시설물관리대장이란?
시설물관리대장이란 교육시설을 안전하고 체계적으로 관리하기 위해 시설물의 기본 현황, 상세 제원, 관리 주체 등의 정보를 기록하는 문서입니다.
시설물의 현황을 정확히 파악하여 안전 점검, 유지보수, 내진 보강 등의 이력을 체계적으로 관리하고, 이를 통해 시설물의 안전을 확보하기 위해 사용됩니다.
시설물관리대장 작성 방법
1) 기본현황
: 시설물의 기본적인 정체성을 나타내는 정보입니다.
시설물의 공식 명칭, 번호, 종류, 주소 등 핵심 정보를 정확하게 기재합니다. 특히 준공일, 내진설계 대상 및 실제 적용 여부 등 안전과 직결된 항목은 누락 없이 작성해야 합니다.
2) 상세제원
: 시설물의 구체적인 규모와 구조를 파악하기 위한 정보입니다.
주된 용도(예: 강의동, 체육관), 구조 형식(예: 철근콘크리트구조), 층수, 연면적, 최고 높이 등을 사실에 근거하여 기재합니다.
3) 관리주체
: 시설물 관리의 책임 소재를 명확히 하는 정보입니다.
시설물을 실질적으로 관리하는 주체(예: OO대학교 시설관리팀)와 공공/민간 구분을 명시하고, 대장을 최초로 작성한 날짜와 작성자, 그리고 최종 수정일과 수정자를 기록하여 관리 이력의 투명성을 확보합니다.
전자서명으로 시설물관리대장 관리하기
시설물의 안전은 정확한 기록과 철저한 이력 관리에서 시작됩니다. 중요한 점검이나 보수 후 관리대장을 업데이트하고 관계자에게 확인받는 과정을 전자서명으로 전환하여 관리의 투명성을 높여보세요.
- 추가 서류 첨부 기능으로 증빙 자료를 한 번에 관리
안전 점검 결과 보고서, 보수 공사 전후 사진, 각종 필증 등 관리대장의 증빙서류를 계약서에 직접 첨부하여 발송하고 관리할 수 있습니다. 이렇게 하면 대장과 증빙 자료가 분리되어 다시 찾아볼 일 없이, 서명된 최종 문서 하나로 모든 이력을 완벽하게 증명할 수 있습니다.
- 참조자(CC) 설정으로 관련 부서에 투명하게 공유
시설 관리 담당자가 대장을 업데이트하고 서명할 때, 행정실장이나 안전 관리 책임자 등 직접 서명할 필요는 없지만 내용을 인지해야 할 사람들을 ‘참조자’로 지정할 수 있습니다. 참조자는 서명이 완료되면 완료된 문서를 자동으로 수신하게 되어, 별도의 보고 절차 없이도 중요 시설 현황을 투명하게 공유할 수 있습니다.
- 문서 검색 및 라벨 기능으로 수많은 대장을 효율적으로 분류
관리하는 시설물이 많아지면 특정 건물의 대장을 찾기 어려워집니다. ‘라벨’ 기능을 활용해 ‘A동’, ‘2025년 정기점검’, ‘소방시설’ 등으로 대장을 분류해두면, 나중에 필요한 문서를 검색 기능으로 쉽고 빠르게 찾아볼 수 있어 감사를 대비하거나 과거 이력을 확인할 때 매우 유용합니다.
