사원총회(이사회)의사록 양식과 작성법

사원총회(이사회) 의사록이란?

사원총회(이사회)의사록은 사단법인이나 회사의 사원총회 또는 이사회의 회의 진행 과정과 결의 내용을 공식적으로 기록하는 문서입니다. 총회나 이사회에서 결정된 안건이 적법한 절차를 거쳐 의결되었음을 증명하기 위해 작성하며 서명 또는 기명날인이 포함되어야 법적 효력을 가집니다.

사원총회(이사회) 의사록 작성 방법

개최 정보 및 출석 현황

의사록의 가장 상단에 회의 일시와 장소를 명확히 기재합니다. 이어서 총 사원(이사)수와 출석 사원(이사)수를 기록하여 해당 회의가 정관이나 법규에 따른 적법한 정족수(법정수)를 충족했음을 밝힙니다. 출석은 본인 출석과 위임 출석을 구분하여 기록하는 것이 중요합니다.

의안 심의 및 결의 내용

논의된 안건은 제1호 의안과 같이 순서대로 기재하고 각 안건의 제목과 심의 내용을 상세하게 서술합니다. “의장은 ~를 이유로 할 필요가 있음을 설명하고”와 같이 안건 상정의 배경을 기록하고 참석자들의 찬반 여부를 물어 결의 과정을 기록해야 합니다.

만장일치로 가결된 경우 전원이 이의 없이 찬성하여 만장일치로 그에 대해 승인을 가결하다와 같이 구체적으로 명시하여 결의의 강력한 효력을 나타낼 수 있습니다.

기명 날인

의사록의 마지막에는 작성 날짜를 기록하고 회의를 주재한 의장 이사와 참석한 이사들의 성명과 인감(인)을 날인하여 문서의 진정성을 확보해야 합니다. 이 날인이 있어야만 의사록이 법적 효력을 가집니다.

전자서명으로 사원총회(이사회) 의사록 전송하기

사원총회(이사회)의사록은 여러 이사, 사원에게 일일이 서명을 받아야 해 번거롭습니다. 모두싸인은 이사회 의사록을 더욱 안전하고 효율적으로 관리할 수 있는 최적의 솔루션을 제공합니다.

간편하고 안전한 서명 절차

의사록은 여러 이사나 사원의 서명이 필요하므로 모두싸인을 활용하면 서명자들이 한자리에 모일 필요 없이 각자의 위치에서 편리하게 서명할 수 있습니다. 이메일이나 카카오톡으로 전송된 서명 요청 링크를 통해 PC, 태블릿, 스마트폰 등 다양한 기기에서 서명이 가능합니다. 문서를 분실하거나 훼손 염려 없이 안전하게 보관할 수 있습니다.

체계적인 문서 보관 및 관리

서명이 완료된 의사록은 모두싸인 클라우드에 보관되어 언제든지 필요한 이사나 법무팀이 즉시 열람하고 공유할 수 있습니다. 이로써 문서 보관 공간을 절약하고 서류 접근성을 높일 수 있습니다.