발기인회의 의사록 양식과 작성법

발기인회 의사록이란?

회사 설립을 위해 개최된 발기인회의 논의 과정과 결의 내용을 상세히 기록한 법적 문서. 주식회사 설립 절차가 상법 규정에 따라 적법하게 진행되었음을 증명하는 가장 중요한 서류 중 하나입니다.

• 발기인(Promoter): 정관에 발기인으로서 기명날인 또는 서명한 사람으로, 회사 설립의 기획과 실무를 담당하는 주체 (상법 제289조 제1항).
• 발기인조합(Promoters’ Meeting): 1인 이상의 발기인들이 모여 회사 설립에 관한 중요 사항들을 결정하는 회의체. 발기인이 2인 이상일 경우 이들의 관계는 민법상 ‘조합’과 유사한 성격을 가집니다. (민법 제703조 이하)

발기인이 회사 설립 시 해야 할 법적 절차 5가지

1. 주식 인수 및 대금 납입 발기인은 설립 시 발행되는 주식 전부를 인수하고 사전에 지정한 금융기관에 그 대금 전액을 지체 없이 납입해야 합니다.
2. 임원 선임 자본금 납입이 완료되면 발기인은 인수한 주식 1주당 1개의 의결권을 기준으로 과반수 찬성을 얻어 회사를 운영할 이사와 감사를 선임합니다. 실무적으로 대표이사도 이때 함께 선임하는 경우가 많습니다.
3. 설립 경과 조사 및 보고 선임된 이사와 감사는 회사 설립 절차가 법령과 정관에 맞게 진행되었는지 직접 조사하고, 그 결과를 발기인에게 보고해야 합니다. (단, 조사자는 발기인이 아닌 임원이어야 합니다.)
4. 발기인회 개최 위의 모든 사항을 결정하고 승인하기 위해 한 번 또는 여러 차례의 발기인회를 개최합니다.
5. 의사록 작성 발기인회에서 논의된 과정과 결의된 결과를 담은 ‘발기인회 의사록’을 반드시 작성해야 하며 회의에 참석한 모든 발기인이 기명날인 또는 서명해야 합니다. 이 문서는 법인 설립 등기 시 필수 서류가 됩니다.

발기인회 의사록 필수 항목

1. 회의 명칭
   • ‘발기인회의 의사록’이라는 문서의 제목을 명확히 기재합니다.
2. 개최 일시 및 장소
   • 회의가 열린 정확한 연월일과 시간, 그리고 장소(예: 창립사무소)를 기재합니다.
   • 예: 20 년 00월 00일 00:00 창립사무소에서
3. 성원 보고 (회의 성립 요건)
   • 회의가 법적으로 유효하게 성립되었음을 증명하기 위해 발기인 총수와 출석한 발기인 수를 기재합니다. (주식 수 포함)
   • 예: 발기인 총수 00명, ... 출석 발기인수 00명
4. 의장 선출
   • 회의를 진행할 의장을 적법한 절차(예: 전원 동의)로 선출했음을 보여주는 내용을 기재합니다.
5. 의안 (안건)
   • 해당 회의에서 논의하고 결정할 안건의 제목을 명시합니다.
   • 예: 제1호 의안 주금 납입의 건
6. 의사 경과 및 결의 결과
   • 안건에 대해 논의한 내용과 결의 결과를 구체적으로 작성합니다. 누가, 무엇을, 어떻게 결정했는지 명확하게 기록해야 합니다.
   • 예: ...00은행 00지점으로 하여... 납입하도록 정하고 발기인 전원 이의없이 이를 승인가결하다.
7. 폐회 선언 및 종료 시간
   • 의장이 모든 안건의 심의를 마치고 폐회를 선언한 내용과 회의가 종료된 시간을 기재합니다.
8. 작성일 및 서명날인
   • 의사록을 작성한 날짜를 기재하고, 의장과 출석한 발기인 전원이 기명날인 또는 서명하여 내용에 이상이 없음을 증명합니다.
   • 예: 2020년 00월 00일 ... 발기인 000 (인)