출원통지서 양식과 작성법

출원통지서란?

출원통지서란 직무발명보상규정에 따라 발명에 대해 출원 여부 등을 통지할 때 이용하는 문서입니다.

이 통지서는 직무발명에 대한 회사의 공식적인 의사결정을 전달하는 역할을 합니다. 이를 통해 발명자인 직원은 자신의 발명이 어떻게 처리되고 있는지 명확히 알 수 있으며 이는 향후 보상금 지급 등 후속 절차의 기준이 됩니다.

출원통지서 작성 방법

• 수신(발명자) 및 발명의 명칭
  • 통지를 받는 직원과 대상이 되는 발명을 명확히 특정

• 권리의 종류
  • 특허, 실용신안, 상표 디자인 등 출원하려는 권리의 종류를 명확히 확인

• 출원 여부
  • 회사가 해당 발명을 출원하기로 했는지 포기했는지 그 결과를 명확하게 표기
    • 출원을 결정했다면 출원 일자와 출원 번호를 기재
    • 미출원 시에는 그 이유를 간략히 작성

전자서명으로 출원통지서 전송하기

직원의 소중한 발명에 대한 회사의 공식적인 결정을 전달하는 출원 통지서. 전자서명을 이용하면 법적 절차를 준수하고 모든 과정을 체계적으로 관리할 수 있습니다.

• 템플릿 기능으로 신속하고 정확한 통지
  반복적으로 사용되는 출원 통지서를 템플릿으로 만들어 두면 발명의 명칭이나 출원 정보만 수정하여 신속하게 문서를 준비하고 발송할 수 있습니다. 이는 통지 누락이나 지연을 막는 좋은 방법입니다.

• 내부결재 기능으로 체계적인 의사결정
  출원 여부 통지는 특허관리전담부서장이나 임원의 최종 승인이 필요합니다. 내부결재 기능을 활용하면 통지서 발송 전 반드시 책임자의 승인을 거치도록 워크플로우를 설정하여 체계적인 내부 통제하에 업무를 진행할 수 있습니다.

• ‘문서 열람 요청’으로 통지 사실 완벽 증명
  통지서는 상대방의 서명을 받는 것이 아니라 내용을 전달하고 ‘확인했다’는 증거를 확보하는 것이 중요합니다. 문서 열람 요청 기능을 사용하면 서명 없이 문서를 보내고 직원이 문서를 열어본 시간을 감사추적인증서에 기록할 수 있습니다. 이는 ‘통지를 받지 못했다’는 분쟁을 예방하는 가장 확실한 방법입니다.