시말서란?
시말서는 직원의 잘못이나 사고에 대해 발생 경위와 본인의 입장, 사실관계를 서면으로 작성하여 제출하는 문서입니다. 회사 측은 이를 바탕으로 징계 여부 및 수위를 결정하고 이후의 인사관리 자료로도 활용할 수 있습니다.
다만 시말서에는 유의해야 할 점이 있습니다. 단순히 경위를 묻는 수준은 괜찮지만 ‘반성문’ 형식의 시말서를 강요하는 행위는 헌법상 양심의 자유를 침해할 수 있어 법적 문제가 될 수 있습니다. 따라서 직원에게는 객관적인 사실 중심으로 작성할 수 있도록 가이드를 제공해야 합니다.
시말서 작성 시 꼭 확인해야 할 사항
① 사실 중심 구성
- 사건의 발생 일시, 장소, 원인, 결과 등 사실 중심으로 작성하도록 유도
② 징계의 기초 자료로 활용 가능성 설명
- 징계위원회 심의 또는 인사조치의 기초자료로 활용될 수 있다는 점을 안내
- 작성 여부는 기록으로 남고 공정한 절차에 따라 활용됨을 명확히 해야 분쟁 소지를 줄일 수 있음
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① 방문 없이 시말서 제출 요청 가능
지각, 무단결근, 규정 위반 등 징계 사유가 발생했을 때 시말서를 직접 출력하고 서명받는 불편함 없이 이메일이나 카카오톡으로 시말서 작성을 요청할 수 있습니다.
담당자가 멀리 있어도 비대면으로 신속하게 상황 파악과 징계 절차 진행이 가능합니다.
② 실제 작성자 확인을 위한 본인인증
시말서는 사실관계 확인 및 경위 진술의 공식 자료이기 때문에 당사자의 서명이 정확해야 합니다. 본인인증 절차를 통해 작성자가 본인임을 명확히 확인하고 허위 작성이나 대리 작성 등의 리스크를 줄일 수 있습니다.
노무법인 예화에서 검토한 시말서 양식을 활용해 사실관계 확인 및 절차적 정당성을 갖춘 징계 절차를 시작해보세요.
