비밀자료 제공·수령 확인서 양식과 작성법

비밀자료 제공·수령 확인서란?

특정 계약 관계에 따라 한쪽 당사자(제공자, ‘갑’)가 상대방(수령자, ‘을’)에게 비밀자료를 전달하였고 상대방은 해당 자료를 이상 없이 수령하였음을 상호 확인하는 증명 문서입니다.

주로 비밀유지계약(NDA), 기술이전계약, 공동 연구개발 계약 등의 부속 서류로 활용되어 자료 전달의 사실관계를 명확히 하는 역할을 합니다.

비밀자료 제공·수령 확인서 작성 방법

• 관련 계약 명시: “20__년 __월 __일자로 체결된 OOO 계약에 따라” 와 같이, 어떤 주된 계약에 근거하여 비밀자료가 오고 갔는지를 명확히 기재하여 법적 관계를 특정합니다.

• 비밀자료 목록: 제공하고 수령한 자료의 리스트를 상세하게 작성합니다. 각 자료의 명칭, 문서번호, 파일이나 서류 등 제공형태, 기타 비고 사항을 구체적으로 기재합니다.

• 제공자 및 수령자 정보: 자료를 제공하는 ‘갑’과 수령하는 ‘을’의 정보를 기재합니다. 각 회사의 명칭, 주소, 대표자 정보와 함께 실제로 자료를 주고받은 대리인(담당자)이 직접 서명하여 전달 사실을 확인합니다.

전자서명으로 비밀자료 제공·수령 확인서 전송하기

비밀자료 제공·수령 확인서는 M&A 실사나 기술 이전 등 민감한 정보를 다루는 과정에서 “자료를 받은 적 없다”는 등의 분쟁을 막아주는 핵심 증거입니다. 자료 제공과 수령 증거를 확보하는 것이 중요합니다.

• 명확한 증거력 확보 및 분쟁 방지: 이 확인서의 가장 큰 목적은 전달 사실을 증명하는 것입니다. 전자서명은 누가, 언제 확인서에 서명했는지 기록이 담긴 감사추적인증서를 제공하여 자료 수령 사실을 부인할 수 없는 법적 증거를 확보해 줍니다.

• 신속하고 간편한 확인 절차: 중요한 자료를 이메일로 전달한 뒤 확인서를 따로 인쇄하여 서명받고 스캔하는 과정은 번거롭고 시간이 많이 소요됩니다. 전자서명을 이용하면 자료 전달과 동시에 확인서를 보내고 수령자가 내용을 확인한 후 즉시 서명할 수 있어 모든 절차가 몇 분 내로 완료됩니다.

• 안전한 문서 보관 및 관리: 제공·수령 확인서는 주된 계약인 비밀유지계약서와 함께 안전하게 보관되어야 할 중요한 문서입니다. 전자서명으로 체결된 문서는 클라우드 서버에 보관되므로 필요할 때 언제든 주 계약과 함께 찾아볼 수 있습니다.