개인정보 열람 요구서란?
개인정보 열람 요구서란 정보 주체(개인)가 자신의 개인정보를 처리하는 개인정보처리자(기업, 기관 등)에게 본인의 정보가 어떻게 수집, 이용, 제공되고 있는지를 확인하기 위해 열람을 요청하는 공식 문서입니다.
이 문서는「개인정보 보호법」 제35조에 따라 보장된 정보 주체의 열람 요구권을 행사하기 위한 절차에 필요합니다. 개인은 개인정보 열람 요구서로 자신의 정보에 대한 통제권을 갖고 정보 처리의 투명성을 확보할 수 있습니다.
개인정보 열람 요구서 작성 방법
정보주체 및 대리인
: 요구하는 사람의 신원을 밝히는 항목입니다.
‘정보주체’란에는 열람을 원하는 본인의 성명, 생년월일, 연락처, 주소 등을 기재합니다. 만약 법정대리인 등이 대신 요구하는 경우에는 ‘대리인’란에 대리인의 인적 사항과 정보주체와의 관계를 함께 적습니다.
요구내용
: 어떤 정보를 열람하고 싶은지 선택하는 항목입니다.
열람을 원하는 내용의 확인란에［√］표시를 하면 됩니다. 선택할 수 있는 항목은 다음과 같습니다.
- 개인정보의 항목 및 내용
- 개인정보의 수집·이용 목적
- 개인정보의 보유 및 이용 기간
- 개인정보의 제3자 제공 현황
- 개인정보 처리에 동의한 사실 및 내용
처리기간
: 정보주체가 요구서를 제출하면 개인정보처리자는 10일 이내에 열람 여부를 결정하여 통지해야 합니다.
전자서명으로 개인정보 열람 요구서 처리하기
기업은 고객의 개인정보 열람 요구에 법적으로 대응해야 할 의무가 있으며, 이 과정에서 요구인의 신원을 정확히 확인하고 처리 과정을 명확히 기록하는 것이 중요합니다. 이제 전자서명으로 열람 요구 처리 업무를 더 안전하고 효율적으로 관리해 보세요.
- 휴대폰 본인인증으로 요구인의 신원 정확히 확인
개인정보 열람은 민감한 정보를 다루므로 요구자가 정보 주체 본인인지 확인하는 절차가 필수입니다. 전자서명 서비스의 휴대폰 본인인증 기능을 활용하면, 비대면으로도 신뢰도 높은 본인 확인이 가능하여 개인정보 무단 열람의 위험을 방지할 수 있습니다.
- 감사추적인증서로 처리 과정의 법적 증거 확보
요구서 접수부터 처리까지 모든 과정은 법적 분쟁의 소지가 있습니다. 계약 완료 시 자동으로 발급되는 감사추적인증서는 문서의 전송, 열람, 서명 등 모든 활동 기록을 담고 있어, 기업이 열람 요구를 적법하게 처리했음을 증명하는 자료로 활용할 수 있습니다.
- 워크스페이스 기능으로 요구서 체계적 관리
접수된 열람 요구서를 체계적으로 관리하고 담당자 외의 접근을 통제하는 것은 보안의 기본입니다. 워크스페이스(협업 공간)를 활용해 관련 부서의 담당자만 문서에 접근하도록 권한을 설정하면, 내부 정보 유출을 방지하고 안전한 문서 관리가 가능합니다.
