개인정보 수집·이용 동의서란?
개인정보 수집·이용 동의서란 기업이나 기관이 서비스 제공, 계약 체결, 인사 관리 등의 목적으로 개인의 정보를 수집하고 활용하기 전에, 해당 정보의 주체로부터 동의를 얻기 위해 사용하는 문서입니다. 이 동의서는 정보 주체에게 어떤 정보를, 왜, 얼마 동안 수집하고 사용하는지를 명시하여 자기 정보에 대한 통제권을 보장합니다.
개인정보 수집·이용 동의서 작성 방법
- 개인정보 수집·이용에 대한 동의
기본적인 개인정보(성명, 부서, 생년월일 등) 수집에 대한 동의를 받는 항목입니다. ‘수집 항목’, ‘수집 및 이용 목적’, ‘보유 및 이용 기간’을 구체적으로 명시해야 합니다.
- 민감정보 처리에 대한 동의
건강 정보, 종교, 정치적 견해 등 개인의 사생활을 현저히 침해할 우려가 있는 민감정보는 반드시 별도로 구분하여 동의를 받아야 합니다. 마찬가지로 수집 항목, 목적, 보유 기간을 명확히 기재해야 합니다.
- 고유식별정보 처리에 대한 동의
운전면허번호, 여권번호, 외국인등록번호 등 다른 사람과 식별되는 고유식별정보를 처리할 때에도 별도의 동의가 필요합니다.
- 동의 거부 권리 안내
모든 동의 항목에는 정보 주체가 개인정보 수집 및 이용에 대한 동의를 거부할 권리가 있다는 사실과, 동의를 거부할 경우 받을 수 있는 불이익(서비스 제한 등)을 명시해야 합니다.
- 만 14세 미만 아동의 경우
정보 주체가 만 14세 미만일 경우, 반드시 법정대리인(부모 등)의 동의를 받아야 하며, 법정대리인의 성명, 연락처, 정보 주체와의 관계를 기재해야 합니다.
전자서명으로 개인정보 수집·이용 동의서 전송하기
수백, 수천 명에게 동의서를 받고 관리하는 일은 번거롭고 많은 시간이 소요됩니다. 개인정보가 담겨 있어 보안에도 각별히 신경 써야 하죠. 이제 전자서명으로 대량의 동의서 업무를 안전하고 간편하게 처리해 보세요.
- 링크서명 기능으로 불특정 다수에게 동의서 받기
연락처를 모르는 불특정 다수에게 동의서를 받아야 할 때 유용합니다. 생성된 문서 링크(URL)나 QR코드를 홈페이지, 신청 안내 페이지 등에 게시하면, 다수의 사람들이 해당 링크를 통해 간편하게 동의서를 작성하고 제출할 수 있습니다.
- 대량전송 기능으로 수백 건의 동의서 한 번에 보내기
직원, 회원 등 특정 대상 그룹에게 일괄적으로 동의서를 보내야 할 때 편리합니다. 엑셀 파일에 동의가 필요한 사람들의 이름, 이메일 주소 등을 정리하여 업로드하면, 버튼 클릭 한 번으로 수백, 수천 건의 동의서를 동시에 발송할 수 있습니다.
- 워크스페이스 기능으로 동의서 체계적으로 관리하기
부서별, 목적별로 워크스페이스(협업 공간)를 만들어 동의서를 관리할 수 있습니다. 멤버별로 문서 접근 권한을 설정할 수 있어, 인사팀은 채용 관련한 동의서, 마케팅팀은 이벤트 관련 동의서만 열람하도록 하여 개인정보 접근을 통제하고 보안을 강화할 수 있습니다.
