모두싸인으로 더 좋아진 이야기, 오늘 소개해 드릴 네 번째 주제는‘계약서 보관&관리’에 대한 내용입니다. 계약이 중요한 만큼, 계약서 보관과 관리도 중요합니다. 쌓여가는 종이계약서와 파일들, 서랍 깊숙이 넣어둔 종이 문서들.. 익숙한 모습입니다.
모두싸인을 이용하고 계신 고객님들은 모두싸인을 도입한 이후 언제든지 계약서 확인이 가능하고, 계약서를 다시 한번 스캔하거나 복사하지 않아도 되며, 우리 회사 계약서를 일괄적으로 확인할 수 있어 정말 좋아졌다고 말씀하셨습니다.
자동 저장되는 계약서, 부담이 없어진 계약서 보관, 다른 지방에 있는 지사의 계약서 통합 관리까지 가능한 모두싸인 전자계약, 모두싸인으로 계약서 관리&보관의 문제를 해결하신 고객님의 이야기를 들려드립니다.
“데이터베이스에 서류가 계속해서 남아있기 때문에,
언제든지 내용을 확인할 수 있어 도움이 되었습니다”
[모두싸인 이용 전]
세금과 관련된 업무이다 보니 고객이 서류 작성 시 자세한 설명 및 자필 서명이 꼭 필요하였습니다. 하지만 근무지의 위치가 고속도로 상이며, 서류 작성을 위해서는 고속도로 통행 요금을 필연적으로 지불해야 하며, 또한 고객의 접근이 용이하지 못하기 때문에 이로 인한 민원도 많이 발생하였습니다.
[모두싸인 이용 후]
관리 부서에서 모두싸인을 도입한 후 담당자를 지정하여 관리 부서에서 각 산하 부서의 민원들을 종합하여 문서 관리를 하기 시작하였으며, 서울에 있는 고객이라 하더라도 실시간으로 서류를 주고받으며 피드백을 할 수 있었습니다. 모두싸인 덕분에 민원도 줄어들어 한층 편해졌고요. 추가적으로 보관 기간이 있어 폐기한 후에는 고객이 확인하지 못하였으나, 데이터베이스에 계속해서 남아있는 서류이기 때문에 고객이 언제든지 본인이 작성한 내용을 확인할 수 있어 더욱 도움이 되었던 것 같습니다.
“모두싸인 도입 후부터는 문서를 별도로 보관을 하지 않아도 되어 좋습니다.”
[모두싸인 이용 전]
서류를 보관하고 계약서 하나에 라벨 한 개씩 붙여가며 캐비닛에 보관하고, 계약이 종료되면 따로 분류하고.. 문서 관리 담당자의 업무 부담이 컸습니다. 계약서, 문서 관리가 너무 힘들었습니다.
[모두싸인 이용 후]
모두싸인 도입 후부터는 문서를 별도로 보관을 하지 않아도 되고, 완료된 계약서를 바로 받을 수 있게 되었습니다. 계약에 필요한 신분증 통장 사본 등도 첨부파일로 받을 수 있어 편리했고, 그 외에도 다양한 장점이 있는데 정말 좋습니다.
“문서 진행 이력이 남기 때문에 계약서 관리하는데도 용이하고,
문서 자동 저장으로 따로 출력할 필요가 없습니다.”
[모두싸인 이용 전]
법인이 여러 개다 보니 각 법인 별로 계약서를 관리하는데 어려움이 있었습니다. 어디에 어떤 계약서를 보냈는지 헷갈릴 때도 종종 있고요. 그리고 보관할 장소는 협소한데 매년 종이 계약서는 더 쌓여가다 보니, 보관할 장소가 부족하여 불편했습니다.
[모두싸인 이용 후]
상대가 모두싸인을 이용하지 않더라도 전자계약이 가능하기 때문에 간편하게 계약을 진행할 수 있고, 시간도 단축할 수 있어서 좋습니다. 그리고 문서 진행 이력이 남기 때문에 계약서 관리하는데도 용이하고요. 또한 보통 계약서의 경우 보관 기한이 3년 이상이라 보관할 장소가 항상 부족했는데, 따로 출력할 필요가 없는 점도 큰 장점입니다.
“이전에는 계약서를 물리적으로 보관해야 하는 부담으로 너무 힘들었는데,
모두싸인 이용 후에는 전자적으로 보관되어 편합니다”
[모두싸인 이용 전]
각자 클라이언트에게 사인을 받을 때 지방을 왔다 갔다 하고, 혹시 서류에 오류가 발견되면 그것만으로도 다시 시간적 물리적 비용이 소모되어 리소스 상실이 컸습니다.
[모두싸인 이용 후]
모두싸인 도입 이전에는 계약서를 물리적으로 보관해야 하는 부담 때문에 너무 힘들었는데, 모두싸인 이용 후에는 전자적으로 보관되고 보안이 보장되어 편합니다. 또한 다수의 클라이언트에게 즉각적인 피드백을 받을 수 있어 좋습니다.
“계약서를 확인해야 하는 상황마다 서고에서 서류를 꺼내지 않고
모두싸인 접속으로 바로바로 확인할 수 있어 편리합니다!
