기재
- 서명자(임직원) 입력란 설정 : 문서를 전달받은 임직원이 직접 입력해야 할 체크박스, 이름, 서명 입력란을 배치합니다. 필요하다면 임직원에게 첨부파일을 요청할 수 있습니다.
3. 직원 정보 업로드
대량전송용 엑셀 파일에 임직원 정보를 입력합니다.
- 서명자 설정 & 추가 인증 수단 및 기타 설정 열 : 근로계약서를 받을 임직원 이름, 이메일 또는 전화번호, 인증 수단
- 추가 내용 열 : 주소, 임금 정보와 같은 문서편집 입력란 세부내용
임직원 및 임금 정보가 기재된 엑셀 파일을 업로드하면 임직원 정보가 계약서마다 자동 기재됩니다. 테스트 전송을 통해 예상한 대로 계약서가 작성되었는지 확인해 보세요.
✅ 엑셀을 이용하지 못하더라도 전자근로계약 서비스에서 곧바로 임직원 정보를 입력할 수 있습니다.
4. 계약서 발송
임직원 정보를 최종 확인한 후 ‘전송 시작’을 클릭하여 계약서를 발송합니다.
임직원의 전자근로계약서 작성법
임직원은 이메일 또는 카카오톡으로 서명 요청 알림을 받습니다. 본인 인증 후 입력란을 채우고, 즉석으로 사인·도장을 만들어 날인하면 계약서 작성이 완료됩니다.
전자근로계약서 자동 교부
계약서 작성을 완료하면 회사와 임직원에게 서명이 날인된 전자근로계약서가 자동 교부됩니다. 인사팀은 전자근로계약서 서비스 문서함에서, 임직원은 이메일이나 카카오톡 서명완료 알림 링크에 접속하여 문서를 다운로드할 수 있습니다.
또한, 계약의 주요 진행이력이 기록된 감사추적인증서가 함께 발급되어 임직원 본인의 서명 사실을 증명할 수 있습니다.
이처럼 전자근로계약서를 활용하여 단기간 근로자 근로계약서, 매년 반복되는 임직원 연봉계약을 간단하게 진행할 수 있습니다.
인사 담당자라면 2025년 2월까지 전자서명을 최대 50% 할인된 가격에 도입하실 수 있는데요. 가격 할인 외 추가 계약 건수, 인사팀 전용 기능까지 더 큰 혜택을 준비했습니다. 아래 링크에서 더 자세히 알아보세요.
