해고 통지서 양식과 작성법

해고 통지서란?

해고 통지서란, 근로기준법 제27조에 따라 사용자가 근로자를 해고할 때 해고 사유와 해고 시기를 반드시 ‘서면’으로 기재하여 통지하는 문서입니다.

이 ‘서면 통지’는 해고의 효력이 발생하기 위한 필수 조건입니다. 만약 구두나 문자메시지, 단순 이메일 등으로 통지하는 것은 법적 효력이 없으며, 절차를 위반한 부당해고로 간주될 수 있습니다.

해고 통지서 작성 방법

해고 통지서는 법적 분쟁 시 가장 중요한 증거 자료가 되므로, 아래 필수 항목들을 상세하고 정확하게 기재해야 합니다.

• 수신자 및 발신자
  해고 대상이 되는 근로자와 통지 주체인 회사를 명확히 기재합니다.

• 해고 사유
  ‘해고 사유’는 단순히 “근무 태만”과 같이 추상적으로 작성해서는 안 됩니다. 근로자의 어떤 비위 행위가 회사의 취업규칙 몇 조 몇 항을 위반했는지 구체적으로 기재해야 합니다. 예를 들어, ‘5일 이상의 무단결근’이라는 취업규칙 해고 사유에 해당한다면, 정확한 무단결근 기간과 회사의 출근 명령이 있었음에도 따르지 않았다는 사실을 명시해야 합니다.

• 해고 시기
  해고의 효력이 발생하는 정확한 날짜를 기재해야 합니다. 근로기준법상 사용자는 근로자를 해고하려면 최소 30일 전에 예고해야 합니다. 만약 30일의 예고기간을 두지 않고 즉시 해고하려면, 30일분의 통상임금(해고예고수당)을 지급해야 합니다.

• 금품 청산 안내
  퇴직금 등 각종 금품은 해고 효력 발생일로부터 14일 이내에 지급됨을 안내하여, 향후 임금 체불과 관련된 분쟁을 예방하는 것이 좋습니다.

전자서명으로 해고 통지서 전송하기

법적 효력이 보장되는 전자서명 서비스를 이용하면, 서면 통지 의무를 준수하면서도 간편하고 확실하게 해고 통지서를 전달할 수 있습니다.

• ‘서면’ 요건 충족 및 법적 효력 확보
  단순 이메일과 달리, 모두싸인과 같은 전자계약 서비스는 문서를 전자적 형태로 변환했을 뿐, 법적으로 ‘서면’과 동일한 효력을 가집니다. 특히, 누가 언제 문서를 확인했는지 모든 과정이 기록된 감사추적인증서가 생성되어, 회사가 적법하게 통지 의무를 이행했다는 가장 확실한 증거가 됩니다.

• 템플릿을 활용한 정확한 작성
  해고 통지서는 사유와 시기가 명확히 기재되지 않으면 무효가 될 수 있습니다. 인사팀에서는 법적 필수사항이 모두 포함된 해고 통지서를 템플릿으로 만들어두고, 필요시 대상자의 정보와 구체적인 사유만 수정하여 발송할 수 있습니다. 이를 통해 법적 리스크를 크게 줄일 수 있습니다.

• 안전한 보관 및 내부 관리
  통지가 완료된 문서는 클라우드에 안전하게 암호화되어 보관되며, 라벨링 기능 등을 통해 체계적으로 관리할 수 있습니다. 또한, 워크스페이스 기능을 통해 인사 담당자 등 권한이 있는 사람만 문서에 접근하도록 설정하여 민감한 정보의 보안을 유지할 수 있습니다.