앞선 포스트에서 오는 10월 19일부터 시행되는 약사법 시행규칙 개정안을 알려드렸습니다. 이번 약사법 시행규칙 개정안으로 정부는 제약사를 대신하여 영업활동을 수행하는 CSO의 현황을 파악하고, 제약영업의 투명성을 확보하고자 합니다. 이전 포스트를 아직 확인하지 못하셨다면 아래의 주요 법령을 참고해 주세요!
- CSO 신고제 : 의약품 판촉 영업자 신규, 변경, 휴업, 지위, 승계하려는 CSO는 반드시 관할지 구청에 신고해야 합니다.
- CSO 교육 의무화 : 신규 CSO 등록을 위해서는 24시간의 신규교육을 이수해야 하고, 등록 이후에도 매년 8시간 보수교육 이수가 의무화 됩니다.
- 판촉업무 CSO 위탁 시 위탁계약서 작성 및 보관 : 의약품공급자는 판촉 위탁 시 반드시 위탁 의약품명, 수수료율, 수탁자 준수사항을 포함하여 계약서를 작성해야 합니다.
- 판촉업무 재위탁 통보 의무 : 위탁받은 판촉 업무를 재위탁할 때 의약품공급자에게 서면으로 통보해야 합니다.
📈 약사법 시행규칙 개정안으로 급증하는 계약 건수
약사법 시행규칙 개정안이 시행되면 의약품 공급자와 CSO는 판촉 업무 위탁에 앞서 반드시 계약서를 체결해야 합니다. 영업을 대행하는 CSO에게 부여되는 주요 의무가 교육과 지자체 신고라면, 영업을 위탁하는 제약사와 제약 도매 업체에게는 계약서 작성 및 보관과 같은 CSO 관리 감독이 의무가 부여된다고 볼 수 있습니다.
구체적으로는 다음과 같은 사항을 준수해야 합니다.
- 위탁 계약서에는 1️⃣CSO 정보를 비롯하여 2️⃣위탁 의약품의 명칭, 3️⃣품목별 수수료율, 4️⃣판촉 업무 위탁 내용, 5️⃣위탁 계약 기간, 6️⃣수탁자의 의무 등이 포함되어야 합니다.
- 위 항목이 변경될 때마다 계약서를 체결해야 합니다.
- CSO와의 갱신 계약 체결 의무가 발생합니다.
- 의약품 공급자는 체결한 위탁 계약서를 5년 간 보관해야 합니다.
2번의 제약사 약가 제도 변경, 한 해에도 5번은 달라지는 유통 수수료, 보험율을 감안하면 계약 빈도가 널뛰게 됩니다. 이때 매번 위탁 계약서 항목을 수정, 인쇄하고 날인한다면 상당한 시간이 소요됩니다. 더불어 위탁 계약서를 5년 동안이나 보관해야 해 종이 계약서의 양까지 산더미처럼 불어나게 되는데요.
CSO 입장에서도 판촉업무를 재위탁할 때마다 의약품공급자에게 통보해야 해 서류 업무가 더 늘어난 셈입니다. 지류 계약 방식을 고수하기엔 버거운 양으로 서류 업무가 늘어난 지금, 전자계약으로 전환하여 업무 리소스를 효과적으로 줄일 때입니다.
전자계약으로 약사법 시행규칙 개정안 준수&업무 효율화 동시에 잡기
전자계약 도입으로 위탁 계약서가 종이에서 전자적인 형태로만 바뀔 것이라는 생각은 금물! 전자계약 서비스는 계약 준비부터 체결, 보관과 관리까지 효율화할 수 있는 여러 기능을 제공합니다. CSO 영업 위탁 계약이나 재위탁 시 통보 의무를 효과적으로 이행, 관리할 수 있는 기능만 쏙쏙 뽑아 알려 드립니다.
📝자주 쓰는 계약서는 ‘템플릿’으로 등록하세요
동일한 양식의 위탁계약서, 약정서, 지출 확인서를 계약 체결 때마다 업로드하지 않아도 됩니다. 서명이 필요한 양식을 ‘템플릿’으로 등록해두면 의약품 공급자는 약가, 수수료, 제품 성분 등 필요한 내용만 바꾸어 CSO에게 전송할 수 있고, CSO도 판촉 업무 재위탁 시 관련 정보만 변경 후 서명 요청을 할 수 있습니다.
여기서 끝이 아닙니다.😉 서명 요청자와 상대방이 계약 체결시 구비해야 하는 첨부파일을 요청하고, 참조자를 설정하여 계약 진행 현황을 조직 내부에서 공유할 수도 있습니다.
🪄여러 상대방과 동시에 계약을 체결한다면 ‘대량전송’으로!
동일한 계약서 양식의 항목을 일일이 수정하고 여러 사람에게 메일로 전송하는 과정이 번거롭진 않으셨나요? ‘대량전송’을 이용하면 계약 상대방 정보만 바꾸어 한 번에 여러 명에게 계약서를 전송할 수 있습니다.
약사법 시행규칙 개정안 시행으로 여러 CSO와 동시에 계약을 체결하게 된다면 CSO 정보, 수수료율, 판촉업무 위탁 내용 등 개인화해야 하는 내용은 엑셀로 편집하고, 한 번에 계약서를 전송해 보세요. 업무 시간이 80% 이상 줄어듭니다. (엑셀을 이용하지 못하더라도 모두싸인의 ‘대량전송 에디터’ 기능으로 개인화된 내용을 편집할 수 있습니다.😮)
👩🏻💻 위탁 계약서 전송 전 검토는 필수! ‘내부결재’
위탁 계약은 수수료, 약가 등 민감한 내용이 포함되어 있어 CSO에게 서명 요청을 하기 전 내부의 꼼꼼한 검토가 필요합니다. 이때 ‘내부결재’ 기능을 이용하면 그룹웨어나 이메일 공유, 혹은 계약서 출력 후 보고하는 과정 없이 모두싸인에서 결재를 상신하고 승인할 수 있습니다.
또 템플릿마다 고정된 결재선을 설정할 수 있는 ‘고정 결재선’ 기능을 이용하면 결재선을 잘못 설정하거나 결재 없이 계약서를 전송하는 실수를 예방할 수 있어 더더욱 편리합니다.
🔔갱신 계약 일정을 알려드립니다 ‘계약 리마인더’
CSO 갱신 계약, 놓치지 않고 기한 내에 체결하고 싶으시다면 ‘계약 리마인더’를 이용해 보세요. ‘계약 리마인더’는 모두싸인에서 계약 갱신, 만료, 이행일 알림을 받을 수 있는 기능입니다. 따로 캘린더에 등록하지 않아도 모두싸인 하나로 계약 일정 관리까지 OK!
🗂️이전에 체결한 계약서는 ‘외부문서 관리’로 한 번에 해결
‘외부문서 관리’ 기능을 이용하면 이전에 체결한 지류 계약서와 타 전자계약 서비스에서 체결한 문서까지 모두싸인에서 통합 관리할 수 있습니다. 계약 제목과 유형, 체결일 등 계약서 정보를 포함하여 업로드할 수 있으니 필요할 때 계약서를 찾기도 더욱 편리하겠죠?
약사법 시행규칙이 시행되면 제약사, 제약 도매 업체는 CSO 관리 의무를, CSO는 위탁 시 의약품공급자에게 통보하는 의무를 이행해야 합니다. 계약서 준비, 체결, 보관까지 반복되는 계약 업무는 모두싸인 전자계약에 맡기고 더 중요한 연구나 영업 업무에 집중해 보세요.
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