[모두싸인 이용 전]
입사 후 매번 출력해서 작성해야 했기 때문에 입사자가 여러 명이면 개별로 방을 잡아 따로따로 진행해야 하는 번거로움이 있었으며, 서류봉투에 챙겨주는 것도 또한 서류를 따로 관리하는 것도 굉장히 불편했습니다. 오류가 있을 경우 다시 출력해야 했기 때문에 서류 작성에 대한 번거로움과 불편함이 상당했습니다.
[모두싸인 이용 후]
신규 입사자 대상으로 처리가 필요한 문서는 일단 입사 전에 발송하는 것으로 바뀌게 되어 아침에 입사자 교육 시간이 줄었고, 약 150명가량의 인원이 전체 연봉 계약을 체결할 때에도 출력이 아닌 개별 발송으로 업무 시간의 효율을 높아졌습니다. 서류 소실의 문제가 없으니 보안의 문제도 해결하였습니다. 또한 가끔 연봉계약서를 확인해야 하는 상황이 있는데 그때마다 서고에서 서류를 꺼내 확인하는 것이 아닌 사이트 접속으로 해당 내용을 바로바로 확인할 수 있어서 편합니다!
“최고 관리자 아래 희망하는 조직의 서류를 일괄적으로 관리할 수 있어
보안 유지와 편리함이 동시에 증대되었습니다”
[모두싸인 이용 전]
회사에서 작성되는 문서는 대외비 문서가 포함되어 있어 보안 유지상 일부 담당자에게 계약서 작성 업무가 집중되어 업무 분배가 힘들었고, 부서별 계약관리가 통합되지 않아 서류가 누락되는 경우가 종종 발생하여 불편함이 상당히 컸습니다.
[모두싸인 이용 후]
최고 관리자 아래 희망하는 조직의 서류를 일괄적으로 관리할 수 있어 보안 유지와 편리함이 동시에 증대되었습니다. 서명 단계를 설정할 수 있어 지사에서 요청하는 서류도 모두 최종 본사에서 검토 후 서명할 수 있어 업무 프로세스가 더욱 체계적으로 자리 잡게 되었습니다. 사전결재 기능을 통해 결정권자에게 품의하는 과정을 생략할 수 있어 업무를 더욱 효율적으로 처리할 수 있어 도움이 되었습니다.
“연봉 재협상 시 인쇄물이 아닌 모두싸인 서비스 내 폴더 보관으로 관리가 편리해졌어요.”
[모두싸인 이용 전]
이전에는 계약서 인쇄 후, 대표님에게 보고를 하고 도장 날인을 한 후 먼 거리에 우체국을 가야 하는 일이 많아 계약 업무 때문에 다른 업무 지연이 자주 발생하는 불편함이 컸습니다.
[모두싸인 이용 후]
연봉 재협상 시 계약서가 종이 인쇄물이 아닌 모두싸인 서비스 내 폴더 보관으로 관리도 편리해졌고, 구성원분들도 간편한 계약을 하게 되어 만족도가 높았습니다.
“본사에서 근로계약서 통합 관리가 가능하고, 업무 진행 여부 확인이 쉬워졌습니다.”
[모두싸인 이용 전]
근로계약서 및 각종 서약서를 매번 지방에 별도 인원에게 보내서 회신 받고 오프라인으로 보관하는 경우가 기본 방식이었습니다. 근로계약서 서면교부 당일 기준도 지방 근무자가 부재 시 문제가 되는 경우도 있었고요.
급여 관련 내용도 보안사항인데 여러 사람을 거쳐야 해서 불필요한 소문이 나기도 했고요. 대리점 약정서나 각종 공문서를 우편으로 보내는 번거로움이 컸습니다.
[모두싸인 이용 후]
본사에서 통합하여 근로계약서 관리가 가능해졌고, 업무 진행 여부 확인이 쉬워졌습니다. 대량으로 보낼 때도 모두싸인 대량전송으로 간단히 보낼 수 있어 좋고요. 급여 관련 보안 유지에도 도움이 되고 있습니다.
기업 업무 환경의 많은 부분이 ‘디지털 전환’을 경험하고 있지만, 계약 업무는 여전히 기존 방식 그대로 진행되고 있는 경우가 많습니다. ‘전자계약’을 쓰기만 해도 종이계약서가 쌓이고, 구겨지고, 분실되는 번거로운 일들이 사라집니다. 계약서를 인쇄하고 스캔하고 따로 보관할 필요 없이 자동 저장되는 전자계약서로 계약서 관리의 부담을 한 번에 해결할 수 있습니다.
많은 고객님께서 모두싸인으로 계약서 통합 관리가 가능해졌고, 계약서 관리의 부담이 한결 덜어졌다고 말씀하셨습니다. 계약 진행도 부담인데 이후 계약서 보관과 관리까지 많은 부담을 언제까지 안고 계실 건가요?
계약 업무의 중요성만큼이나 계약 업무도 더 확실하고 안전하게 진행되어야 합니다. 쉽고 빠른 전자계약으로 계약서 작성부터 체결, 이후 보관 및 관리까지의 모든 과정이 새로워집니다. 훼손되고 분실되는 종이계약서는 이제 그만, 분실 염려 없고 보안 걱정 없는 전자계약을 지금 시작해 보세요!
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